Poikkeuksellisen alhainen tarjous

Poikkeuksellisen alhainen tarjous on tarjous, jonka hinta on selvästi alimitoitettu ja jonka takia sopimuksen asianmukainen toteutuminen vaarantuu. Hankintalaki (1397/2016) velvoittaa hankintayksikön pyytämään tarjoajalta selvityksen hinnasta ja hylkäämään tarjouksen, jos selvitys ei ole vakuuttava.

Miten se toimii

Hankintayksikköä ei sido mikään laskukaava. Se arvioi tapauskohtaisesti hintaa suhteessa omaan kustannusarvioonsa, muihin tarjouksiin ja alan tavanomaisiin kustannuksiin. Suuri poikkeama on merkki, ei todiste.

Kun hankintayksikkö epäilee hintaa, sen on käynnistettävä kuulemismenettely: se kirjoittaa tarjoajalle, kertoo mikä hinnassa vaikuttaa poikkeukselliselta ja pyytää perustelut kohtuullisessa määräajassa. Tarjoaja voi vedota valmistus- tai toteutustapaansa, teknisiin ratkaisuihinsa, poikkeuksellisen edullisiin olosuhteisiin, tarjouksensa omaperäisyyteen tai lainmukaisesti saatuun julkiseen tukeen.

Jos selvitys on riittävä, tarjous jää kilpailuun. Jos selvitys on puutteellinen tai se jää kokonaan antamatta, tarjous on hylättävä. Hylkääminen on pakollista silloin, kun alhainen hinta selittyy ympäristö-, sosiaali- tai työoikeudellisten velvoitteiden laiminlyönnillä.

Menettely koskee myös alihankkijoiden hintoja ja voi kohdistua yksittäiseen yksikköhintaluettelon tai hinnanerittelyn riviin, jos juuri se vaarantaa toteutuksen.

Mitä se merkitsee yritykselle

Selvityspyyntö ei ole tuomio. Se on tilaisuus osoittaa, että olet laskenut työsi huolella: vastaa täsmällisesti, numeroin ja dokumentein, erä kerrallaan. Erittele työ-, materiaali- ja alihankintakustannukset sekä katteesi ja kerro, mikä tekee sinusta kilpailukykyisen. Ympäripyöreä vastaus tai pelkkä vakuuttelu hinnan kestävyydestä johtaa hylkäämiseen.

Vältä tilanne rakentamalla hinta todellisista kustannuksista ja säilyttämällä laskelmasi. Hinta, joka on alhainen vain siksi, että hankinnan kohteen kuvauksesta on unohtunut työvaihe, huomataan.

Jos taas kilpailija voittaa hinnalla, joka ei mielestäsi voi kattaa työtä, voit kysyä hankintayksiköltä, pyysikö se selvitystä. Selvityksen laiminlyönti voi olla peruste valitukselle markkinaoikeuteen.

Esimerkki

Ahvenkosken kunta kilpailuttaa koulujensa siivouksen kolmeksi vuodeksi, ennakoitu arvo 120 000 euroa. Arvo ylittää tavara- ja palveluhankintojen 60 000 euron kansallisen kynnysarvon, joten hankinnasta ilmoitetaan Hilmassa. Neljä tarjousta asettuu välille 108 000–125 000 euroa ja viides on 68 000 euroa. Kunta pyytää viimeksi mainitulta selvityksen. Yritys vastaa kahdella sivulla erittelemättä kohteeseen varattuja työtunteja. Kunnan laskelma osoittaa, ettei hinta kata edes työehtosopimuksen mukaisia palkkoja: tarjous hylätään poikkeuksellisen alhaisena ja sopimus tehdään 108 000 euron tarjoajan kanssa.

Usein kysyttyä

Onko alhainen hinta aina poikkeuksellinen?

Ei. Tehokkaalla organisaatiolla, poistetulla kalustolla tai uudella menetelmällä perusteltu matala hinta on täysin hyväksyttävä. Vain toteutuksen vaarantava hinta on poikkeuksellinen.

Voiko tarjouksen hylätä kysymättä mitään?

Ei. Selvityspyyntö on pakollinen. Ilman sitä tehty hylkäys on virheellinen.

Entä jos vastausaika on hyvin lyhyt?

Vastaa silti määräajassa mahdollisimman kattavasti ja pyydä tarvittaessa lyhyt lisäaika. Vastaamatta jättäminen johtaa hylkäämiseen.

Aiheeseen liittyvät termit

• Vertailuperusteet ja painotukset
• Yksikköhintaluettelo
• Kokonaishinnan erittely
• Neuvottelu
• Keskeytetty ja tuloksettomaksi jäänyt hankinta