Sluitingsdatum voor het indienen van inschrijvingen

De sluitingsdatum voor het indienen van inschrijvingen is de dag en het tijdstip waarna een aanbestedende dienst geen enkele inschrijving op een aanbesteding meer aanneemt. Een inschrijving die ook maar één minuut te laat binnenkomt, wordt zonder inhoudelijke beoordeling terzijde gelegd.

Hoe het werkt

De sluitingsdatum staat in de aankondiging van de opdracht en in de aanbestedingsleidraad. Bij Europese procedures schrijft de Aanbestedingswet 2012 minimumtermijnen voor tussen de verzending van de aankondiging en de sluiting; die termijnen verschillen per procedure en mogen worden verkort wanneer een vooraankondiging is gepubliceerd of wanneer volledig elektronisch wordt ingeschreven. Onder de Europese drempels bepaalt de aanbestedende dienst de termijn zelf, maar hij moet redelijk en proportioneel zijn ten opzichte van de complexiteit van de opdracht.

Door het digitaal aanbesteden telt de tijdstempel van het aanbestedingsplatform, in Nederland doorgaans TenderNed. De inschrijving moet vóór het genoemde tijdstip volledig geüpload zijn, niet alleen begonnen. Een pakket van enkele honderden megabytes kan lang duren.

De aanbestedende dienst mag de sluitingsdatum verschuiven, bijvoorbeeld na een ingrijpende nota van inlichtingen, een late beantwoording van vragen of een storing van het platform. Hij moet dat dan aan alle gegadigden melden. In België geldt dezelfde logica op het e-Procurementplatform.

Wat dit betekent voor een bedrijf

Te laat indienen is de meest frustrerende afwijzingsgrond, want zij heeft niets met de kwaliteit van uw inschrijving te maken. Een paar voorzorgsmaatregelen:

• Noteer datum én exact tijdstip, en controleer of het om 12.00 of 17.00 uur gaat, en welke tijdzone bij Europese aankondigingen geldt.
• Zoek de uiterste datum voor het stellen van vragen op; die ligt vaak een week of meer vóór de sluiting.
• Dien uiterlijk de dag ervoor in. De meeste platforms laten toe een reeds ingediende inschrijving tot de sluiting te vervangen.
• Bewaar de ontvangstbevestiging met tijdstempel.
• Is een elektronische handtekening vereist, test uw certificaat dan enkele dagen van tevoren.

Verhindert een gebeurtenis buiten uw macht het indienen, zoals een aantoonbare storing van het platform, meld dat dan onmiddellijk schriftelijk aan de aanbestedende dienst.

Voorbeeld

Een woningcorporatie in Overijssel publiceert een openbare procedure voor het vervangen van cv-ketels in 400 woningen, geraamd op 2.100.000 euro exclusief btw. De sluiting staat op 14 oktober om 12.00 uur. Een installatiebedrijf begint om 11.40 uur met uploaden van tekeningen van 300 MB; het indienen is pas om 12.06 uur voltooid. De inschrijving wordt als te laat terzijde gelegd, terwijl indienen op de vorige dag genoeg was geweest.

Veelgestelde vragen

Kan ik uitstel van de sluitingsdatum krijgen?

U kunt er schriftelijk en gemotiveerd om vragen. De aanbestedende dienst beslist zelf, tenzij hij de stukken zelf te laat wezenlijk heeft gewijzigd.

Wat doe ik als het platform op de dag van indiening plat ligt?

Maak schermafdrukken met tijdstempel en neem meteen contact op met de helpdesk van het platform en met de aanbestedende dienst. Een aantoonbare storing rechtvaardigt doorgaans uitstel.

Geldt dezelfde datum voor aanmelding en inschrijving?

Bij een openbare procedure wel. Bij een niet-openbare procedure is er eerst een sluitingsdatum voor de aanmelding en daarna een tweede voor de inschrijving van de geselecteerde gegadigden.

Verwante termen

• Aanbestedingsleidraad
• Nota van inlichtingen
• Digitaal aanbesteden
• Aanbestedingsplatform
• Aankondiging van een opdracht

Scoutee kan u aan de sluitingsdatum herinneren van de aankondigingen die u volgt.