Κλειστή διαδικασία
Στην κλειστή διαδικασία η αναθέτουσα αρχή επιλέγει πρώτα υποψηφίους και μόνο οι προκριθέντες υποβάλλουν προσφορά. Στάδια, κανόνες και συμβουλές για ΜμΕ.
Ενημερώθηκε στις 5 Σεπτεμβρίου 2026
Η κλειστή διαδικασία είναι η μορφή διαγωνισμού που διεξάγεται σε δύο φάσεις: η αναθέτουσα αρχή επιλέγει πρώτα υποψηφίους με βάση τις ικανότητές τους και στη συνέχεια καλεί μόνο όσους προέκρινε να υποβάλουν προσφορά. Όπως σε κάθε διαγωνισμό, η ανάθεση γίνεται χωρίς διαπραγμάτευση.
Πώς λειτουργεί
Η κλειστή διαδικασία προβλέπεται από τον ν. 4412/2016 ως μία από τις διαδικασίες που η αναθέτουσα αρχή μπορεί να επιλέξει ελεύθερα, στο ίδιο επίπεδο με την ανοικτή διαδικασία, όταν η εκτιμώμενη αξία φτάνει τα ευρωπαϊκά όρια: 140.000 € ή 216.000 € χωρίς ΦΠΑ για προμήθειες και υπηρεσίες ανάλογα με τον φορέα, 5.404.000 € για τα έργα (verified 2026-09-05). Στην πράξη χρησιμοποιείται λιγότερο συχνά από την ανοικτή, κυρίως σε τεχνικά σύνθετες συμβάσεις.
Πρώτη φάση: η προκήρυξη ανοίγει πρόσκληση υποβολής αιτήσεων συμμετοχής. Οι επιχειρήσεις υποβάλλουν φάκελο ικανοτήτων (συμβάσεις αναφοράς, στελέχωση, εξοπλισμός, κύκλος εργασιών, ΕΕΕΣ) μέσω του ΕΣΗΔΗΣ. Η αρχή ελέγχει τα ελάχιστα επίπεδα και, αν η προκήρυξη προβλέπει ανώτατο αριθμό, κατατάσσει τους φακέλους με τα ανακοινωθέντα κριτήρια επιλογής. Οι ευρωπαϊκοί κανόνες επιβάλλουν να προκριθούν τουλάχιστον πέντε υποψήφιοι, εφόσον υπάρχουν αρκετοί που πληρούν τις προϋποθέσεις.
Δεύτερη φάση: οι προκριθέντες λαμβάνουν πρόσκληση υποβολής προσφοράς και πρόσβαση στα τεύχη, με ελάχιστη προθεσμία. Οι προσφορές κατατάσσονται με τα σταθμισμένα κριτήρια ανάθεσης και η σύμβαση κατακυρώνεται. Οι ίδιοι κανόνες ισχύουν στην Κύπρο, με διεξαγωγή στο e-PPS (www.eprocurement.gov.cy).
Τι σημαίνει για μια επιχείρηση
Η πρώτη φάση είναι φίλτρο ικανοτήτων, όχι τιμής. Ο φάκελος υποψηφιότητας πρέπει επομένως να είναι άψογος: πρόσφατες και συγκρίσιμες συμβάσεις αναφοράς, προσωπικό, πιστοποιήσεις, βεβαιώσεις σε ισχύ. Μια ΜμΕ χωρίς απόλυτα αντίστοιχες αναφορές μπορεί να προβάλει συναφή έργα ή να σχηματίσει ένωση για να συμπληρώσει τις ικανότητές της.
Η πρόκριση δεν εγγυάται τίποτα, μειώνει όμως τον ανταγωνισμό σε λίγες επιχειρήσεις. Είναι η στιγμή να επενδύσετε στην τεχνική προσφορά. Μετά την υποβολή, αντίθετα, δεν θα υπάρξει ούτε συζήτηση ούτε προσαρμογή.
Παράδειγμα
Περιφέρεια προκηρύσσει κλειστή διαδικασία για τη συντήρηση των ανελκυστήρων των κτιρίων της, εκτιμώμενης αξίας 900.000 € χωρίς ΦΠΑ για τέσσερα έτη. Υποβάλλονται οκτώ αιτήσεις συμμετοχής και προκρίνονται πέντε επιχειρήσεις με βάση τις αναφορές και τα μέσα επιφυλακής τους. Περιφερειακή εταιρεία τριάντα εργαζομένων, που έγινε δεκτή χάρη σε συνεργασία με κατασκευαστή, υποβάλλει προσφορά και αναδεικνύεται ανάδοχος με κριτήριο τον χρόνο αποκατάστασης βλάβης.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσοι υποψήφιοι προκρίνονται;
Ο αριθμός δηλώνεται στην προκήρυξη και δεν μπορεί να είναι μικρότερος από πέντε, όταν υπάρχουν αρκετοί υποψήφιοι που πληρούν τις προϋποθέσεις.
Μπορώ να συμπληρώσω τον φάκελό μου μετά την προθεσμία;
Μόνο αν το ζητήσει η ίδια η αναθέτουσα αρχή για τυπικό έγγραφο που λείπει, και με ίση μεταχείριση όλων. Μην βασίζεστε σε αυτό: υποβάλετε πλήρη φάκελο.
Γιατί μια αρχή προτιμά την κλειστή διαδικασία;
Για να περιορίσει τον αριθμό των προσφορών προς αξιολόγηση σε τεχνικές συμβάσεις ή για να λάβει προσφορές μόνο από επιχειρήσεις των οποίων έχει ελέγξει τις ικανότητες.