Skriva en övertygande kvalitativ anbudsdel

Den kvalitativa delen av anbudet är det dokument beställaren använder för att sätta poäng på ert anbuds kvalitet. I de flesta upphandlingar väger kvaliteten lika tungt som priset, ibland tyngre. En genomarbetad text vinner kontrakt vid samma pris; en generisk text förlorar kontrakt trots ett lägre pris. Den här guiden förklarar hur den struktureras, skrivs och granskas.

Vad den kvalitativa anbudsdelen är till för

Beställaren känner er inte och får inte bedöma er på rykte. Poängen sätts utifrån de tilldelningskriterier som angetts i upphandlingsdokumenten, med en viktning som inte får ändras i efterhand. Lagen kräver dessutom att kriterierna presenteras så att det utifrån leverantörens egna uppgifter går att kontrollera hur väl anbudet uppfyller dem. Texten är alltså ert enda sätt att visa, kriterium för kriterium, att anbudet svarar mot behovet i kravspecifikationen. Det som inte står där finns inte för utvärderaren.

Följd: den kvalitativa delen byggs utifrån kriteriematrisen, aldrig utifrån en säljbroschyr.

Steg 1: bryt ned kriterierna

Innan ni skriver en rad, plocka ur upphandlingsdokumenten:

• varje kvalitetskriterium och underkriterium, med sin viktning eller sin poängmodell;
• det innehåll som efterfrågas för vart och ett, ofta preciserat ("leverantören ska beskriva bemanningen, kompetenserna och rutinen för vikarier");
• den mall som eventuellt är obligatorisk: många beställare tillhandahåller ett svarsformulär som ska fyllas i utan att struktureras om;
• formatgränserna: antal sidor eller tecken, teckensnitt, tillåtna bilagor.

Bygg en tabell i två kolumner, kriterium till vänster, avsnitt till höger. Tabellen blir er disposition och, längst fram i dokumentet, ett stöd för utvärderaren.

Steg 2: välj en läsbar struktur

Utan obligatorisk mall täcker den här strukturen de kriterier man normalt möter:

1. Förståelse av behovet. Formulera om beställarens sammanhang och utmaningar på en sida, med det ni lärde er av platsbesöket och frågorna. Det är avsnittet som skiljer ett skräddarsytt svar från ett klipp och klistra.
2. Metod och genomförande. Hur uppdraget utförs, fas för fas: uppstart, löpande drift, hantering av akuta ärenden, rapportering, avslut eller överlämning.
3. Bemanning. Team, kompetenser, en kontaktväg in, hantering av frånvaro och vikarier, kompetensutveckling. Namnge personerna och bifoga cv om dokumenten tillåter det.
4. Utrustning och tekniska resurser. Maskiner, system, fordon, produkter, med angivande av vad som är dedikerat till uppdraget.
5. Tidplan. En daterad plan, från start till avslut, med beställarens milstolpar.
6. Kvalitet, arbetsmiljö och miljö. Egenkontroll, indikatorer, hantering av avvikelser, riskförebyggande, konkreta miljöåtgärder.
7. Referenser. Tre till fem jämförbara uppdrag, med kontrollerbar kontaktperson, uppdragets art och volym.
8. Bilagor. Certifikat, produktblad, intyg, bara det som efterfrågats eller är till nytta.

Om beställaren har en obligatorisk mall ska den följas till punkt och pricka, inklusive ordningen och sidantalet. Beställaren får tillåta rättelser och kompletteringar, men är aldrig skyldig att göra det: ett svar utanför mallen kan bli nollpoäng på de rubriker som saknas.

Steg 3: skriv för utvärderaren

Utvärderingsgruppen läser många anbud på kort tid. Några regler höjer poängen vid samma innehåll:

• Ett påstående, ett bevis. "Vi är flexibla" är värt noll. "Jour dygnet runt, inställelse inom fyra timmar, åtagandet står i punkt 3 i vårt anbud" går att poängsätta.
• Beställarens ord. Återanvänd termerna från kravspecifikationen och rubrikerna från kriterierna. Utvärderaren letar efter ord; ge hen sina egna.
• Det specifika. Objektens namn, tillträdesvillkor, öppettider, de funktioner som nämns i underlaget visar att texten är skriven för just den här upphandlingen.
• Korta meningar och listor. En tanke per stycke, rubriker som följer kriterierna, tabeller för resurser och tidplan.
• Siffror. Bemanning, tider, frekvenser, andel egenkontroller, antal insatser. En siffra förpliktar och går att jämföra.
• Kontrollerad längd. Femton till trettio sidor räcker för en normal upphandling under tröskelvärdet. Därutöver ska varje ny sida ge poäng, annars kostar den poäng.

Steg 4: koppla texten till priset

Kvalitetstexten och priset läses tillsammans. En text som lovar sex heltidsanställda till ett pris som räcker till tre utlöser en begäran om förklaring enligt reglerna om onormalt låga anbud, eller sänker trovärdigheten i utvärderingen. Omvänt försvaras ett högre pris av resurser som syns i texten. Låt samma person läsa båda dokumenten.

Om alternativa anbud är tillåtna, vilket bara gäller när upphandlingsdokumenten uttryckligen anger det, presentera dem i ett eget avsnitt med egen prissättning, utan att försvaga grundanbudet.

En svensk särskild punkt: anbud blir normalt allmänna handlingar när tilldelningsbeslutet har fattats, och konkurrenter begär rutinmässigt ut dem. Begär sekretess för de avsnitt som verkligen innehåller affärshemligheter, med en konkret motivering, men skriv resten med vetskapen om att den kommer att läsas av marknaden.

Misstagen som kostar poäng

Bygg vidare från anbud till anbud

En kvalitativ anbudsdel skrivs aldrig från noll. Bygg ett bibliotek av byggstenar: typorganisation, rutinbeskrivningar, cv, certifikat, referenser, kvalitets- och miljöåtgärder. Vid varje ny upphandling består arbetet i att sätta ihop rätt byggstenar och sedan skriva de specifika avsnitten: förståelsen av behovet, tidplanen, anpassningen av resurserna. Begär utvärderingsprotokollet efter varje besked; eftersom handlingarna är offentliga får ni både poängen och motiveringarna, och de pekar exakt ut vilka byggstenar som behöver bli bättre.

Checklista för granskning

• Varje kriterium och underkriterium har ett identifierat avsnitt.
• En obligatorisk svarsmall är följd utan ändringar.
• Avsnittet om förståelse av behovet innehåller detaljer ur just den här upphandlingen.
• Varje åtagande är kvantifierat och knutet till en resurs.
• Efterfrågade cv, certifikat och referenser är bifogade och kontrollerbara.
• Texten är förenlig med priset och anbudsformuläret.
• Sidantal, teckensnitt och format följer dokumenten.
• Begäran om sekretess är formulerad och motiverad för rätt avsnitt.
• Granskning av någon som inte skrivit texten.

Guiden Svara på en offentlig upphandling steg för steg placerar texten i hela anbudet.