Kaip dalyvauti viešajame pirkime žingsnis po žingsnio

Dalyvavimas viešajame pirkime visada eina ta pačia seka, kad ir koks būtų sektorius: atsisiųsti dokumentus, perskaityti sąlygas, apsispręsti, parengti kvalifikacijos duomenis ir pasiūlymą, pateikti jį elektroniniu būdu iki termino. Šiame vadove kiekvienas žingsnis aprašytas iš eilės, kartu su spąstais, dėl kurių gera įmonė iškrenta dėl blogos priežasties.

Pirmas žingsnis: atsisiųskite dokumentus prisijungę

Pirkimo dokumentai atsisiunčiami iš Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos (CVP IS). Skelbimą matote ir neprisijungę, tačiau dokumentų paketą, klausimų ir atsakymų srautą bei pranešimus apie pakeitimus gaunate tik prisiregistravę kaip tiekėjas. Įmonė, kuri dokumentus persiunčia iš kolegos, kartais rengia pasiūlymą pagal pasenusią versiją.

Susikurkite paskyrą iš anksto, prisijungimą susiekite su bendra įmonės elektroninio pašto dėže, kurią skaito keli žmonės, o ne su vieno darbuotojo adresu.

Antras žingsnis: pirmiausia perskaitykite pirkimo sąlygas

Pirkimo sąlygos yra dalyvavimo instrukcija. Jose nurodytas pasiūlymų pateikimo terminas, tikslus pateikiamų dokumentų sąrašas, vertinimo kriterijai ir jų lyginamieji svoriai, ar leidžiami alternatyvūs pasiūlymai, skaidymas į dalis, pateikimo tvarka ir reikalavimai elektroniniam parašui. Perskaitykite jas iki galo prieš atsiversdami techninę specifikaciją.

Iš karto susirašykite lentelėje: datą ir valandą, reikalaujamus dokumentus, kriterijus ir svorius, pasiūlymo galiojimo trukmę, ar objekto apžiūra privaloma, iki kada galima teikti klausimus.

Trečias žingsnis: apsispręskite per 48 valandas

Laikas yra ribotas išteklius. Greitas sprendimas „dalyvaujame arba ne" apsaugo nuo savaitės, prarastos ties pirkimu, kurio nelaimėsite. Užduokite penkis klausimus:

• Ar poreikis atitinka jūsų pagrindinę veiklą, netempiant kompetencijų?
• Ar turite reikalaujamą patirtį ir pajėgumus, ar galima sudaryti ūkio subjektų grupę?
• Ar kainos svoris kriterijuose palieka jums šansą prieš didesnius konkurentus?
• Ar teritorija ir grafikas realiai įvykdomi?
• Ar spėsite iki termino parengti rimtą techninį pasiūlymą?

Du neigiami atsakymai paprastai yra pakankama priežastis praleisti. Tvarkingas pasiūlymas trijuose gerai pasirinktuose pirkimuose vertesnis už šešis skubotus.

Ketvirtas žingsnis: užduokite klausimus

Pirkimo sąlygose nurodyta, iki kada galima prašyti paaiškinimų. Klausimai ir atsakymai per sistemą perduodami visiems dalyviams. Naudokite šį kanalą, kad pašalintumėte techninės specifikacijos dviprasmybę, gautumėte trūkstamą kiekį ar dokumento, kurio nėra pakete. Gerai suformuluotas klausimas kartu parodo, kad dokumentus perskaitėte. Jeigu atsakymas keičia pirkimo dokumentus, perkančioji organizacija privalo pratęsti pasiūlymų pateikimo terminą.

Penktas žingsnis: kvalifikacija ir pašalinimo pagrindai

Šioje dalyje įrodote, kad turite teisę ir pajėgumus dalyvauti. Paprastai reikia:

• Europos bendrojo viešųjų pirkimų dokumento (EBVPD) – tiekėjo deklaracijos, kuria patvirtinate, kad jums netaikomi pašalinimo pagrindai ir kad atitinkate kvalifikacijos reikalavimus;
• duomenų apie finansinį ir ekonominį pajėgumą bei techninį pajėgumą: apyvartą, darbuotojų skaičių, įrangą, įvykdytas panašias sutartis;
• draudimo liudijimų, atestatų, sertifikatų ir licencijų, kai jų reikalaujama;
• ūkio subjektų grupės atveju – jungtinės veiklos sutarties, o deklaruojant subtiekėjus – jų duomenų ir atskiro EBVPD.

Praktikoje perkančioji organizacija pirmiausia priima deklaraciją, o realius dokumentus ir pažymas prašo pateikti tik iš to tiekėjo, kurio pasiūlymas pripažįstamas laimėjusiu; dalį duomenų ji pati pasitikrina valstybės registruose. Vis dėlto turėkite nuolat atnaujinamą aplanką, kad nereikėtų jų ieškoti skubant.

Šeštas žingsnis: sudėkite pasiūlymą

Vertinamas pasiūlymas turi tris dalis.

Kaina

Priklausomai nuo pirkimo formos, pildote įkainių sąrašą, kainos sudedamųjų dalių žiniaraštį arba kiekių žiniaraštį su orientaciniais kiekiais. Niekada nekeiskite pateiktos formos struktūros: pertvarkyta lentelė gali padaryti pasiūlymą neatitinkantį reikalavimų. Patikrinkite dokumentų tarpusavio suderinamumą ir numatykite neįprastai mažos kainos klausimą, jei jūsų kaina gerokai žemesnė už rinkos.

Techninis pasiūlymas

Techninis pasiūlymas atsako į kokybės kriterijus punktas po punkto. Jis dėliojamas nuo kriterijų lentelės, o ne nuo įmonės pristatymo. Struktūrą duoda vadovas Kaip parengti įtikinamą techninį pasiūlymą.

Pasiūlymo forma

Pasiūlymo forma įformina jūsų siūlymą: kainą, terminus, galiojimo trukmę, kontaktinius ir banko duomenis. Ji pasirašoma kvalifikuotu elektroniniu parašu, kai to reikalauja pirkimo sąlygos; parašas gali būti sukurtas asmens tapatybės kortele, mobiliuoju parašu ar kita kvalifikuota priemone. Šį reikalavimą pasitikrinkite dar antrame žingsnyje ir patikrinkite, kad parašo priemonė veikia, likus kelioms dienoms iki termino.

Septintas žingsnis: pateikite sistemoje

Pasiūlymai teikiami elektroniniu būdu beveik visuose pirkimuose. Kelios taisyklės padeda išvengti paskutinės minutės nelaimės:

1. Kelias dienas iš anksto patikrinkite sistemą: techninius reikalavimus, didžiausią failo dydį, priimamus formatus.
2. Aiškiai pavadinkite failus (01_EBVPD.pdf, 05_Techninis_pasiulymas.pdf, 09_Kainos_ziniarastis.xlsx) ir laikykitės sąlygose nurodyto skirstymo.
3. Pateikite dieną prieš terminą arba bent keliomis valandomis anksčiau. Galioja sistemos užfiksuotas laikas, o ne jūsų siuntimo pradžia. Pasiūlymas, gautas minute po termino, atmetamas jo nenagrinėjant.
4. Išsaugokite pateikimo patvirtinimą su laiko žyma ir tikslią pateiktų dokumentų kopiją.

Aštuntas žingsnis: po pateikimo

Galimi trys scenarijai. Perkančioji organizacija gali paprašyti paaiškinti pasiūlymą arba, jei procedūra tai numato, pradėti derybas: atsakykite greitai ir raštu sistemoje. Jei laimite, pateikiate trūkstamus dokumentus, palaukiate sutarties sudarymo atidėjimo termino ir pasirašote sutartį. Jei esate atmestas, gaunate pranešimą su motyvais; paprašykite detalaus įvertinimo – tai jūsų pagrindinė tobulėjimo priemonė. Manydami, kad procedūra pažeista, pirmiausia teikiate pretenziją pačiai perkančiajai organizacijai, o tik po to galite kreiptis į teismą; terminai trumpi ir skaičiuojami nuo dienos, kurią sužinojote apie pažeidimą, todėl reaguokite iš karto.

Kontrolinis sąrašas prieš pateikimą

Kiekvienas pasiūlymas papildo nuolatinį dokumentų aplanką ir tipinį techninį pasiūlymą, todėl trečias pirkimas kainuoja perpus mažiau laiko nei pirmas. Scoutee padeda smulkiam ir vidutiniam verslui pastebėti tuos pirkimus, kurie šių pastangų verti.