Aanmelding en selectiefase
In de selectiefase melden ondernemers zich aan en kiest de aanbestedende dienst wie mag inschrijven. Selectiecriteria, aantal gegadigden en tips voor het mkb.
Bijgewerkt op 5 september 2026
De aanmelding is de eerste fase van een aanbesteding in twee ronden: geïnteresseerde ondernemers dienen een aanmelding in waarin zij hun geschiktheid aantonen, en de aanbestedende dienst selecteert wie wordt uitgenodigd om in te schrijven. In deze fase wordt nog geen prijs gevraagd.
Hoe het werkt
Een selectiefase opent de niet-openbare procedure, de mededingingsprocedure met onderhandeling, de concurrentiegerichte dialoog, de besloten prijsvraag en het innovatiepartnerschap. De aankondiging vermeldt de uitsluitingsgronden, de geschiktheidseisen, de selectiecriteria, de aan te leveren stukken, de sluitingsdatum voor aanmelding en het aantal gegadigden dat wordt toegelaten.
De Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit begrenzen wat mag worden gevraagd: een verklaring over uitsluitingsgronden, omzeteisen die in verhouding staan tot de opdracht, kerncompetenties uit vergelijkbare referenties, personele en materiële middelen, certificaten en kwaliteitssystemen. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument vervangt daarbij vrijwel alle bewijsstukken: het gebruik ervan is verplicht boven de Europese drempels en ook daaronder zodra uitsluitingsgronden of geschiktheidseisen worden gesteld (verified 2026-09-05). Bewijsstukken hoeven pas te worden overgelegd door de partij aan wie de opdracht wordt gegund.
De aanbestedende dienst legt aanmeldingen die niet aan de minimumeisen voldoen terzijde en rangschikt de overige om het aangekondigde aantal te bereiken: minimaal vijf gegadigden bij de niet-openbare procedure, minimaal drie bij de mededingingsprocedure met onderhandeling en de concurrentiegerichte dialoog. Alleen de geselecteerde partijen ontvangen de uitnodiging en de volledige aanbestedingsstukken. In België verloopt dezelfde tweefasige aanpak via de selectiefase van de niet-openbare procedure.
Wat dit betekent voor een bedrijf
In deze fase wordt u beoordeeld op wat u kunt, niet op wat u aanbiedt. Kies referenties die qua aard en omvang dicht bij de opdracht liggen, beschrijf ze concreet en voeg bewijs toe: tevredenheidsverklaringen, opleveringsdocumenten, contactgegevens van opdrachtgevers.
Schieten uw eigen capaciteiten tekort, steun dan op een combinatie of op een onderaannemer, en toon aan dat u daadwerkelijk over die middelen beschikt. De belangrijkste reden voor afvallen blijft een onvolledig dossier: loop de lijst met gevraagde stukken regel voor regel na voordat u indient.
Voorbeeld
Een ziekenhuis start een niet-openbare procedure voor het onderhoud van zijn beeldvormende apparatuur, geraamd op 900.000 euro exclusief btw over vier jaar. De aankondiging vraagt drie referenties in medische beeldvorming van de afgelopen vijf jaar en een verzekeringsbewijs. Elf ondernemingen melden zich aan, twee vallen af wegens onvoldoende referenties, vijf worden uitgenodigd om in te schrijven.
Veelgestelde vragen
Moet ik in de aanmelding al een prijs noemen?
Nee. Prijs en plan van aanpak volgen pas in de tweede fase, nadat de selectie is afgerond.
Mag de opdrachtgever stukken vragen die niet zijn aangekondigd?
Nee. De lijst staat in de aankondiging of de selectieleidraad en mag tijdens de procedure niet worden uitgebreid.
Hoeveel gegadigden worden geselecteerd?
Het aantal staat vooraf in de aankondiging, met inachtneming van de wettelijke minima: vijf bij de niet-openbare procedure, drie bij de mededingingsprocedure met onderhandeling.