Aanbesteden onder de Europese drempels

Onder de Europese drempels bestaat in Nederland geen enkele voorgeschreven procedure zoals de Franse marché à procédure adaptée. De aanbestedende dienst kiest zelf hoe hij een overheidsopdracht in de markt zet: enkelvoudig onderhands bij één partij, meervoudig onderhands bij een klein aantal uitgenodigde partijen, of nationaal openbaar met een aankondiging. Dat is de meest voorkomende manier van inkopen en de natuurlijke ingang voor het mkb.

Hoe het werkt

De keuze wordt begrensd door de Aanbestedingswet 2012 en door de Gids Proportionaliteit, die door het Aanbestedingsbesluit verplicht is gesteld. De gids schrijft geen vaste bedragen voor, maar verlangt dat de zwaarte van de procedure, de gestelde eisen en de gevraagde bewijsstukken in verhouding staan tot de aard en de omvang van de opdracht. Aanbestedende diensten vertalen dat in hun eigen inkoopbeleid naar interne drempelbedragen; die verschillen per organisatie en zijn openbaar, dus de moeite van het opvragen waard.

De Europese drempels vormen de bovengrens van deze vrijheid: 140.000 euro exclusief btw voor leveringen en diensten van de centrale overheid, 216.000 euro voor decentrale overheden en andere aanbestedende diensten, en 5.404.000 euro voor werken (drempels 2026-2027). Daarboven is een Europese procedure verplicht. Sociale en andere specifieke diensten kennen een eigen, hogere drempel.

Ook onder de drempel gelden de beginselen van gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit, en moet een opdracht met een duidelijk grensoverschrijdend belang passend bekend worden gemaakt. Bij werken onder de drempel wordt in de praktijk het Aanbestedingsreglement Werken 2016 gevolgd. Onderhandelen mag, mits de leidraad dat aankondigt. In Vlaanderen en België geldt onder de drempels de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, met eigen nationale bedragen.

Wat dit betekent voor een bedrijf

Aanbesteden onder de drempel is minder formeel, maar niet minder serieus. De dossiers zijn korter, de termijnen vaak krap, en de aanbestedende dienst heeft meer ruimte om een responsief lokaal bedrijf of een goed passende oplossing te belonen. Het is ook het terrein van het gesprek: een eerste inschrijving kan na een toelichtingsronde nog worden verbeterd, mits dat vooraf is aangekondigd.

Voor een mkb-bedrijf is de strategie: snel en volledig reageren, meteen een realistische prijs neerleggen en argumenten klaar hebben voor een eventuele onderhandeling. Omdat onderhandse opdrachten nergens worden aangekondigd, telt zichtbaarheid: laat u opnemen in de leveranciersbestanden en dynamische aankoopsystemen van uw doelgroep en onderhoud contact met de inkopers.

Voorbeeld

Een gemeente wil haar website vernieuwen, met een geraamd budget van 45.000 euro exclusief btw. Het bedrag ligt ruim onder de Europese drempel en onder de interne drempel in haar inkoopbeleid voor een aankondiging. De gemeente nodigt drie webbureaus uit, vergelijkt de offertes en de plannen van aanpak, en kiest een bureau van vier mensen uit de regio, zonder aankondiging te publiceren.

Veelgestelde vragen

Mag onder de drempel worden onderhandeld?

Ja, als de leidraad of de uitnodiging dat vermeldt. De aanbestedende dienst mag zich ook het recht voorbehouden zonder onderhandeling te gunnen op de eerste inschrijvingen.

Welke reactietermijn geldt?

De wet schrijft er geen voor onder de drempel. Reken in de praktijk vaak op twee tot vier weken, soms korter bij kleine inkopen.

Wordt zo'n opdracht op TED gepubliceerd?

Nee. Europese publicatie is pas verplicht vanaf de Europese drempels, waar de procedure formeel wordt.

Verwante termen

• Drempelbedragen voor overheidsopdrachten
• Europese procedure
• Onderhandeling
• TenderNed
• Overheidsopdracht