Mislukte aanbesteding en intrekking van de procedure

Een aanbesteding is mislukt wanneer zij geen enkele inschrijving heeft opgeleverd, of alleen inschrijvingen die ongeschikt, ongeldig of onaanvaardbaar zijn, zodat de aanbestedende dienst niet kan gunnen. Van intrekking is sprake wanneer de aanbestedende dienst besluit de procedure te staken, ook al lagen er bruikbare inschrijvingen. In beide gevallen komt er geen opdracht tot stand, maar de gevolgen verschillen.

Hoe het werkt

Het mislukken volgt uit de ontvangen inschrijvingen. Een inschrijving is ongeschikt als zij niets met de behoefte te maken heeft, ongeldig als zij niet aan de eisen van de stukken voldoet, en onaanvaardbaar als de prijs het beschikbare budget overschrijdt. Constateert de aanbestedende dienst dat, dan heeft hij twee wegen: opnieuw aanbesteden, of overstappen op een mededingingsprocedure met onderhandeling of zelfs een onderhandelingsprocedure zonder aankondiging, mits hij de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk wijzigt en, in het geval dat er wel geldige inschrijvingen waren, alle betrokken inschrijvers opnieuw uitnodigt.

Intrekking is een besluit van de aanbestedende dienst zelf. De Aanbestedingswet 2012 verplicht hem niet te gunnen, maar hij moet de intrekking wel motiveren en aan alle deelnemers meedelen: de behoefte is vervallen, de mededinging was onvoldoende, de stukken bevatten een fout, de context of het budget is gewijzigd. Intrekken kan tot het moment van het sluiten van de overeenkomst. Inschrijvers hebben in beginsel geen recht op vergoeding van hun kosten, tenzij de aanbestedende dienst onrechtmatig heeft gehandeld. Wil hij daarna dezelfde opdracht opnieuw in de markt zetten, dan moet er een reële wijziging tegenover staan.

Wat dit betekent voor een bedrijf

Een mislukte aanbesteding is een kans. De behoefte bestaat nog, de planning schuift op en er is vaak ruimte om rechtstreeks te onderhandelen. Hebt u een geldige inschrijving ingediend, dan staat u goed voor de volgende ronde. Hebt u niet gereageerd, houd dan de heraanbesteding in de gaten: de stukken worden meestal bijgesteld, met een herzien budget of lichtere eisen.

Is uw inschrijving ongeldig verklaard en heeft dat aan het mislukken bijgedragen, vraag dan om de precieze gronden, zodat u de fout niet herhaalt. Was zij onaanvaardbaar wegens de prijs, dan weet u dat het budget van de opdrachtgever lager lag dan uw raming.

Intrekking is frustrerender, omdat de geïnvesteerde tijd verloren is. Controleer of de opgegeven reden reëel is: een intrekking die alleen dient om een onwelgevallige inschrijver kwijt te raken, is in kort geding aanvechtbaar. De opschortende termijn na de mededeling geeft u de tijd om te reageren.

Voorbeeld

Een samenwerkingsverband van schoolbesturen besteedt de levering van schoolmaaltijden aan, geraamd op 130.000 euro exclusief btw per jaar. Er komt één inschrijving binnen, waarvan de prijs 40 procent boven het vastgestelde budget ligt. De aanbestedende dienst verklaart de aanbesteding mislukt. Hij besteedt opnieuw aan met soepeler eisen aan gecertificeerde producten en nodigt daarbij rechtstreeks drie regionale bedrijven uit, waaronder een cateraar die de eerste aankondiging had gemist. Die wint de opdracht.

Veelgestelde vragen

Mag een opdrachtgever na een mislukte aanbesteding onderhandelen?

Ja. Dat is een van de gevallen waarin de wet een onderhandelingsprocedure toestaat, soms zelfs zonder nieuwe aankondiging, mits de oorspronkelijke voorwaarden niet wezenlijk veranderen.

Krijg ik een vergoeding als de aanbesteding wordt ingetrokken?

In beginsel niet; uw inschrijfkosten blijven voor eigen rekening. Vergoeding is alleen denkbaar bij onrechtmatig handelen van de aanbestedende dienst, bijvoorbeeld een voorgewende reden.

Hoe kom ik te weten dat een aanbesteding is mislukt?

Deelnemers krijgen bericht. Vaak volgt een aankondiging dat niet is gegund, en de heraanbesteding verschijnt als nieuwe aankondiging, meestal met een vrijwel gelijke omschrijving.

Verwante termen

• Openbare en niet-openbare procedure
• Mededingingsprocedure met onderhandeling
• Aanbesteden onder de Europese drempels
• Abnormaal lage inschrijving
• Aankondiging van een gegunde opdracht

Scoutee kan u wijzen op heraanbestedingen van mislukte procedures in uw sector.