Neuvottelumenettely
Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö neuvottelee tarjouksista EU-kynnysarvojen yläpuolella. Käytön edellytykset, vaiheet ja vinkit pk-yritykselle.
Päivitetty 5. syyskuuta 2026
Neuvottelumenettely on EU-hankintamenettely, jossa hankintayksikkö neuvottelee tarjouksista valittujen tarjoajien kanssa ennen hankintapäätöstä. Se eroaa avoimesta ja rajoitetusta menettelystä, joissa neuvottelu on kielletty, ja on tavallisen hankintayksikön käytettävissä vain hankintalaissa (1397/2016) luetelluissa tilanteissa.
Miten se toimii
Hankintayksikkö — valtio, kunta, hyvinvointialue tai julkisoikeudellinen laitos — voi käyttää neuvottelumenettelyä muun muassa silloin, kun tarvetta ei voida täyttää markkinoilla olevia ratkaisuja mukauttamatta, kun hankinta koskee suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja, kun hankinnan luonne, monimutkaisuus tai riskit edellyttävät neuvotteluja, kun teknisiä eritelmiä ei voida laatia riittävän täsmällisesti tai kun avoimessa menettelyssä on saatu vain tarjouspyyntöä vastaamattomia tai muuten sopimattomia tarjouksia. Erityisalojen hankintayksiköt saavat käyttää neuvottelumenettelyä vapaasti.
Menettely koskee hankintoja, joiden ennakoitu arvo yltää EU-kynnysarvoihin: tavara- ja palveluhankinnoissa 140 000 euroa valtion keskushallinnossa ja 216 000 euroa muilla hankintayksiköillä, erityisaloilla 432 000 euroa ja rakennusurakoissa 5 404 000 euroa.
Kulku muistuttaa rajoitettua menettelyä: hankintailmoitus Hilmassa ja TEDissä, ehdokkaiden valinta (vähintään kolme, jos määrää rajoitetaan), alustavat tarjoukset, sitten yksi tai useampi neuvottelukierros, joilla tarjoajien määrää voidaan vähentää. Vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet eivät ole neuvoteltavissa. Lopuksi tarjoajat jättävät lopulliset tarjoukset, jotka vertaillaan ilmoitetuilla perusteilla. Hankintayksikkö voi myös pidättää oikeuden tehdä päätöksen suoraan alustavien tarjousten perusteella, jos se on ilmoittanut siitä hankintailmoituksessa.
Mitä se merkitsee yritykselle
Neuvottelu muuttaa tarjouksen rakentamisen logiikan. Alustavan tarjouksen on oltava vakuuttava mutta jätettävä liikkumavaraa: sitä käydään läpi kohta kohdalta, hinnasta aikatauluun ja teknisiin ratkaisuihin. On tiedettävä, mikä on kiinteää ja mikä joustaa, ja kustannukset on dokumentoitava, jotta jokainen kanta voidaan perustella.
Pk-yritykselle tämä on myös tilaisuus esittää hankintayksikön kuvittelemasta poikkeava ratkaisu, mihin avoin menettely ei anna mahdollisuutta. Valmistele neuvottelut yhtä huolellisesti kuin laatuselostus: kokouksista laaditaan muistiot, ja tasapuolisuus velvoittaa hankintayksikön antamaan saman tiedon kaikille.
Esimerkki
Koivurannan yliopistollinen sairaala haluaa logistiikan ohjausjärjestelmän, joka keskustelee sen nykyisten järjestelmien kanssa. Ennakoitu arvo on 1 500 000 euroa. Mikään markkinoilla oleva tuote ei vastaa tarpeeseen ilman mukauttamista, joten sairaala käynnistää neuvottelumenettelyn, valitsee neljä ehdokasta, käy kaksi neuvottelukierrosta ja tekee sopimuksen kolmenkymmenen hengen ohjelmistotalon kanssa, joka osasi sovittaa arkkitehtuurinsa ja hintansa.
Usein kysyttyä
Kuka päättää, että hankinta kilpailutetaan neuvottelumenettelyllä?
Hankintayksikkö omalla vastuullaan. Sen on kyettävä osoittamaan, että jokin laissa säädetty edellytys täyttyy, muuten menettelystä voidaan valittaa.
Onko kaikki neuvoteltavissa?
Ei. Tarjouspyynnön vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet pysyvät kiinteinä. Hinta, aikataulu ja tekniset ratkaisut voivat muuttua.
Mitä eroa on kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn?
Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä keskustellaan ensin mahdollisista ratkaisuista ja vasta sen jälkeen pyydetään tarjoukset. Neuvottelumenettelyssä neuvotellaan jo jätetyistä tarjouksista.