Elektronische handtekening
De elektronische handtekening vervangt de natte handtekening bij aanbestedingen. Welk niveau eIDAS vraagt, welk certificaat en welke valkuilen.
Bijgewerkt op 5 september 2026
Een elektronische handtekening is de techniek waarmee een digitaal document betrouwbaar wordt ondertekend, met zekerheid over de identiteit van de ondertekenaar en over de onaangetastheid van het bestand. Bij overheidsopdrachten vervangt zij de handgeschreven handtekening op het inschrijvingsbiljet en op de andere contractuele stukken die elektronisch worden uitgewisseld.
Hoe het werkt
Het juridische kader is de Europese eIDAS-verordening, die drie niveaus onderscheidt: de gewone elektronische handtekening, de geavanceerde handtekening, die uniek aan de ondertekenaar is verbonden en wijzigingen zichtbaar maakt, en de gekwalificeerde handtekening, die berust op een gekwalificeerd certificaat van een erkende vertrouwensdienstverlener en dezelfde rechtsgevolgen heeft als een natte handtekening.
Anders dan in Frankrijk, waar een ministerieel besluit een minimumniveau voorschrijft, bepaalt in Nederland de opdrachtgever zelf welk niveau hij vraagt en legt hij dat vast in de aanbestedingsleidraad. In de praktijk volstaat bij veel aanbestedingen het ondertekenen binnen de beveiligde omgeving van het aanbestedingsplatform, waar het account, de inlog en het tijdstempel de identiteit borgen. Bij grotere of gevoelige opdrachten, en vaak bij het tekenen van de overeenkomst zelf, wordt een gekwalificeerde handtekening gevraagd, met een certificaat op naam van een natuurlijke persoon die de onderneming rechtsgeldig mag vertegenwoordigen.
Ondertekenen gebeurt bestand voor bestand, met een ondertekentool van het platform of een eigen tool. Een ondertekend bestand draagt de handtekening in zichzelf, bijvoorbeeld een ondertekende PDF, of gaat vergezeld van een apart handtekeningbestand. De opdrachtgever controleert daarna de geldigheid van het certificaat en de integriteit van het document. In België verloopt ondertekenen op e-Procurement standaard met de elektronische identiteitskaart of een gekwalificeerd certificaat.
Wat dit betekent voor een bedrijf
Schrijft u regelmatig in, zorg dan dat u over een certificaat op het juiste niveau beschikt, op naam van de bestuurder of van iemand met een schriftelijke volmacht. Een certificaat aanvragen kost dagen tot weken, met identiteitscontrole: begin er niet aan de vooravond van een indiening aan.
Controleer per aanbesteding of ondertekening al bij de inschrijving wordt gevraagd of pas bij gunning. Wordt zij gevraagd, teken dan elk gevraagd document afzonderlijk, in de regel het inschrijvingsbiljet en de eigen verklaring, en niet alleen het zip-bestand waarin ze zitten. Test uw tool op het platform vóór de dag zelf.
Onthoud ten slotte dat een gescande natte handtekening geen elektronische handtekening is: zij bewijst niets over identiteit of integriteit, en een opdrachtgever die het gevraagde niveau eist, mag haar afwijzen.
Voorbeeld
Een elektrotechnisch installateur wint een onderhandse aanbesteding van de gemeente Rennevliet voor het aanpassen van de openbare verlichting, ter waarde van 95.000 euro exclusief btw. De leidraad vroeg bij indiening alleen ondertekening binnen het platform. Na de gunningsbeslissing ontvangt het bedrijf de uitgewerkte overeenkomst en tekent die met het gekwalificeerde certificaat van de directeur. De gemeente ondertekent elektronisch mee en de opdracht wordt langs dezelfde weg definitief.
Veelgestelde vragen
Heb ik een certificaat nodig om te kunnen inschrijven?
Niet altijd. Veel opdrachtgevers accepteren ondertekening binnen het platform bij de inschrijving. Voor de overeenkomst zelf is een gekwalificeerd certificaat vaak wel nodig.
Welk niveau is vereist?
Wat de aanbestedingsleidraad voorschrijft. Vraagt de opdrachtgever een gekwalificeerde handtekening, dan volstaat een geavanceerde niet, en omgekeerd is een gekwalificeerde handtekening altijd voldoende.
Hoe tekent een combinatie?
Volgens de leidraad: ofwel tekent de penvoerder namens allen op basis van een volmacht, ofwel ondertekent elk lid het inschrijvingsbiljet.