Priprava prepričljivega tehničnega dela ponudbe

Tehnični del ponudbe je dokument, s katerim naročnik oceni kakovost vaše ponudbe. V številnih postopkih ta kakovost tehta enako ali več kot cena. Dobro sestavljen tehnični del prinese naročilo ob enaki ceni, splošen tehnični del pa naročilo izgubi tudi ob nižji ceni. Ta vodnik pojasnjuje, kako ga zgraditi, napisati in pregledati.

Čemu služi tehnični del ponudbe

Naročnik vas ne pozna in vas po zakonu ne sme ocenjevati po ugledu. Točke dodeli po merilih za oddajo, objavljenih v navodilih ponudnikom, s ponderji, ki jih po objavi ne sme spreminjati. Tehnični del je vaše edino sredstvo, da po posameznem merilu izkažete, da vaša ponudba ustreza potrebi, opisani v tehničnih specifikacijah. Kar v njem ne piše, za komisijo ne obstaja.

To ima še eno posledico, ki je v Sloveniji pogosto podcenjena. Naročnik sme po odpiranju ponudb zahtevati dopolnitev ali pojasnilo formalnih pomanjkljivosti, ne sme pa dovoliti spreminjanja tistega dela ponudbe, ki se ocenjuje po merilih. Kar v tehničnem delu manjka na dan oddaje, tam ostane.

Zato se tehnični del gradi iz preglednice meril, nikoli iz prodajne predstavitve podjetja.

Prvi korak: razčlenite merila

Preden napišete prvo vrstico, iz navodil ponudnikom izluščite:

• vsako merilo in podmerilo, ki se nanaša na kakovost, s ponderjem;
• pričakovano vsebino vsakega, ki je pogosto natančno opisana ("ponudnik opiše kadre, ki jih namenja izvedbi, njihove kvalifikacije in ureditev nadomeščanja");
• predpisan obrazec, če obstaja: nekateri naročniki priložijo obrazec tehničnega dela ali opisa izvedbe, ki ga je treba izpolniti brez spreminjanja;
• omejitve oblike: število strani, pisava, dovoljene priloge.

Sestavite preglednico z dvema stolpcema, merilo levo, poglavje tehničnega dela desno. Ta preglednica postane vaš načrt in na začetku dokumenta pomoč komisiji pri ocenjevanju.

Drugi korak: izberite pregledno strukturo

Če obrazec ni predpisan, preverjena struktura pokrije večino meril, na katera boste naleteli:

1. Razumevanje potrebe. Na eni strani povzemite položaj in izzive naročnika, z ugotovitvami z ogleda lokacije in iz odgovorov na vprašanja. To poglavje loči ponudbo po meri od prepisane.
2. Metodologija in organizacija. Kako storitev izvajate, po fazah: uvajanje, redno izvajanje, ravnanje ob nujnih primerih, poročanje, zaključek pogodbe ali predaja.
3. Kadri. Ekipa, kvalifikacije, enotna kontaktna oseba, ureditev odsotnosti in nadomeščanja, usposabljanje. Ljudi navedite poimensko in priložite življenjepise, če navodila to dopuščajo.
4. Oprema in tehnična sredstva. Stroji, programska oprema, vozila, materiali, z označbo, kaj je namenjeno izključno temu naročilu.
5. Terminski načrt. Koledar z datumi od začetka do konca, z mejniki naročnika.
6. Kakovost, varnost, okolje. Notranje kontrole, kazalniki, ravnanje z neskladnostmi, preprečevanje tveganj, konkretni okoljski ukrepi.
7. Reference. Tri do pet primerljivih naročil, s preverljivo kontaktno osebo, vsebino in obsegom.
8. Priloge. Certifikati, tehnični listi, potrdila; samo tisto, kar je zahtevano ali uporabno.

Če naročnik predpiše obrazec, ga upoštevajte dobesedno, vključno z vrstnim redom poglavij in številom strani. Tehnični del zunaj obrazca lahko pri manjkajočih poglavjih dobi nič točk.

Tretji korak: pišite za komisijo

Strokovna komisija prebere več deset ponudb v nekaj dneh. Nekaj pravil dvigne oceno pri enaki vsebini:

• Ena trditev, en dokaz. "Smo odzivni" ne velja nič. "Dežurna telefonska številka vse dni v tednu, prihod v štirih urah, zaveza je zapisana v tretji točki ponudbe" se oceni.
• Naročnikov besednjak. Prevzemite izraze iz tehničnih specifikacij in naslove meril. Ocenjevalec išče besede; dajte mu njegove.
• Konkretnost. Imena lokacij, omejitve dostopa, obratovalni čas, izrazi iz dokumentacije kažejo, da je tehnični del napisan za ta postopek.
• Kratki stavki in seznami. Ena misel na odstavek, naslovi po merilih, preglednice za sredstva in terminski načrt.
• Številke. Število zaposlenih, roki, frekvence, deleži kontrol, število posegov. Številka zavezuje in se da primerjati.
• Obvladana dolžina. Petnajst do trideset strani zadošča za običajno naročilo male vrednosti. Vsaka nadaljnja stran mora prinesti točke, sicer jih odnese.

Četrti korak: uskladite tehnični del s ceno

Tehnični del in cena se bereta skupaj. Tehnični del, ki obljublja šest ljudi za polni delovni čas, ob ceni, ki jih financira tri, sproži poziv k pojasnilu iz naslova neobičajno nizke ponudbe ali zniža oceno verodostojnosti. Obratno se višja cena brani s sredstvi, ki so v tehničnem delu vidna. Oba dokumenta naj pregleda ista oseba.

Če so variante dopuščene, jih predstavite v ločenem poglavju, z lastnim izračunom cene, ne da bi oslabili osnovno ponudbo.

Napake, ki stanejo točke

Kopičite gradivo med postopki

Tehnični del se nikoli ne piše iz nič. Sestavite knjižnico gradnikov: tipska organizacija, opisi postopkov, življenjepisi, certifikati, reference, ukrepi kakovosti in okolja. Ob vsakem novem postopku delo obsega izbor ustreznih gradnikov in pisanje posebnih poglavij: razumevanje potrebe, terminski načrt, prilagoditev sredstev. Po vsakem izidu zahtevajte od naročnika obrazložitev in podrobne ocene; te povedo natanko, katere gradnike izboljšati.

Kontrolni seznam pred oddajo

• Vsako merilo in podmerilo iz navodil ponudnikom ima svoje poglavje.
• Predpisani obrazec, če obstaja, je upoštevan brez sprememb.
• Poglavje o razumevanju potrebe navaja elemente, značilne za ta postopek.
• Vsaka zaveza je ovrednotena in vezana na sredstvo.
• Zahtevani življenjepisi, certifikati in reference so priloženi in preverljivi.
• Tehnični del je skladen s ceno in obrazcem ponudbe.
• Število strani, pisava in oblika ustrezajo navodilom.
• Dokument je prebrala oseba, ki ga ni pisala.

Vodnik Oddaja ponudbe na javni razpis po korakih umešča tehnični del v celotno ponudbo.