Niet-openbare procedure
Bij de niet-openbare procedure worden eerst gegadigden geselecteerd; alleen zij mogen inschrijven. Stappen, regels en tips voor het mkb in Nederland.
Bijgewerkt op 5 september 2026
De niet-openbare procedure is de vorm van aanbesteding in twee ronden: de aanbestedende dienst selecteert eerst gegadigden op hun geschiktheid en nodigt daarna alleen de geselecteerden uit om in te schrijven. Net als bij de openbare procedure wordt gegund zonder te onderhandelen.
Hoe het werkt
De niet-openbare procedure staat in artikel 2.27 van de Aanbestedingswet 2012 (verified 2026-09-05) en is een Europese aanbestedingsprocedure die de aanbestedende dienst vrij mag kiezen naast de openbare procedure zodra de Europese drempels worden gehaald: 140.000 of 216.000 euro voor leveringen en diensten, afhankelijk van de inkoper, en 5.404.000 euro voor werken.
Eerste ronde: de aankondiging van de opdracht is meteen de oproep tot deelneming. Bedrijven melden zich aan met referenties, middelen, omzetgegevens en het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. De termijn voor aanmelding bedraagt ten minste 30 dagen vanaf de verzenddatum van de aankondiging (artikel 2.71). De aanbestedende dienst toetst uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen en rangschikt de aanmeldingen op de vooraf bekendgemaakte selectiecriteria als hij het aantal gegadigden beperkt. Dat aantal bedraagt bij de niet-openbare procedure ten minste vijf, mits er genoeg geschikte gegadigden zijn (artikel 2.99).
Tweede ronde: de geselecteerden krijgen de aanbestedingsstukken en een uitnodiging tot inschrijving, met een termijn van ten minste 40 dagen. De inschrijvingen worden gerangschikt op de gewogen gunningscriteria en de opdracht wordt gegund. In België heet dit de niet-openbare procedure onder de wet van 17 juni 2016; daar geldt een minimum van vijf gegadigden.
Wat dit betekent voor een bedrijf
De eerste ronde is een filter op geschiktheid, niet op prijs. Het aanmeldingsdossier moet dus kloppen: recente en vergelijkbare kernreferenties, personeel, certificaten en actuele verklaringen. De Gids Proportionaliteit begrenst wat mag worden gevraagd, dus onredelijk zware eisen mag u aan de orde stellen tijdens de vragenronde. Een mkb-bedrijf zonder exact passende referenties kan verwante projecten opvoeren of in combinatie inschrijven.
De selectie halen garandeert niets, maar beperkt de concurrentie tot een handvol partijen. Dat is het moment om te investeren in het plan van aanpak. Na indiening volgt geen enkel gesprek of bijstelling meer.
Voorbeeld
De provincie Hoogsollem start een niet-openbare procedure voor het onderhoud van haar liften, geraamd op 900.000 euro over vier jaar. Acht bedrijven melden zich aan, vijf worden geselecteerd op referenties en storingsdienst. Een regionaal bedrijf met dertig medewerkers, toegelaten dankzij een samenwerking met een fabrikant, schrijft in en wint op het criterium hersteltijd.
Veelgestelde vragen
Hoeveel gegadigden worden er toegelaten?
De aanbestedende dienst noemt het aantal in de aankondiging. Bij de niet-openbare procedure mag het niet lager liggen dan vijf, zolang er genoeg geschikte gegadigden zijn.
Kan ik mijn aanmelding na de sluitingsdatum aanvullen?
Alleen als de aanbestedende dienst daar zelf om vraagt, voor een eenvoudig gebrek en op gelijke wijze voor iedereen. Reken er niet op: dien compleet in.
Waarom kiest een inkoper hiervoor?
Om het aantal te beoordelen inschrijvingen te beperken bij technisch complexe opdrachten, of om alleen inschrijvingen te ontvangen van partijen waarvan de geschiktheid is vastgesteld.