Så hittar du offentliga upphandlingar i Sverige

Att hitta en offentlig upphandling i Sverige handlar inte om att skriva tre ord i Google. Annonserna ligger utspridda över flera konkurrerande annonsdatabaser, plus den europeiska databasen TED, och varje källa har sin egen söklogik. Den här guiden beskriver var man letar, hur man filtrerar och hur bevakningen automatiseras utan att drunkna.

Var annonserna publiceras, beroende på belopp

Publiceringsplikten följer det uppskattade värdet. Beloppen nedan gäller 2026 och 2027 (verifierat 2026-09-05) och avser varor och tjänster, exklusive moms.

För byggentreprenader går tröskelvärdet vid 61 340 804 kronor, och för tjänster i bilaga 2 till LOU, bland annat utbildning, hälso- och sjukvård samt sociala tjänster, vid 8 513 250 kronor. För bilaga 2-tjänsterna är direktupphandling tillåten ända upp till det tröskelvärdet, vilket innebär att stora belopp kan handlas upp helt utan annons.

Praktisk följd: ju mindre upphandlingen är, desto svårare är den att hitta och desto mer åtkomlig är den för ett litet företag. De stora kontrakten syns överallt, men konkurrensen där är hård.

Källorna att känna till

De registrerade annonsdatabaserna

Sverige har ingen enda nationell annonstidning för upphandlingar. I stället gäller att annonser enligt LOU ska publiceras i en annonsdatabas som är registrerad enligt lagen om upphandlingsstatistik. Konkurrensverket är registermyndighet och för annonsdatabasregistret, det vill säga den officiella förteckningen över godkända databaser. Flera kommersiella aktörer driver var sin databas, och beställaren väljer själv vilken den använder.

Systemet ger tre garantier som är värda att känna till. Varje registrerad annonsdatabas måste erbjuda fysiska personer en kostnadsfri sökfunktion. Varje annons ska ange enligt vilken lag upphandlingen genomförs, i vilken databas annonsen först publicerades och ett unikt identifikationsnummer för upphandlingen. Det gör det möjligt att känna igen samma upphandling i två databaser i stället för att svara på den två gånger.

Baksidan är fragmenteringen: en leverantör som bara bevakar en databas ser bara en del av marknaden.

TED

TED, Europeiska unionens annonsdatabas, tar emot alla annonser över tröskelvärdena, från alla medlemsstater. Varje annons där bär obligatoriskt en eller flera CPV-koder. Det är den mest strukturerade källan, men den innehåller bara de största upphandlingarna.

Upphandlingssystemen

De flesta beställare använder ett elektroniskt upphandlingssystem, ofta samma leverantör som driver annonsdatabasen, för att publicera upphandlingsdokumenten och ta emot anbud. Det systemet är den svenska motsvarigheten till en köparprofil. Skapa ett konto per system: det är så ni får meddelande om frågor och svar, rättelser och förlängd anbudstid.

Tillgången till dokumenten är alltid fri: den upphandlande myndigheten ska ge fri, direkt, fullständig och kostnadsfri elektronisk tillgång till upphandlingsdokumenten från den dag annonsen publiceras, och adressen ska anges i annonsen. Ingen betalning och ingen begäran krävs.

Den nationella statistikdatabasen

Upphandlingsmyndigheten är statistikmyndighet och för en nationell statistikdatabas över upphandlingar, som ska hållas kostnadsfritt tillgänglig via internet. Den är inte ett bevakningsverktyg för färska annonser, men den är utmärkt för att kartlägga en marknad: vilka beställare som upphandlar vad, hur ofta och med vilka CPV-koder.

Efterannonserna

En beställare som har tilldelat ett kontrakt eller ingått ett ramavtal ska efterannonsera resultatet senast 30 dagar efter avtalet. Efterannonserna säger vem som vann, ofta till vilket pris, och när avtalet löper ut. De är den bästa källan för att förbereda nästa omupphandling.

Filtrera på struktur i stället för på ord

Sökningen i annonsdatabaserna är bokstavlig, inte semantisk. Om ni söker på "lokalvård" och annonsen heter "renhållning av lokaler" missar ni den. Två strukturerade filter undviker fällan.

CPV-koderna

Den gemensamma terminologin har 45 huvudgrupper och över 9 400 koder. Ett filter på huvudgrupp 72 (IT-tjänster) eller 45 (anläggnings- och byggarbeten) fångar alla annonser i området oavsett formulering. Guiden CPV-koder: förstå nomenklaturen och välja dina egna beskriver metoden.

Annonstypen

Ett obearbetat flöde blandar upphandlingsannonser, rättelser, efterannonser och förhandsannonser. Filtrera på annonstyp och sortera på publiceringsdatum för att isolera det som verkligen är nytt. Spara efterannonserna i en egen lista, som gås igenom en gång i månaden.

Någon svensk ämnesordlista för annonser, motsvarande den franska deskriptorlistan, finns inte. Det gör det tredje filtret till er egen synonymlista, som måste byggas för hand.

Varför Google och ChatGPT inte räcker

Google indexerar en del annonssidor, men mycket dåligt: innehållet ligger bakom sökformulär, sessioner och JavaScript, och upphandlingsfönstret är kort. En sökning kan råka ge en träff, men den täcker aldrig marknaden. Google är bra för att hitta källor, inte för att sköta den dagliga bevakningen.

Allmänna assistenter som ChatGPT eller Perplexity har samma problem, i värre form: de har begränsad åtkomst till annonsdatabaserna och lyfter främst fram gamla, ofta avslutade upphandlingar. Däremot är de mycket användbara efter upptäckten: sammanfatta en annons, extrahera tilldelningskriterierna, lista de formuleringar en beställare skulle använda, föreslå CPV-koder. Använd dem för att förbereda och analysera, inte för att söka.

Sätta upp bevakningar

En bevakning håller över tid bara om den är automatiserad. Tre nivåer, från enklast till mest heltäckande:

1. Databasernas egna bevakningar: de flesta registrerade annonsdatabaser och TED erbjuder e-postbevakning på sparade sökkriterier. Ni behöver en per databas.
2. Bevakning av era tio viktigaste beställare direkt i deras upphandlingssystem, plus deras egna webbsidor för upphandlingar.
3. Ett verktyg som samlar samtliga registrerade annonsdatabaser och TED, dedublerar med hjälp av upphandlingens identifikationsnummer och filtrerar på era CPV-koder. Det är den enda lösningen som täcker hela marknaden utan tio inloggningar.

Guiden Bygga en bevakning av offentliga upphandlingar går igenom hur en sökprofil ställs in.

Checklista för att komma igång

• Identifiera era 3 till 10 CPV-koder, från bred till precis.
• Skriv en synonymlista, eftersom svenska ämnesord saknas.
• Skapa bevakningar i de registrerade annonsdatabaser era beställare använder.
• Skapa en TED-bevakning om ni siktar över tröskelvärdena.
• Registrera konto i upphandlingssystemen hos era tio målbeställare.
• Gå igenom efterannonserna i er bransch för att se vem som vinner och när avtalen löper ut.
• Boka femton minuter varje dag för att sortera nyheterna.

När källorna och filtren är på plats flyttas tiden från att leta till att svara, vilket är den verkliga uppgiften. Scoutee samlar de här källorna och tillämpar filtren åt små och medelstora företag som inte vill bevaka tio databaser för hand.