Elektronische Signatur und Textform
Angebote werden elektronisch in Textform eingereicht; eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur darf nur ausnahmsweise verlangt werden.
Aktualisiert am 5. September 2026
Die elektronische Signatur ist das Verfahren, mit dem ein digitales Dokument rechtssicher unterzeichnet wird: Sie weist den Unterzeichner aus und sichert die Unverändertheit der Datei. Im deutschen Vergaberecht ist sie jedoch nicht der Regelfall. Angebote werden grundsätzlich in Textform übermittelt, und eine Signatur darf der Auftraggeber nur unter bestimmten Voraussetzungen verlangen.
Wie es funktioniert
Rechtlicher Rahmen ist die europäische eIDAS-Verordnung, die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen sowie elektronische Siegel unterscheidet. Nach § 53 Absatz 1 VgV reichen Unternehmen ihre Angebote in Textform nach § 126b BGB mithilfe elektronischer Mittel ein (verified 2026-09-05). Textform bedeutet: lesbare Erklärung, Nennung der erklärenden Person, dauerhafter Datenträger, keine Unterschrift. In der Praxis genügt das über die Vergabeplattform hochgeladene und abgesendete Angebot.
Nur wenn der Auftraggeber im Einzelfall prüft und feststellt, dass die zu übermittelnden Daten erhöhte Anforderungen an die Sicherheit stellen, darf er eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder ein entsprechendes Siegel verlangen. Dieselbe Systematik gilt unterhalb der EU-Schwellenwerte: § 38 UVgO und die VOB/A stellen es dem Auftraggeber frei, Textform zu verlangen, und lassen höhere Anforderungen nur nach einer Einzelfallprüfung zu. In Österreich sieht das Bundesvergabegesetz die elektronische Übermittlung ebenfalls vor und verweist für Signaturen auf eIDAS.
Welche Form gilt, steht in den Bewerbungsbedingungen. Verlangt der Auftraggeber eine qualifizierte Signatur, brauchen Sie ein Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters, das auf eine natürliche Person ausgestellt wird, die das Unternehmen vertreten darf.
Was das für Unternehmen bedeutet
Der wichtigste Punkt zuerst: Prüfen Sie bei jedem Verfahren, welche Form gefordert ist. In den meisten Fällen genügt die Textform, und ein zusätzlicher Aufwand für Signaturkarten entfällt. Wird eine qualifizierte Signatur verlangt, planen Sie Zeit ein. Die Identitätsprüfung beim Vertrauensdiensteanbieter dauert Tage bis Wochen; am Abend vor der Angebotsfrist lässt sich das nicht nachholen.
Signieren Sie in diesem Fall die geforderten Einzeldateien, insbesondere das Angebotsschreiben, nicht das Archiv, in dem sie liegen. Testen Sie das Signaturwerkzeug der Plattform im Vorfeld mit einer Testdatei.
Achten Sie auf die Vertretungsberechtigung: Signiert eine Mitarbeiterin ohne Prokura, sollte eine schriftliche Vollmacht beiliegen. Ein eingescannter Schriftzug hat keinerlei Signaturwirkung, auch wenn er in ein PDF eingefügt wurde.
Beispiel
Ein Elektrobetrieb gibt ein Angebot für die Erneuerung der Straßenbeleuchtung einer Gemeinde in Rheinland-Pfalz ab, Auftragswert 95 000 € netto. Die Bewerbungsbedingungen verlangen die Textform: Der Betrieb lädt Angebotsschreiben, Preisblatt und Konzept auf der Plattform hoch und sendet das Angebot mit seinem Benutzerkonto ab. Bei einem anderen Verfahren desselben Jahres, in dem sicherheitsrelevante Netzdaten übermittelt werden, verlangt der Auftraggeber eine fortgeschrittene Signatur; der Geschäftsführer signiert das Angebotsschreiben mit seinem Zertifikat.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Signaturkarte, um an Ausschreibungen teilzunehmen?
In der Regel nicht. Der gesetzliche Standard ist die Textform. Ein Zertifikat brauchen Sie nur, wenn der Auftraggeber es ausdrücklich fordert.
Welche Signaturstufe wird verlangt?
Wenn überhaupt, dann eine fortgeschrittene oder eine qualifizierte elektronische Signatur oder das entsprechende Siegel. Welche Stufe gilt, steht in den Vergabeunterlagen.
Wer unterschreibt bei einer Bietergemeinschaft?
Das regeln die Vergabeunterlagen. Üblich ist, dass alle Mitglieder die Bietergemeinschaftserklärung abgeben und das bevollmächtigte Mitglied das Angebot einreicht.