Kif twaqqaf monitoraġġ tas-sejħiet għall-offerti li tassew jaħdem

Monitoraġġ tas-sejħiet għall-offerti li jaħdem jitkejjel b'żewġ affarijiet: ma titlifx is-sejħiet li fihom kellek l-aħjar ċans li tirbaħ, u ma tqattax siegħa kuljum tgħarbel storbju. Kważi kull monitoraġġ improvizat jaqa' fl-istess nassa, it-tfittxija bil-kliem-ċavetta biss. Din il-gwida tiddeskrivi metodu f'sitt passi, li jaħdem kemm b'għodod bla ħlas kif ukoll b'servizz imħallas.

Għaliex il-kliem-ċavetta waħdu ma jasalx

It-tfittxija fuq il-pjattaformi pubbliċi hija litterali, mhux semantika. Jekk tfittex IT services u l-avviż jitkellem dwar managed services, sempliċement ma tarahx. Xerrej wieħed jikteb cleaning services, ieħor janitorial services, it-tielet building care: tliet titli għall-istess bżonn. F'Malta l-effett jinħass aktar milli wieħed jistenna, għax id-dokumenti tas-sejħa fil-prattika joħorġu bl-Ingliż u kull dipartiment għandu l-vokabularju tiegħu.

Il-kopertura tinbena għalhekk fuq it-tassonomiji uffiċjali qabel il-kliem. Filtru fuq kodiċi CPV jiswa aktar minn mitt sinonimu, għax il-kodiċi huwa obbligatorju fuq kull avviż Ewropew u jidher kemm fuq il-pjattaforma nazzjonali tal-akkwist kif ukoll fuq TED. Il-kliem-ċavetta jiġi wara, biex tirfina.

Pass 1: iddefinixxi l-perimetru

Qabel kull konfigurazzjoni, ikteb bl-iswed fuq l-abjad:

• in-natura tal-kuntratti li timmira għalihom: xogħlijiet, provvisti, servizzi;
• il-qafas ġeografiku: f'pajjiż daqs Malta l-filtru bil-lokalità kważi ma jservi għal xejn, imma tgħodd id-distinzjoni bejn Malta u Għawdex meta l-eżekuzzjoni titlob preżenza fuq il-post;
• id-daqs: il-valur li taħtu tweġiba ma tħallasx għaliha nfisha, u l-valur li 'l fuq minnu ma tistax twettaq waħdek;
• ix-xerrejja fil-mira: ministeri u dipartimenti tal-gvern ċentrali, aġenziji, kunsilli lokali, sptarijiet, l-università u l-korpi edukattivi, u l-entitajiet kontraenti tal-ilma, l-enerġija u t-trasport.

Dan il-perimetru mbagħad isir il-gradilja tat-tqassim tiegħek. Mingħajru, kollox jidher interessanti.

Pass 2: ibni l-profil bil-kodiċi CPV

Ibda mid-diviżjoni ta' żewġ ċifri, imbagħad inżel. L-aktar diviżjonijiet użati huma 45 għax-xogħlijiet tal-kostruzzjoni, 48 għas-softwer, 50 għall-manutenzjoni, 71 għall-arkitettura u l-inġinerija, 72 għas-servizzi tal-IT, 79 għas-servizzi lin-negozji, 80 għat-taħriġ, 85 għas-saħħa u 90 għall-ambjent u t-tindif. Il-brawżer uffiċjali tas-CPV iħallik tfittex bid-deskrizzjoni u toħroġ il-kodiċi eżatti.

Żewġ regoli mill-prattika. L-ewwel, ibqa' wiesa' fil-livell tad-diviżjoni sakemm il-volum jibqa' maniġġabbli: ix-xerrejja spiss jiżbaljaw il-kodiċi preċiż, rarament id-diviżjoni. It-tieni, żid il-kodiċi tal-bżonnijiet marbuta li taf twettaq, għax dawn spiss iħallu aktar mill-qalba tan-negozju. Il-metodu sħiħ jinsab fi Kif tagħżel il-kodiċi CPV tiegħek.

Hawn tispikka differenza ma' pajjiżi oħra: f'Malta ma teżistix tassonomija nazzjonali magħluqa ta' kliem tas-settur li tissupplimenta s-CPV. Dak ir-rwol jimlewh il-kategoriji u t-tipi ta' avviż tal-pjattaforma nazzjonali, flimkien mal-lista tal-awtoritajiet kontraenti: jekk tissottoskrivi għall-avviżi ta' dipartiment li jixtri regolarment mingħandek, tkopri bżonnijiet li l-ebda kodiċi ma jaqbadlek.

Pass 3: ħejji gruppi ta' sinonimi

It-tassonomiji ma jkoprux kollox, u parti mit-tfittxija tibqa' test sħiħ. Ħejji għalhekk, darba biss, grupp ta' għaxra sa għoxrin formulazzjoni għal kull qasam, bil-ġargon amministrattiv inkluż, u erġa' użah kullimkien. Mudell tal-lingwa jagħmel dan ix-xogħol tajjeb ħafna: itolbu, mill-perspettiva ta' xerrej pubbliku Malti, il-formulazzjonijiet li jintużaw fis-suġġett ta' avviż għall-attività tiegħek, il-kodiċi CPV rilevanti, u t-termini qrib li għandek teskludi biex tnaqqas l-istorbju.

Peress li d-dokumenti joħorġu bl-Ingliż, aħdem il-gruppi tiegħek bl-Ingliż l-ewwel, u żid varjanti bil-Malti biss fejn taf li x-xerrej juża t-titlu bil-Malti. Aħseb ukoll fis-saff proċedurali, komuni għas-setturi kollha: call for tenders, contract notice, request for quotations, framework agreement, expression of interest. Dan is-saff iservi biex tagħraf li paġna hija tassew avviż, u f'liema stat tinsab.

Pass 4: agħżel is-sorsi

Il-kunċett ta' profil tax-xerrej bħala sit separat għal kull awtorità ma jgħoddx f'Malta: hemm pjattaforma ċentrali waħda, u l-paġna tal-awtorità fi ħdanha tagħmel dak ix-xogħol. Din hija aħbar tajba, għax reġistrazzjoni waħda tiftaħlek is-suq kollu. Google, min-naħa l-oħra, mhuwiex għodda ta' monitoraġġ ta' kuljum: il-kontenut tal-pjattaforma jinsab wara formoli u sessjonijiet. It-twissijiet ta' Google jservu biex tiskopri sorsi, mhux biex issegwi n-novitajiet.

Pass 5: iffissa l-frekwenza u għarbel in-novitajiet

Il-pjattaforma nazzjonali tippubblika matul il-ġurnata tax-xogħol. Passata waħda kuljum fuq il-fluss iffiltrat hija biżżejjed fil-biċċa l-kbira tas-setturi; jekk tinżel taħt passata fil-ġimgħa, titlef is-sejħiet iżgħar li jagħlqu fi ftit ġimgħat.

It-tqassim isir l-ewwel bl-istruttura, mhux bil-qari:

1. iffiltra fuq in-natura tal-avviż: l-opportunitajiet huma l-avviżi ta' kuntratt biss. Ir-rettifiki, l-avviżi tal-għoti u l-kanċellazzjonijiet jieħdu sehem kbir mill-fluss;
2. iffiltra fuq id-data tal-pubblikazzjoni biex tara biss dak li huwa ġdid mill-aħħar passata tiegħek;
3. applika mbagħad il-filtri CPV, il-kategorija u l-awtorità kontraenti;
4. aqra fl-aħħar is-suġġett u d-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-offerti.

Żomm l-avviżi tal-għoti f'lista tieni, li tikkonsulta darba fix-xahar: jgħidulek min qed jirbaħ, bi liema prezz, u meta l-kuntratt jerġa' jiġi fis-suq.

Pass 6: agħmel it-tqassim sistematiku

Żomm tabella ta' segwitu li fiha, għal kull avviż miżmum: ir-referenza, l-awtorità, is-suġġett, id-data tal-għeluq, id-deċiżjoni li tirrispondi jew le, ir-raġuni tar-rifjut, u r-riżultat. Tliet effetti immedjati: tkejjel ir-rata ta' risposta u ta' rebħ tiegħek, tagħraf ix-xerrejja li jirritornaw, u tħejji t-tiġdid billi tinnota meta jiskadu l-kuntratti mogħtija lill-kompetituri tiegħek. F'suq daqs dak Malti dan l-aħħar punt jiswa ħafna: l-istess ftit għexieren ta' awtoritajiet jerġgħu jidhru sena wara sena.

Dwar dak li ġġib l-intelliġenza artifiċjali, il-limitu huwa ċar. L-assistenti ġeneralisti ma jsibux l-avviżi riċenti: l-aċċess tagħhom għall-pjattaformi huwa parzjali u spiss itellgħu sejħiet li diġà għalqu. Min-naħa l-oħra huma utli wara l-iskoperta, biex jespandu s-sinonimi, jiġbru fil-qosor avviż, jisiltu l-kriterji minn dossier tas-sejħa jew jgħinu fil-kitba. Użahom f'dak il-post, mhux minflok il-magna tat-tfittxija.

Lista ta' verifika għall-implimentazzjoni

• Perimetru miktub: natura, qafas ġeografiku, valuri, xerrejja fil-mira.
• Lista ta' kodiċi CPV ivvalidata, diviżjonijiet u kodiċi preċiżi.
• Kategoriji u awtoritajiet magħżula fuq il-pjattaforma nazzjonali.
• Gruppi ta' sinonimi miktuba u maħżuna, bl-Ingliż primarjament.
• Kont irreġistrat bħala fornitur, bid-dettalji tal-kumpanija aġġornati.
• Twissijiet issettjati fuq in-natura tal-avviż u d-data tal-pubblikazzjoni.
• Ritmu ta' konsultazzjoni ffissat, tal-anqas kull ġimgħa.
• Tabella ta' segwitu miżmuma, b'deċiżjonijiet motivati.
• Reviżjoni ta' kull xahar tal-avviżi tal-għoti tal-kompetituri.

Għal aktar dettall dwar is-sorsi nfushom, ara Kif issib sejħiet għall-offerti pubbliċi f'Malta. Scoutee jawtomatizza eżattament dan il-monitoraġġ għall-intrapriżi ż-żgħar u ta' daqs medju.