CPV-codes: de nomenclatuur begrijpen en de uwe kiezen

CPV-codes vormen het gemeenschappelijke vocabulaire van de Europese overheidsopdrachten. Elke aankondiging van een opdracht in het Publicatieblad van de EU op TED moet er minstens één dragen, en ook de nationale aankondigingen op TenderNed en op de aanbestedingsplatformen vermelden ze. Uw codes goed kiezen is de meest rendabele beslissing in uw monitoring: een goed CPV-filter vangt de aankondiging op ongeacht de formulering, terwijl een zoekopdracht op trefwoorden er altijd een deel laat liggen.

Hoe een CPV-code is opgebouwd

Een CPV-code bestaat uit acht cijfers gevolgd door een controlecijfer, bijvoorbeeld 45000000-7 voor bouwwerkzaamheden. De cijfers lezen van links naar rechts, van algemeen naar specifiek:

Nullen aan de rechterkant duiden op een algemeen niveau: 72000000 dekt alle IT-diensten, 72200000 de programmering en het advies, 72260000 de diensten in verband met software. Een aanvullende woordenlijst met alfanumerieke codes maakt het mogelijk een materiaal, een gebruik of een vorm te preciseren, maar Nederlandse en Belgische opdrachtgevers gebruiken die weinig.

De afdelingen die u moet kennen

De 45 afdelingen lopen van 03 (landbouw) tot 98 (overige diensten). Leveringen beslaan de afdelingen 03 tot en met 44, werken uitsluitend afdeling 45, diensten de afdelingen 48 tot en met 98. Enkele ankers:

De officiële CPV-zoekfunctie van de Europese Commissie laat u een code zoeken op omschrijving, in alle talen van de Unie, dus ook in het Nederlands.

Methode om uw codes te kiezen

1. Ga uit van wat u verkoopt, niet van uw SBI-code

CPV beschrijft wat de opdrachtgever koopt, niet wat uw bedrijf doet. De SBI-code van de Kamer van Koophandel, of de NACE-BEL-code in België, deelt uw onderneming in voor de statistiek en speelt geen rol in aanbestedingen. Een multitechnisch onderhoudsbedrijf valt onder 50 (reparatie en onderhoud), onder 45 (installatiewerkzaamheden) en onder 71 (ingenieursdiensten), afhankelijk van de gevraagde prestatie. Zet uw diensten stuk voor stuk op een rij en zoek voor elke dienst een code.

2. Daal af van afdeling naar categorie

Noteer eerst de afdeling, daarna de groep en de klasse die uw activiteit beschrijven. Stop op het niveau dat nog klopt: een cateraar valt onder 55520000 (cateringdiensten) en zelden onder een fijnere subcategorie.

3. Toets aan echte aankondigingen

Zoek op TED en op TenderNed de aankondigingen van gegunde opdrachten op van opdrachten die u had kunnen winnen, en noteer welke codes daarop staan. Opdrachtgevers gebruiken vaak algemenere codes dan u verwacht, of codes uit een naburige afdeling. Die controle levert u in een uur de codes op die u zelf was vergeten.

4. Bouw drie cirkels

Stel uw lijst samen in drie cirkels: de kern (drie tot vijf precieze codes die u zonder uitzondering volgt), de ruime schil (de bovenliggende codes en de naburige afdelingen, die u met een strenger handmatig filter volgt) en de uitsluiting (codes die dichtbij liggen maar buiten uw bereik vallen, expliciet uitgezet om ruis te beperken).

5. Vul aan met trefwoorden, want een nationale taxonomie ontbreekt

Frankrijk kent naast CPV een gesloten lijst van vakdescriptoren op het nationale publicatieblad. Nederland en België hebben zoiets niet: naast de CPV-code is er alleen vrije tekst. Dat gat vult u met een eigen, geschreven lijst van tien tot twintig formuleringen per domein, inclusief ambtelijk jargon, die u opneemt in uw attenderingsprofiel op TenderNed en in de zoekopdrachten op de platformen. Onder de Europese drempel, waar de CPV-code soms globaal of slordig is ingevuld, is dat een onmisbare aanvulling.

Voorbeelden per activiteit

Deze lijsten zijn vertrekpunten: toets ze aan de aankondigingen in uw eigen regio voordat u ze vastlegt.

Veelgemaakte fouten

• Eén enkele code. Monitoring op één code mist de aankondigingen die de opdrachtgever onder een bovenliggende of naburige code heeft weggezet. Mik op drie tot tien codes.
• Te veel precisie. Afdalen naar het achtste cijfer sluit alle aankondigingen uit die hoger in de boom zijn gecodeerd. Klasse- of categorieniveau volstaat vrijwel altijd.
• Naburige afdelingen negeren. IT verdeelt zich over 72, 48, 30 en 50; bouw over 45, 44, 71 en 50. Een dienstverlener vergeet vaak de leveringsafdeling die bij zijn dienst hoort.
• CPV verwarren met de SBI-code. De SBI-code zegt niets over waar u op kunt inschrijven.
• Blind vertrouwen op de code van de opdrachtgever. Die kiest zijn codes zelf, soms haastig. Een belangrijke aankondiging kan een algemene code als 79000000 of 98000000 dragen. Daarom houdt u enkele brede codes in de ruime schil en vult u aan met trefwoorden.
• De lijst nooit herzien. Loop uw codes elk halfjaar na aan de hand van gemiste aankondigingen en van de ruis die u wel binnenkreeg.

Checklist

• Lijst van uw diensten, één regel per dienst.
• Eén CPV-code per dienst, op klasse- of categorieniveau.
• Toetsing aan twintig recente gunningsaankondigingen in uw sector.
• Drie cirkels vastgelegd: kern, ruime schil, uitsluiting.
• Eigen trefwoordenlijst geschreven, ambtelijk jargon inbegrepen.
• Lijst opgeslagen in uw attenderingen op TenderNed, TED en de platformen.
• Herzieningsmoment over zes maanden in de agenda gezet.

De gids Een werkende aanbestedingsmonitoring opzetten legt uit hoe u deze codes combineert met soort aankondiging, regio en trefwoorden. Scoutee gebruikt CPV-codes om die reden als spil van zijn zoekprofielen.