Annullation af udbud og ukonditionsmæssige tilbud

Et udbud slutter ikke altid med en kontrakt. Enten er der ingen tilbud, eller også er de tilbud, der kom, ukonditionsmæssige eller uegnede, og ordregiveren kan derfor ikke tildele. Eller også vælger ordregiveren at annullere udbuddet, selv om der lå brugbare tilbud, fordi der er en saglig grund til det.

Sådan fungerer det

De to situationer er forskellige.

Den første følger af tilbuddene. Et tilbud er uegnet, hvis det er uden sammenhæng med det, der er efterspurgt, og ukonditionsmæssigt, hvis det ikke opfylder kravene i udbudsmaterialet, for eksempel ved forbehold over for grundlæggende elementer, manglende dokumenter eller et beløb, der ligger over den ramme, ordregiveren har. Står ordregiveren uden konditionsmæssige tilbud, kan han gennemføre et nyt udbud eller, hvis betingelserne er opfyldt, gå videre med udbud med forhandling og i visse tilfælde uden ny bekendtgørelse, forudsat at kravene ikke ændres væsentligt, og at de tilbudsgivere, der afgav konditionsmæssige tilbud, tages med.

Den anden er en beslutning. En dansk ordregiver kan annullere et udbud indtil kontrakten er underskrevet, når han har en saglig og ikke-diskriminerende grund: behovet er bortfaldet, konkurrencen har været for tynd, materialet indeholder en fejl, bevillingen er væk, eller forudsætningerne har ændret sig. Tilbudsgiverne skal underrettes om beslutningen og begrundelsen, og de har som udgangspunkt ingen ret til godtgørelse for deres omkostninger. En annullation, der reelt bruges til at komme uden om en bestemt tilbudsgiver, kan indbringes for Klagenævnet for Udbud.

Hvad det betyder for en virksomhed

Et udbud uden konditionsmæssige tilbud er en mulighed. Behovet er stadig der, tidsplanen skrider, og der er ofte adgang til at forhandle direkte. Afgav du et konditionsmæssigt tilbud, står du godt i næste runde. Bød du ikke, så hold øje med genudbuddet: materialet er som regel justeret, med et større budget eller lempede krav.

Blev dit tilbud afvist som ukonditionsmæssigt, så bed om den præcise begrundelse, så fejlen ikke gentager sig. Blev det afvist, fordi prisen oversteg budgettet, ved du nu, hvad ordregiveren havde regnet med.

En annullation er mere frustrerende, fordi den arbejdstid er tabt. Kontrollér, at grunden er reel, og at et genudbud ikke i realiteten er det samme indkøb med en anden vinder.

Eksempel

Et fælleskommunalt skoleselskab i Bjerregård annoncerer levering af mad til skolekøkkener, anslået til 2,4 mio. kr. om året. Der kommer kun ét tilbud, og prisen ligger 40 procent over budgettet, så udbuddet annulleres. Selskabet genudbyder opgaven med lempede krav til økologiandel og opfordrer samtidig tre lokale virksomheder direkte. En cateringvirksomhed, der ikke havde set den første annonce, byder og vinder.

Ofte stillede spørgsmål

Må ordregiveren forhandle, når der ikke kom konditionsmæssige tilbud?

Ja, det er en af de situationer, hvor udbudsloven åbner for udbud med forhandling, i visse tilfælde uden ny bekendtgørelse, så længe de oprindelige krav ikke ændres væsentligt.

Har jeg krav på godtgørelse, hvis udbuddet annulleres?

Som udgangspunkt nej. Dine omkostninger er dine egne. Erstatning kommer først på tale, hvis ordregiveren har begået en fejl, for eksempel ved en fiktiv begrundelse.

Hvordan opdager jeg, at et udbud er annulleret?

Tilbudsgiverne underrettes direkte. Ved EU-udbud offentliggøres beslutningen også i en bekendtgørelse, og genudbuddet dukker op som en ny udbudsbekendtgørelse med næsten samme titel.

Relaterede begreber

• Offentligt og begrænset udbud
• Udbud med forhandling
• Indkøb under tærskelværdien
• Unormalt lavt tilbud
• Bekendtgørelse om indgået kontrakt

Scoutee kan gøre dig opmærksom på genudbud af annullerede udbud i din branche.