Bygga en bevakning av offentliga upphandlingar som fungerar

En bevakning av offentliga upphandlingar bedöms på två saker: att ni inte missar de upphandlingar där ni var bäst positionerade, och att ni inte lägger en timme om dagen på att sortera brus. Nästan alla improviserade bevakningar havererar på samma punkt, fritextsökningen. Den här guiden beskriver en metod i sex steg, användbar både med gratisverktyg och med en betaltjänst.

Varför sökord ensamma inte räcker

Sökningen i annonsdatabaserna är bokstavlig, inte semantisk. Söker ni på "IT-tjänster" och annonsen talar om "drift och förvaltning" ser ni den inte. En beställare skriver "städtjänster", en annan "lokalvård", en tredje "renhållning av lokaler": tre rubriker för samma behov.

Täckningen går därför via de officiella taxonomierna före orden. Ett filter på CPV-kod är bättre än hundra synonymer, eftersom koden är obligatorisk i varje europeisk annons och finns i annonserna i de registrerade annonsdatabaserna och i TED. Sökorden kommer sedan, för att förfina.

Steg 1: avgränsa området

Innan någon inställning görs, skriv ned:

• typen av kontrakt ni vill ha: byggentreprenad, varor, tjänster;
• geografin: de kommuner och regioner där ni faktiskt arbetar, inklusive statliga myndigheter med lokala behov;
• storleken: minsta belopp under vilket ett anbud inte lönar sig, största belopp över vilket ni inte klarar leveransen ensamma;
• målbeställarna: kommuner, kommunala bolag, regioner, statliga myndigheter, universitet, bostadsbolag, upphandlande enheter i försörjningssektorerna.

Avgränsningen blir sedan ert sorteringsraster. Utan den verkar allting intressant.

Steg 2: bygg profilen på CPV-koder

Börja på huvudgruppen, två siffror, och gå nedåt. De mest använda huvudgrupperna är 45 för anläggnings- och byggarbeten, 48 för programvara, 50 för underhåll, 71 för arkitekt- och ingenjörstjänster, 72 för IT-tjänster, 79 för företagstjänster, 80 för utbildning, 85 för vård och omsorg och 90 för miljö och rengöring. Kommissionens officiella CPV-verktyg låter er söka på beskrivning och hämta exakta koder på svenska.

Två fältregler. Håll er breda på huvudgruppsnivå så länge volymen är hanterbar: beställare tar ofta fel på den precisa koden, sällan på huvudgruppen. Lägg dessutom till koderna för närliggande behov ni klarar av, de ger ofta mer än kärnverksamheten. Den detaljerade metoden finns i Välja CPV-koder.

Här saknas ett verktyg som finns i vissa andra länder: Sverige har ingen nationell ämnesordlista för upphandlingsannonser. Det som ersätter den är dels CPV-koden, dels att varje annons enligt regelverket ska ange vilken lag upphandlingen genomförs enligt och ett unikt identifikationsnummer för upphandlingen. Numret är guld värt i praktiken, eftersom samma upphandling kan dyka upp i flera databaser och numret låter er avfärda dubbletter automatiskt.

Steg 3: förbered synonymkluster

Taxonomierna täcker inte allt, och många annonsdatabaser erbjuder bara fritextsökning. Bygg därför, en gång, ett kluster på tio till tjugo formuleringar per område, myndighetsjargong inkluderad, och återanvänd det överallt. En språkmodell gör det arbetet mycket bra: be den, ur en svensk offentlig beställares perspektiv, om de formuleringar som används i rubriken på en annons för er verksamhet, de relevanta CPV-koderna och de närliggande termer som bör uteslutas för att minska bruset.

Tänk också på det procedurella lagret, gemensamt för alla branscher: upphandling, annons, anbudsinfordran, förnyad konkurrensutsättning, ramavtal, dynamiskt inköpssystem, direktupphandling. Det används för att avgöra att en sida verkligen är en annons, och i vilket skede.

Steg 4: välj källor

Konkurrensverkets annonsdatabasregister visar vilka databaser som är godkända, och varje registrerad databas måste erbjuda kostnadsfri sökning för fysiska personer. Fragmenteringen är kärnan i problemet: det finns ingen enda nationell annonsplats, så en leverantör som bara bevakar en databas ser bara en del av marknaden. Google är inte ett bevakningsverktyg: annonsinnehållet ligger bakom sökformulär och sessioner, och upphandlingsfönstret är kort. Google-bevakningar används för att upptäcka källor, inte för att följa nyheter.

Steg 5: ställ in frekvens och sortera nyheterna

En daglig genomgång av det filtrerade flödet räcker i de flesta branscher; med mindre än en gång i veckan tappar ni upphandlingar under tröskelvärdet, där anbudstiden kan vara två veckor.

Sortera först på struktur, inte genom att läsa:

1. filtrera på annonstyp: bara upphandlingsannonser är affärsmöjligheter. Rättelser, efterannonser och avbrytandemeddelanden är en betydande del av flödet;
2. filtrera på publiceringsdatum för att bara se det som är nytt sedan förra genomgången;
3. lägg på filtren för CPV, geografi och regelverk;
4. läs till sist rubriken och sista anbudsdag.

Håll efterannonserna i en andra lista, som gås igenom en gång i månaden: de säger vem som vinner, ofta till vilket pris, och när avtalet ska upphandlas igen. Eftersom efterannons ska skickas senast 30 dagar efter avtalet (19 kap. 7 § LOU) är listan aktuell.

Steg 6: industrialisera sorteringen

För en uppföljningstabell med, för varje utvald annons: referens och upphandlingsnummer, beställare, rubrik, sista anbudsdag, beslut om att svara eller inte, motiv vid nej, och resultat. Tre effekter direkt: ni mäter er svars- och vinstfrekvens, ni upptäcker återkommande beställare, och ni förbereder omupphandlingar genom att notera slutdatum för avtal som gått till konkurrenter.

Gränsen för vad artificiell intelligens tillför är tydlig. Allmänna assistenter hittar inte färska annonser: deras åtkomst till databaserna är partiell och de lyfter ofta fram avslutade upphandlingar. Däremot är de användbara efter upptäckten, för synonymexpansion, sammanfattning av en annons, extraktion av kriterier ur upphandlingsdokumenten eller stöd i skrivandet. Använd dem där, inte i sökmotorns roll.

Checklista

• Nedskriven avgränsning: typ, geografi, belopp, målbeställare.
• Validerad lista med CPV-koder, huvudgrupper och precisa koder.
• Synonymkluster skrivna och sparade, svenska och engelska.
• Konton skapade i de annonsdatabaser era beställare använder.
• Bevakningar inställda på annonstyp och publiceringsdatum.
• Dubbletthantering på upphandlingens identifikationsnummer.
• Genomgångsrytm fastställd, minst veckovis.
• Uppföljningstabell förd, med motiverade beslut.
• Månatlig genomgång av konkurrenternas efterannonser.

För mer om själva källorna, se Så hittar du offentliga upphandlingar i Sverige. Scoutee automatiserar precis den här bevakningen åt mindre företag.