Elektronski podpis
Elektronski podpis v javnem naročanju nadomešča lastnoročnega. Katera raven se zahteva, kje dobiti kvalificirano potrdilo in katere napake stanejo naročilo.
Posodobljeno 5. september 2026
Elektronski podpis je postopek, s katerim se digitalni dokument podpiše tako, da sta zanesljivo izkazana istovetnost podpisnika in nespremenjenost datoteke. V javnem naročanju nadomešča lastnoročni podpis na obrazcu ponudbe, izjavah in pogodbi, ki se izmenjujejo elektronsko.
Kako deluje
Pravni okvir je evropska uredba eIDAS, ki jo v Sloveniji dopolnjuje zakon o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja. Uredba loči tri ravni: navadni elektronski podpis, naprednega in kvalificiranega. Kvalificirani elektronski podpis, ki temelji na kvalificiranem potrdilu in sredstvu za ustvarjanje podpisa, je edini, ki je po zakonu izenačen z lastnoročnim.
Kvalificirano digitalno potrdilo se glasi na fizično osebo, praviloma na zakonitega zastopnika ali na osebo s pisnim pooblastilom za zastopanje. Izdajajo ga overitelji, vpisani v register kvalificiranih ponudnikov storitev zaupanja, izdaja pa zahteva preverjanje istovetnosti in traja nekaj delovnih dni.
V postopkih javnega naročanja se ponudba odda v sistemu e-JN ali v drugem dovoljenem elektronskem okolju. Prijava v sistem in oddaja sta že sama po sebi obliki identifikacije, zato splošne zakonske zahteve po podpisu vsake datoteke ponudbe ni. Ali je elektronski podpis zahtevan in za katere dokumente, določi naročnik v navodilih ponudnikom. Pogosto je podpis zahtevan šele pri pogodbi in pri finančnih zavarovanjih, ne pa ob oddaji.
Kaj to pomeni za podjetje
Če se na javna naročila prijavljate redno, si kvalificirano digitalno potrdilo priskrbite vnaprej, na ime zastopnika ali osebe s pisnim pooblastilom, in poskrbite, da ne poteče sredi postopka. Rok veljavnosti si zabeležite; podaljšanje traja in ga ni mogoče urediti na dan oddaje.
Pri vsakem razpisu preverite, kaj se podpisuje in kdaj. Če je podpis zahtevan, podpišite vsak zahtevan dokument posebej, ne stisnjene mape, ki jih vsebuje, in uporabite obliko podpisa, ki jo okolje sprejema. Postopek podpisovanja preizkusite pred zadnjim dnem.
Zavedajte se, da optično prebran lastnoročni podpis ni elektronski podpis in dokumentu ne daje nobene dodatne dokazne moči. Enako velja za sliko podpisa, vstavljeno v dokument.
Primer
Elektroinštalatersko podjetje pridobi naročilo male vrednosti občine za prenovo javne razsvetljave v vrednosti 95.000 evrov brez DDV. Navodila ponudnikom podpisa ob oddaji ponudbe niso zahtevala, zahtevajo pa ga pri pogodbi. Po prejemu odločitve o oddaji naročila direktorica pogodbo podpiše s kvalificiranim digitalnim potrdilom, naročnik jo elektronsko sopodpiše, podpisan izvod pa je poslan po elektronski poti. Zavarovanje za dobro izvedbo podjetje predloži v obliki, ki jo zahteva dokumentacija.
Pogosta vprašanja
Ali za oddajo ponudbe potrebujem digitalno potrdilo?
Za oddajo praviloma ne, saj zadostuje prijava v elektronsko okolje, razen če naročnik podpis izrecno zahteva. Potrebno pa je ob podpisu pogodbe, kadar se ta sklepa elektronsko.
Katera raven podpisa je potrebna?
Kadar je zahtevan podpis, je varna izbira kvalificirani elektronski podpis, ki je izenačen z lastnoročnim. Napredni podpis zadostuje le, če ga dokumentacija izrecno dopušča.
Kdo podpiše pri skupni ponudbi?
Odvisno od dokumentacije. Podpiše lahko vodilni partner na podlagi pooblastila vseh, ali pa vsak partner podpiše svoj del in ESPD zase.