Skriv en overbevisende løsningsbeskrivelse

Løsningsbeskrivelsen er det dokument, ordregiveren bruger til at give point for kvaliteten i dit tilbud. I de fleste udbud vejer kvaliteten lige så tungt som prisen, ofte tungere. En velbygget beskrivelse vinder opgaver ved samme pris; en generisk beskrivelse taber opgaver til en højere pris. Denne guide forklarer, hvordan den bygges op, skrives og læses igennem.

Hvad løsningsbeskrivelsen bruges til

Ordregiveren kender dig ikke og må ikke bedømme dig på dit omdømme. Der gives point ud fra de tildelingskriterier og underkriterier, der er oplyst i udbudsbetingelserne, med en vægtning, der ikke må ændres undervejs. Dansk praksis går et skridt længere end minimumskravet i mange lande: ordregiveren skal allerede i udbudsmaterialet beskrive den evalueringsmetode, der bruges til at omsætte tilbuddene til point. Læs den beskrivelse omhyggeligt, for den fortæller, hvad der reelt giver forskel: en model, hvor prisen omregnes lineært mellem laveste og højeste bud, belønner noget helt andet end en model med pointtildeling på faste kvalitetsniveauer.

Beskrivelsen er dit eneste middel til at vise, kriterium for kriterium, at dit tilbud løser det behov, der står i kravspecifikationen. Det, der ikke står i den, findes ikke for evaluatoren.

Konsekvensen er, at beskrivelsen bygges op omkring kriterieskemaet, aldrig omkring en salgsbrochure.

Trin 1: bryd kriterierne ned

Før du skriver en linje, træk følgende ud af udbudsbetingelserne:

• hvert kvalitetskriterium og underkriterium med sin vægt;
• det forventede indhold under hvert af dem, som ofte er beskrevet ("tilbudsgiver skal beskrive de tilbudte medarbejdere, deres kvalifikationer og håndteringen af fravær");
• den skabelon, hvis der er en: mange danske ordregivere udleverer en besvarelsesskabelon, der skal udfyldes uden at ændre struktur;
• formkravene: sidetal, skriftstørrelse, hvilke bilag der må vedlægges, og om bilag tælles med.

Byg et skema med to kolonner, kriterium til venstre og afsnit i beskrivelsen til højre. Skemaet bliver din disposition og, forrest i dokumentet, en hjælp til evaluatoren.

Trin 2: brug en læsbar struktur

Er der ingen skabelon, dækker denne struktur de kriterier, man møder i praksis:

1. Forståelse af opgaven. Genformulér ordregiverens situation og udfordringer på én side, med det, du har lært af besigtigelsen og af spørgsmål og svar. Det er afsnittet, der skiller et skræddersyet tilbud fra et klippet og klistret.
2. Metode og organisering. Hvordan opgaven udføres, fase for fase: opstart, daglig drift, håndtering af akutte situationer, afrapportering, ophør og overdragelse.
3. Bemanding. Det tilbudte team, kvalifikationer, én fast kontaktperson, håndtering af fravær og udskiftning, oplæring. Navngiv personerne og vedlæg cv'er, hvis det er tilladt.
4. Materiel og værktøjer. Udstyr, systemer, køretøjer, midler, og hvad der er dedikeret til denne opgave.
5. Tidsplan. En dateret plan fra opstart til afslutning med ordregiverens milepæle.
6. Kvalitet, arbejdsmiljø og bæredygtighed. Egenkontrol, indikatorer, håndtering af afvigelser, forebyggelse af arbejdsulykker, konkrete miljøtiltag.
7. Referencer. Tre til fem sammenlignelige opgaver med kontaktbar reference, indhold og omfang.
8. Bilag. Certifikater, datablade, erklæringer, kun det, der er efterspurgt eller reelt nyttigt.

Er der en skabelon, så følg den til punkt og prikke, også rækkefølgen og sidetallet. En besvarelse uden for skabelonen kan give nul point på de felter, der mangler.

Trin 3: skriv til evaluatoren

Evaluatoren læser mange tilbud på få dage. Nogle få regler hæver pointene ved samme indhold:

• Én påstand, ét bevis. "Vi er fleksible" tæller ikke. "Vagttelefon alle ugens dage, fremmøde inden for fire timer, indskrevet som servicemål i vores tilbud" kan der gives point for.
• Ordregiverens ord. Brug termerne fra kravspecifikationen og overskrifterne fra kriterierne. Evaluatoren leder efter ord; giv vedkommende sine egne.
• Det konkrete. Adresser, adgangsforhold, åbningstider og navnene på de systemer, der er nævnt i materialet, viser, at teksten er skrevet til dette udbud.
• Korte sætninger og lister. Én tanke pr. afsnit, overskrifter der spejler kriterierne, tabeller til ressourcer og tidsplan.
• Tal. Bemanding, frister, frekvenser, kontrolandel, antal indsatser. Et tal forpligter og kan sammenlignes.
• Styret længde. Femten til tredive sider rækker til en almindelig opgave under EU-tærsklen. Derudover skal hver ekstra side hente point, ellers koster den.

Trin 4: bind beskrivelse og pris sammen

Beskrivelse og pris læses sammen. Lover du seks fuldtidsmedarbejdere til en pris, der kun finansierer tre, udløser det enten en anmodning om redegørelse for et unormalt lavt tilbud eller et point-tab på troværdighed. Omvendt kan en høj pris forsvares med ressourcer, der er synlige i beskrivelsen. Lad den samme person læse begge dokumenter til sidst.

Vær særlig opmærksom på forbehold. Skriver du noget, der fraviger kravene eller kontraktens vilkår, er det et forbehold, også når det står som en venlig bemærkning midt i en metodebeskrivelse. Et forbehold over for grundlæggende elementer gør tilbuddet ukonditionsmæssigt, og ordregiveren skal afvise det. Er der noget i materialet, du ikke kan leve med, så tag det op som et spørgsmål inden fristen i stedet for at skrive et forbehold ind i tilbuddet. Er alternative tilbud tilladt, så præsentér dem i et selvstændigt afsnit med egen pris, uden at svække grundtilbuddet.

De fejl, der koster point

Byg videre fra gang til gang

En løsningsbeskrivelse skrives aldrig fra bunden. Opbyg et bibliotek af moduler: standardorganisering, procedurebeskrivelser, cv'er, certifikater, referencer, kvalitets- og miljøtiltag. Ved hvert nyt udbud består arbejdet i at sætte de relevante moduler sammen og skrive de specifikke afsnit: opgaveforståelse, tidsplan, tilpasning af ressourcer. Bed altid om ordregiverens begrundelse efter tildelingen, herunder hvad det vindende tilbud var bedre til. Det peger præcist på de moduler, der skal forbedres.

Tjekliste til gennemlæsning

• Hvert kriterium og underkriterium i udbudsbetingelserne har et identificeret afsnit.
• Den udleverede besvarelsesskabelon er fulgt uden ændringer.
• Afsnittet om opgaveforståelse indeholder forhold, der kun gælder dette udbud.
• Hvert løfte er sat på tal og knyttet til en ressource.
• Cv'er, certifikater og referencer er vedlagt og kan kontrolleres.
• Ingen sætning i teksten fungerer som et utilsigtet forbehold.
• Beskrivelsen hænger sammen med prisen og med tilbudsblanketten.
• Sidetal, skrift og format overholder kravene.
• Gennemlæst af en, der ikke har skrevet teksten.

Guiden Byd på et offentligt udbud trin for trin placerer løsningsbeskrivelsen i det samlede tilbud.