Onderhandelen bij overheidsopdrachten
Onderhandelen in een aanbesteding laat de aanbestedende dienst inschrijvingen verbeteren. In welke procedures dat mag en hoe u zich voorbereidt.
Belangrijkste markt: Nederland
Bijgewerkt op 10 september 2026
Onderhandelen is de fase in een aanbesteding waarin de aanbestedende dienst met een of meer inschrijvers spreekt om hun aanbieding te laten evolueren: prijs, doorlooptijd, technische inhoud, uitvoeringswijze. Het mag alleen als de gekozen procedure het toelaat en als de aanbestedende dienst het vooraf heeft aangekondigd.
Hoe het werkt
De Aanbestedingswet 2012 maakt onderscheid. In de openbare en niet-openbare procedure is onderhandelen verboden: de aanbestedende dienst mag alleen om verduidelijking vragen of een eenvoudig gebrek laten herstellen. In een onderhandse procedure onder de Europese drempel is onderhandelen vrij, mits aangekondigd in de uitnodiging of de aanbestedingsleidraad; de aanbestedende dienst mag zich ook het recht voorbehouden om zonder onderhandeling te gunnen. In de mededingingsprocedure met onderhandeling en de concurrentiegerichte dialoog staat het gesprek juist centraal.
Onderhandelen mag over alle onderdelen van de inschrijving, maar niet over de minimumeisen en niet over de gunningscriteria. Het gelijkheidsbeginsel geldt onverkort: dezelfde informatie aan alle toegelaten inschrijvers, dezelfde termijn voor de definitieve inschrijving, vertrouwelijkheid van ieders aanbieding. De onderhandeling mag in opeenvolgende rondes worden gevoerd om het aantal inschrijvers terug te brengen, als dat vooraf is gemeld.
Na afloop dient elke inschrijver een definitieve inschrijving in, die op de aangekondigde criteria wordt beoordeeld. In België gelden dezelfde principes onder de wet van 17 juni 2016.
Wat dit betekent voor een bedrijf
Onderhandelen is een kans voor het mkb: u kunt uw aanbieding toelichten, een misverstand rechtzetten, een prijs of een prestatie bijstellen. Bereid het voor als een commercieel gesprek: ken uw marges, weet wat u kunt weggeven en wat niet onderhandelbaar is, en houd alternatieven achter de hand.
Neem het verslag of de schriftelijke vraag van de opdrachtgever serieus en antwoord in de gevraagde vorm. Onderhandelen betekent niet automatisch prijsverlaging: het kan ook over doorlooptijd, scope of opties gaan. Blijf consistent met uw oorspronkelijke aanbieding, want een plotselinge scherpe daling kan het vermoeden van een abnormaal lage inschrijving wekken.
Reken er ten slotte niet op dat u met onderhandelen een slordige eerste inschrijving goedmaakt: veel opdrachtgevers onderhandelen alleen met de best scorende partijen, en sommige gunnen meteen.
Voorbeeld
De gemeente Marsdijk start een onderhandse aanbesteding voor een nieuwe website, geraamd op 75.000 euro exclusief btw, met onderhandeling met de drie best scorende inschrijvers. Een lokaal webbureau, geëindigd op de tweede plaats, wordt uitgenodigd. De opdrachtgever wil een kortere oplevertermijn en extra training. Het bureau biedt een strakkere planning, voegt een trainingsdag toe en houdt zijn prijs vast. De definitieve inschrijving eindigt op de eerste plaats.
Veelgestelde vragen
Is onderhandelen verplicht bij een onderhandse procedure?
Nee. De aanbestedende dienst kiest zelf of hij het voorziet en mag zich het recht voorbehouden om op de eerste inschrijvingen te gunnen. Lees de leidraad.
Mag er worden onderhandeld in een openbare procedure?
Nee. Alleen verduidelijking of eenvoudig herstel is mogelijk, zonder wijziging van de inhoud van de inschrijving.
Moet er met alle inschrijvers worden onderhandeld?
De onderhandeling mag tot de best geplaatste partijen worden beperkt als dat is aangekondigd. Alle uitgenodigde partijen moeten gelijk worden behandeld.