Elektronische Vergabe (eVergabe)
Die eVergabe verlagert Bekanntmachung, Unterlagen und Angebotsabgabe vollständig ins Netz. Rechtsrahmen, Werkzeuge und praktische Tipps für kleine Unternehmen.
Aktualisiert am 5. September 2026
Elektronische Vergabe, kurz eVergabe, bezeichnet die durchgehend elektronische Abwicklung des Vergabeverfahrens von der Bekanntmachung bis zum Vertragsschluss. Seit Oktober 2018 läuft die Kommunikation zwischen Auftraggebern und Unternehmen oberhalb der EU-Schwellenwerte grundsätzlich elektronisch über eine Vergabeplattform; unterhalb der Schwellenwerte haben UVgO und die Landesvergabegesetze nachgezogen.
Wie es funktioniert
Die §§ 9 bis 13 und 41 VgV verpflichten Auftraggeber, die Vergabeunterlagen kostenfrei und vollständig online bereitzustellen, und Unternehmen, Teilnahmeanträge und Angebote elektronisch einzureichen. Der gesamte Schriftverkehr im Verfahren, also Bieterfragen, Änderungen, Aufklärungsverlangen und Absageschreiben nach § 134 GWB, läuft über denselben Kanal. In Österreich gilt nach dem Bundesvergabegesetz Entsprechendes.
Das System besteht aus mehreren Bausteinen:
- die Vergabeplattform, die Abgaben verschlüsselt speichert und mit einem Zeitstempel versieht;
- der Bekanntmachungsservice unter oeffentlichevergabe.de, über den EU-weite und nationale Bekanntmachungen zentral veröffentlicht und als offene Daten abrufbar sind (verified 2026-09-05);
- die Einheitliche Europäische Eigenerklärung für die Eignungsprüfung;
- die elektronische Signatur oder die Textform, je nachdem, was die Unterlagen verlangen;
- die elektronische Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD, die gegenüber Bundesbehörden verpflichtend ist und in fast allen Ländern ebenfalls gilt.
Ausnahmen bestehen weiterhin, etwa für physische Modelle und Muster, für besondere Sicherheitsanforderungen und für Aufträge unterhalb der Bagatellgrenzen.
Was das für Unternehmen bedeutet
Die eVergabe erleichtert den Zugang zu öffentlichen Aufträgen erheblich: keine Papiermappen per Einschreiben, sofortiger und kostenfreier Zugang zu den Unterlagen, die Möglichkeit, auch bei weit entfernten Auftraggebern anzubieten.
Im Gegenzug verlangt sie Organisation: Konten auf den Plattformen Ihrer Zielkunden, etwa dem Bekanntmachungsservice, der e-Vergabe des Bundes, DTVP oder den Vergabemarktplätzen der Länder, eine eigene, überwachte E-Mail-Adresse, saubere Dateinamen und geforderte Formate, ein gültiges Signaturzertifikat, falls verlangt, und die Gewohnheit, am Vortag der Angebotsfrist abzugeben statt am Tag selbst.
Nach Auftragserteilung rechnen Sie elektronisch ab. Klären Sie früh, über welchen Zugang und mit welchen Leitweg- und Bestelldaten der Auftraggeber Rechnungen erwartet, sonst verzögert sich die Zahlung.
Beispiel
Ein Architekturbüro mit vier Mitarbeitenden bewirbt sich um einen nicht offenen Planungswettbewerb einer Stadt in Bayern für eine Grundschule mit einem Bauvolumen von 4 500 000 € netto. Die Bewerbung wird über die Vergabeplattform eingereicht, mit einer Eigenerklärung und Referenzen als PDF. Die sehr großen Wettbewerbspläne lädt das Büro am Vortag der Frist hoch. Papier ist nirgends nötig, mit Ausnahme eines Modells, das die Auslobung ausdrücklich verlangt.
Häufige Fragen
Ist die Abgabe auf Papier noch möglich?
Nur in den eng begrenzten Fällen der VgV und bei sehr kleinen Beschaffungen. In den meisten Verfahren ist die elektronische Abgabe zwingend, ein Papierangebot wäre auszuschließen.
Braucht man besondere Software?
Nein, für die meisten Plattformen genügt ein Browser. Eine Signaturkomponente ist nur nötig, wenn die Unterlagen eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur verlangen.
Gibt es noch eine Sicherungskopie auf Datenträger?
Anders als in Frankreich ist das in Deutschland nicht vorgesehen. Bei technischen Störungen zählen die Protokolle der Plattform und eine unverzügliche Meldung an den Auftraggeber.