Inschrijvingsbiljet (aanbiedingsformulier)

Het inschrijvingsbiljet, in de aanbestedingsstukken ook aanbiedingsformulier, inschrijfformulier of inschrijvingsstaat genoemd, is het document waarmee een ondernemer verklaart dat hij de opdracht uitvoert tegen de door hem geboden prijs en voorwaarden. Het is het stuk dat de inschrijving juridisch bindend maakt; bij gunning en aanvaarding ontstaat de overeenkomst.

Hoe het werkt

Het formulier zit in de aanbestedingsstukken, meestal als verplicht model dat u ongewijzigd moet gebruiken. Bij werken onder de Europese drempel schrijft het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016), dat het Aanbestedingsbesluit voor werken onder de drempel verplicht stelt volgens pas toe of leg uit, zelfs voor welk model en welke bijlagen worden gebruikt. U vult uw bedrijfsgegevens in, het perceel of de percelen waarop u inschrijft, het inschrijvingsbedrag exclusief btw (een vaste som, of een verwijzing naar de eenheidsprijzenstaat), de uitvoeringstermijn en eventueel uw gegevens voor betaling.

Schrijft u in als combinatie, dan worden alle deelnemers en de penvoerder op het formulier vermeld, met een volmacht. Onderaannemers op wier capaciteit u zich beroept, worden bij de inschrijving opgegeven, doorgaans in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument en op een apart formulier.

De aanbestedingsleidraad bepaalt of het formulier bij inschrijving moet worden ondertekend of pas door de winnende partij. Wordt om digitale ondertekening gevraagd, dan moet de elektronische handtekening voldoen aan het niveau dat de opdrachtgever eist. In België is het offerteformulier bij het bestek meestal een verplicht model waarvan afwijken de offerte ongeldig maakt.

Wat dit betekent voor een bedrijf

Vul het formulier met uiterste zorg in. Het bedrag dat erop staat, is het bedrag waaraan u vastzit: controleer of het exact overeenkomt met uw prijsonderbouwing of uw hoeveelhedenstaat, zowel exclusief als inclusief btw. Een verschil kan leiden tot terzijdelegging of, erger, tot een contract tegen een verkeerde prijs.

Controleer of de ondertekenaar volgens het handelsregister bevoegd is de onderneming te binden. Bij een combinatie moeten alle deelnemers de penvoerder hebben gemachtigd of zelf tekenen.

Wijzig het model niet. Voorbehouden, eigen leveringsvoorwaarden of voorwaardelijke formuleringen op het inschrijvingsbiljet maken de inschrijving ongeldig, en dat gebrek is doorgaans niet herstelbaar.

Voorbeeld

Een schoonmaakbedrijf schrijft in op een meervoudig onderhandse procedure van een gemeente voor het onderhoud van gemeentelijke gebouwen, geraamd op 110.000 euro exclusief btw over drie jaar. Het vult op het aanbiedingsformulier een jaarbedrag van 35.800 euro in, verwijst naar de bijgevoegde prijzenstaat en geeft één onderaannemer voor glasbewassing op. De leidraad vraagt geen handtekening bij inschrijving: het bedrijf ondertekent digitaal zodra het de voorlopige gunning ontvangt.

Veelgestelde vragen

Moet ik het inschrijvingsbiljet bij inschrijving ondertekenen?

Alleen als de aanbestedingsleidraad dat eist. Veel opdrachtgevers vragen de handtekening pas van de winnende inschrijver, om niet alle deelnemers te belasten.

Hoe lang ben ik aan mijn inschrijving gebonden?

Gedurende de gestanddoeningstermijn die in de leidraad staat, vaak enkele weken tot enkele maanden. De overeenkomst ontstaat pas bij definitieve gunning.

Kan ik een fout na sluiting nog herstellen?

Vóór de sluitingsdatum kunt u een nieuwe inschrijving indienen die de vorige vervangt. Daarna is alleen herstel mogelijk als de opdrachtgever daarom vraagt, en enkel bij kennelijke, eenvoudig vast te stellen fouten.

Verwante termen

• Elektronische handtekening
• Aanbestedingsstukken
• Onderbouwing van de vaste prijs
• Combinatie en samenwerking bij inschrijving
• Onderaanneming