Udbud med forhandling
Udbud med forhandling giver ordregiveren mulighed for at forhandle tilbuddene over EU-tærskelværdien i nærmere bestemte tilfælde. Betingelser, forløb og råd til SMV'er.
Opdateret den 5. september 2026
Udbud med forhandling er en EU-udbudsprocedure, hvor ordregiveren forhandler tilbuddene med de udvalgte tilbudsgivere, før kontrakten tildeles. Den adskiller sig fra det offentlige eller begrænsede udbud, hvor forhandling er forbudt, og den er kun åben for ordregivere i de tilfælde, udbudsloven udtømmende opregner.
Sådan fungerer det
Efter udbudsloven § 61 kan en ordregiver bruge udbud med forhandling, når behovet ikke kan opfyldes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger, når kontrakten omfatter design eller innovative løsninger, når kontraktens karakter, kompleksitet eller risici gør forhandling nødvendig, eller når de tekniske specifikationer ikke kan fastlægges tilstrækkeligt præcist med henvisning til en standard (verified 2026-09-05). Proceduren er også åben, når et forudgående offentligt eller begrænset udbud kun har givet ukonditionsmæssige eller uacceptable tilbud. Ordregivende enheder på forsyningsområdet kan derimod frit vælge udbud med forhandling efter forudgående udbudsbekendtgørelse.
Proceduren gælder kontrakter, der når EU-tærskelværdierne: 140.000 € for statslige ordregiveres varer og tjenesteydelser, 216.000 € for øvrige ordregivere, 432.000 € for ordregivende enheder og 5.404.000 € for bygge- og anlægsarbejder.
Forløbet minder om det begrænsede udbud: udbudsbekendtgørelse, prækvalifikation, hvor mindst tre skal opfordres, når antallet begrænses, indledende tilbud og derefter en eller flere forhandlingsrunder, eventuelt med færre deltagere for hver runde. Mindstekravene og tildelingskriterierne kan ikke forhandles. Til sidst afgiver deltagerne et endeligt tilbud, der evalueres efter de offentliggjorte kriterier.
Hvad det betyder for en virksomhed
Forhandlingen ændrer måden at bygge et tilbud på. Det indledende tilbud skal være solidt, men efterlade plads til bevægelse, for det bliver gennemgået punkt for punkt: pris, tid, teknik. Du skal vide, hvad der er fast, og hvad der kan flyttes, og du skal kunne dokumentere dine omkostninger for at forsvare hver position.
For en mindre virksomhed er det samtidig en chance for at forklare en løsning, der afviger fra den, ordregiveren havde forestillet sig — noget et offentligt udbud ikke giver plads til. Forbered forhandlingsmøderne lige så grundigt som løsningsbeskrivelsen. Møderne bliver skriftligt dokumenteret, og ligebehandlingsprincippet forpligter ordregiveren til at give alle den samme information.
Eksempel
Et universitetshospital i Region Nordfjord ønsker et system til styring af interne logistikflow, der kan integreres med de eksisterende it-systemer, anslået til 11 mio. kr. Ingen standardløsning dækker behovet uden tilpasning, og hospitalet gennemfører derfor et udbud med forhandling. Fire virksomheder prækvalificeres, der forhandles i to runder, og kontrakten tildeles et softwarehus med tredive ansatte, som har justeret både arkitektur og pris undervejs.
Ofte stillede spørgsmål
Hvem afgør, om proceduren må bruges?
Ordregiveren, på eget ansvar. Ordregiveren skal kunne godtgøre, at en af betingelserne i § 61 er opfyldt, ellers kan procedurevalget påklages.
Kan alt forhandles?
Nej. Mindstekravene i udbudsmaterialet og tildelingskriterierne ligger fast. Pris, tidsplan og tekniske løsninger kan derimod udvikle sig.
Hvad er forskellen på konkurrencepræget dialog?
I den konkurrenceprægede dialog drøfter ordregiveren mulige løsninger, før tilbud afgives. Ved udbud med forhandling forhandles tilbud, der allerede foreligger.