Voorschot en betalingstermijn

Een voorschot is een bedrag dat de aanbestedende dienst aan de opdrachtnemer betaalt voordat er iets is geleverd of aanvaard, om de opstartkosten te kunnen dragen: materiaal inkopen, mensen vrijmaken, bestellingen plaatsen bij leveranciers. Het wordt daarna verrekend met de latere betalingen.

Hoe het werkt

Anders dan in Frankrijk kent Nederland geen wettelijk recht op een voorschot: de Aanbestedingswet 2012 regelt de aanbestedingsprocedure, niet de bevoorschotting (het begrip komt in de wet niet voor). Of u een voorschot krijgt, is dus contractwerk. Het staat of valt met de administratieve voorwaarden en de inkoopvoorwaarden die op de opdracht van toepassing zijn: de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARIV), de rijksvoorwaarden voor diensten (ARVODI) en voor IT (ARBIT) bij het Rijk, de UAV 2012 of de UAV-GC 2005 bij werken, en gemeentelijke of provinciale inkoopvoorwaarden daarbuiten. Wordt een voorschot toegestaan, dan vraagt de inkoper er vrijwel altijd zekerheid voor: een bankgarantie of een inhouding ter hoogte van het bedrag.

Wat in Nederland de plaats van het Franse verplichte voorschot inneemt, zijn twee andere mechanismen. Ten eerste termijnbetalingen: bij werken en langlopende diensten betaalt de opdrachtgever periodiek naar rato van de voortgang, zodat u niet tot de oplevering hoeft voor te financieren. Ten tweede een harde betalingstermijn: een overheidsinstantie moet facturen binnen 30 dagen betalen, en bij overschrijding loopt van rechtswege wettelijke handelsrente (artikel 6:119b Burgerlijk Wetboek).

In België is het voorschot wel uitdrukkelijk geregeld. Artikel 67 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 met de algemene uitvoeringsregels somt de gevallen op waarin voorschotten mogen worden toegestaan, onder meer bij opdrachten die zeer zware voorafgaande investeringen vergen; de opdrachtdocumenten bepalen de precieze voorwaarden.

Wat dit betekent voor een bedrijf

Zoek de betalingsregeling op voordat u prijst. Lees in de aanbestedingsstukken hoe vaak er wordt betaald, waarop een termijnbetaling wordt gebaseerd, of er een voorschot mogelijk is en welke zekerheid daar tegenover staat. Bij opdrachten met een zware aanloop, zoals een installatie of een maatwerkproductie, is dit even bepalend voor uw marge als de prijs zelf.

Ontbreekt een voorschot en zijn de termijnbetalingen schaars, verwerk de financieringskosten dan in uw prijs in plaats van ze te dragen. Vindt u de regeling onredelijk, stel dan tijdens de vragenronde een aanpassing voor: de Gids Proportionaliteit verlangt dat contractvoorwaarden in verhouding staan tot de opdracht.

Werkt u met onderaannemers, stem uw eigen betaalafspraken af op wat u van de opdrachtgever ontvangt, anders financiert u de keten voor.

Voorbeeld

Een timmerbedrijf sluit met het Rijksvastgoedbedrijf een opdracht voor het vernieuwen van een dak, 300.000 euro over acht maanden. De stukken sluiten een voorschot uit, maar voorzien in maandelijkse termijnbetalingen op basis van de gerealiseerde voortgang, betaald binnen 30 dagen na factuur. Het bedrijf vraagt bij zijn houtleverancier dertig dagen uitstel en overbrugt zo de eerste maand zonder krediet.

Veelgestelde vragen

Kan ik om een voorschot vragen?

U kunt het tijdens de vragenronde voorstellen, maar de inkoper hoeft er niet op in te gaan. Doe het nooit pas na de gunning: de voorwaarden liggen dan vast.

Wanneer moet de overheid betalen?

Binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur of van de prestatie. Alleen als de bijzondere aard van de overeenkomst dat objectief rechtvaardigt mag uitdrukkelijk een langere termijn worden afgesproken, en die bedraagt dan ten hoogste 60 dagen (artikel 6:119b, vijfde lid, Burgerlijk Wetboek).

Is een voorschot hetzelfde als een termijnbetaling?

Nee. Een termijnbetaling vergoedt werk dat al is verricht en aanvaard; een voorschot is voorfinanciering die later wordt verrekend.

Verwante termen

• Bankgarantie en inhoudingen
• Administratieve contractvoorwaarden
• Inschrijvingsbiljet
• Onderaanneming
• Indexering en prijsherziening