IT- och digitaliseringsupphandlingar: guiden för leverantörer

IT är en bransch där annonserna är svårare att hitta än inom bygg: beställarna placerar ofta sina digitala behov under den generiska rubriken konsulttjänster, och ordvalet skiftar från kommun till kommun. Den här guiden förklarar vad offentliga beställare faktiskt köper, hur kontrakten är byggda, och vilka filter som behövs för att inte missa annonserna.

Vad offentliga beställare köper

En kommun, en region, ett universitet eller en statlig myndighet köper, var för sig eller i samma ramavtal:

• Hårdvara: klienter, servrar, nätverk, telefoni, utskrift, interaktiva skärmar till skolan.
• Programvara och licenser: verksamhetssystem för ekonomi, HR, skola, socialtjänst, ärendehantering och fastighet, kontorssviter, licenser, underhåll och vidareutveckling.
• Utveckling: verksamhetsapplikationer, e-tjänster till invånarna, webbplatser, mobilappar, API:er och integrationer.
• Drift och förvaltning: övervakning, serverdrift, klientdrift, användarstöd, första till tredje linjen, applikationsförvaltning.
• Hosting och moln: applikationsdrift, säkerhetskopiering, katastrofåterställning, drift av vårdsystem med särskilda krav.
• Cybersäkerhet: granskningar, penetrationstester, säkerhetsövervakning, efterlevnadsarbete.
• Data och AI: öppna data, beslutsstöd, analys, automatisering.
• Kringtjänster: beställarstöd, förändringsledning, utbildning av medarbetare.

CPV-koder att kunna

Filtret på CPV-kod är det enda pålitliga sättet att täcka en bransch med instabila rubriker.

Gå därefter ned på grupp- eller klassnivå för att förfina. Metoden finns i Välja CPV-koder. Eftersom Sverige saknar en nationell ämnesordlista för annonser är CPV plus fritext det enda som står till buds, och fritexten måste täcka både svenska och engelska termer: drift, förvaltning, support, integration, verksamhetssystem, managed services.

Tröskelvärden som gäller

IT hör till varor och tjänster.

Beloppen gäller 2026 och 2027 enligt tillkännagivandet (2026:245) om tröskelvärden vid offentlig upphandling. Värdet beräknas på hela avtalstiden, inklusive options- och förlängningsklausuler: ett fyraårigt driftavtal passerar snabbt tröskelvärdet även hos en liten kommun.

De dominerande kontraktsformerna

Digitala tjänster upphandlas sällan som ett enda fast kontrakt.

• Ramavtalet är normen. Det fastställer priser och villkor utan att beställa något direkt.
• Avrop på fastställda villkor verkställer ramavtalet löpande: du är antagen, och beställningarna kommer efter behov, ofta med ett angivet takvärde.
• Ramavtal med flera leverantörer antar flera bolag och gör därefter en förnyad konkurrensutsättning för varje uppdrag. Att vara antagen ger då ingen garanterad omsättning: den verkliga konkurrensen ligger i varje avrop.
• Dynamiska inköpssystem används alltmer för konsulttjänster: systemet är öppet för nya leverantörer under hela sin livstid, och varje uppdrag konkurrensutsätts bland de kvalificerade. För ett litet bolag är det den enklaste vägen in, eftersom ansökan kan lämnas när som helst.
• Uppdelning i delkontrakt skiljer ofta på programvara, integration, drift och support, vilket öppnar delkontrakt för specialister.

Inköpscentraler och samordnade ramavtal

Många beställare avropar från en inköpscentral i stället för att upphandla själva. En statlig inköpscentral tecknar ramavtal som statliga myndigheter kan avropa från, och kommunsektorn har egna inköpscentraler. Den som avropar från ett sådant ramavtal anses ha fullgjort sina upphandlingsskyldigheter: ingen ny annons publiceras, och affären är stängd för den som inte är antagen.

Två slutsatser för en leverantör. För det första: bevaka inköpscentralernas egna upphandlingar, som annonseras som alla andra, löper över flera år och avgör vem som får sälja till hela sektorn. För det andra: dra inte slutsatsen att en myndighet inte köper bara för att den inte annonserar, den kan avropa.

Återkommande tekniska krav

Kravspecifikationen i en IT-upphandling innehåller nästan alltid samma krav, som är värda att förbereda en gång för alla:

• behandling av personuppgifter, personuppgiftsbiträdesavtal, var data och säkerhetskopior lagras och vilken jurisdiktion som gäller;
• informationssäkerhetsklassning, och för vissa verksamheter krav kopplade till säkerhetsskydd;
• digital tillgänglighet för offentliga gränssnitt enligt lagen om tillgänglighet till digital offentlig service;
• säkerhet: behörighetsstyrning, loggning, säkerhetskopiering, kontinuitetsplan, åtaganden om att åtgärda sårbarheter;
• servicenivåer: svars- och åtgärdstider, supporttider, viten;
• avveckling och interoperabilitet: exportformat, dokumentation, migrering av data vid avtalets slut, rättigheter till källkod.

Innovation och tidig dialog

Svensk rätt har inget särskilt undantag för innovationsköp. Det som finns är dels direktupphandling under 700 000 kronor, dels förfarandet för innovationspartnerskap när beställaren behöver utveckla något som inte finns på marknaden. Båda vinns i förväg, genom tidig dialog med beställaren innan upphandlingen startar, vilket är tillåtet så länge konkurrensen inte snedvrids. Förhandsannonser och marknadsundersökningar signalerar behov som är under förberedelse.

Checklista IT

• Bevakningsprofil på CPV 72 och 48, utvidgad till 30, 64 och 79 efter erbjudande.
• Synonymkluster klara för fritextsökning: drift, förvaltning, support, hosting, verksamhetssystem, integration.
• Ansökningar inlämnade till relevanta dynamiska inköpssystem.
• Bevakning av när målbeställarnas ramavtal löper ut.
• Ställningstagande gjort till inköpscentralernas ramavtal.
• Återanvändbara underlag om dataskydd, säkerhet, tillgänglighet, avveckling och servicenivåer.
• Referenser sorterade per behovstyp, med volym och avtalstid.
• Prismodell per konsultnivå och dag, i linje med den efterfrågade prisbilagan.

Scoutee följer de här IT-annonserna, spridda över flera annonsdatabaser och TED.