Semnătura electronică
Semnătura electronică înlocuiește semnătura olografă în achizițiile publice. Nivel cerut, certificat calificat, moment al semnării și capcane.
Actualizat la 5 septembrie 2026
Semnătura electronică este procedeul care permite semnarea unui document digital într-un mod verificabil, garantând identitatea semnatarului și integritatea fișierului. În achizițiile publice din România ea înlocuiește semnătura olografă pentru formularul de ofertă, pentru propunerea tehnică și financiară și pentru celelalte documente încărcate în SEAP.
Cum funcționează
Cadrul juridic este Regulamentul european eIDAS, care distinge mai multe niveluri de semnătură, completat de legislația română privind semnătura electronică. Pentru depunerea ofertelor în SEAP se cere o semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat calificat, emis de un prestator de servicii de încredere acreditat, pe numele unei persoane fizice împuternicite să angajeze societatea.
Semnătura se aplică fișier cu fișier, cu ajutorul aplicației de semnare furnizate de emitentul certificatului sau al unui instrument integrat. Un fișier semnat conține semnătura în formatul propriu, de exemplu un PDF semnat, sau este însoțit de un fișier de semnătură separat. Autoritatea contractantă verifică apoi valabilitatea certificatului și integritatea documentului.
În practică, cerința se aplică la depunere: SEAP nu acceptă documentele ofertei fără semnătură electronică validă, iar fișa de date a achiziției precizează ce anume trebuie semnat. Contractul însuși se semnează, de regulă, tot electronic. DUAE se completează direct în sistem și urmează același regim.
Ce înseamnă pentru o firmă
Dacă participați regulat la proceduri, procurați-vă din timp un certificat calificat de semnătură, pe numele administratorului sau al unei persoane cu împuternicire scrisă. Emiterea presupune verificarea identității și poate dura câteva zile: nu lăsați acest pas pentru ziua depunerii. Rețineți și data de expirare a certificatului, care este de obicei de unul sau doi ani, și reînnoiți-l înainte de o procedură importantă.
Verificați la fiecare procedură ce documente trebuie semnate. Semnați fiecare piesă cerută, nu arhiva care le conține. Testați aplicația de semnare și încărcarea în SEAP înainte de ziua depunerii, mai ales după o actualizare de sistem sau după schimbarea calculatorului.
Rețineți că imaginea scanată a unei semnături olografe nu are nicio valoare de semnătură electronică, iar o ofertă semnată de o persoană fără împuternicire poate fi respinsă.
Exemplu
O firmă de instalații electrice participă la o procedură simplificată a comunei Podul Vechi pentru modernizarea iluminatului public, în valoare de 450.000 lei fără TVA. Administratoarea semnează cu certificatul calificat al firmei formularul de ofertă, propunerea tehnică și propunerea financiară, apoi le încarcă în SEAP cu o zi înainte de termenul-limită. După desemnarea ca ofertant câștigător, semnează electronic și contractul, iar autoritatea contractantă contrasemnează pe aceeași cale.
Întrebări frecvente
Certificatul de semnătură este obligatoriu pentru a participa?
Practic da: documentele ofertei încărcate în SEAP trebuie semnate electronic, iar semnarea contractului se face de regulă tot electronic.
Ce nivel de semnătură este necesar?
O semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat calificat, în sensul eIDAS. O semnătură calificată, cu dispozitiv securizat, este de asemenea acceptată.
Cine semnează oferta unei asocieri?
Potrivit documentației de atribuire, fie liderul asocierii semnează pentru toți, în baza acordului de asociere și a împuternicirii, fie fiecare asociat semnează documentele care îl privesc.