Aankoopcentrales en inkoopsamenwerking

Een aankoopcentrale is een aanbestedende dienst die opdrachten of raamovereenkomsten plaatst ten behoeve van andere opdrachtgevers, of die zelf leveringen en diensten inkoopt om die aan hen door te leveren. Nederland kent geen generalistische staatsaankoopcentrale zoals de Franse UGAP; die rol is verdeeld over categoriemanagement bij het Rijk, regionale inkoopsamenwerkingen en sectorale inkoopcombinaties.

Hoe het werkt

De Aanbestedingswet 2012 kent twee vormen. In de groothandelsvorm koopt de centrale zelf in en levert door aan haar deelnemers; in de bemiddelingsvorm plaatst zij raamovereenkomsten waarop haar deelnemers vervolgens afroepen of een minicompetitie houden. In beide gevallen wordt de afnemende opdrachtgever geacht aan zijn aanbestedingsplicht te hebben voldaan: hij hoeft geen eigen procedure meer te voeren.

In de praktijk ziet u vier soorten. Bij het Rijk bundelt categoriemanagement de inkoop van bijvoorbeeld ICT, voertuigen, energie en inhuur in landelijke raamovereenkomsten, die op TED worden aangekondigd. Gemeenten en provincies werken samen in regionale inkoopbureaus en gemeenschappelijke regelingen. In de zorg en het onderwijs bestaan sectorale inkoopcombinaties die namens tientallen instellingen aanbesteden. Daarnaast zijn er gelegenheidsvormen: een gezamenlijke aanbesteding waarbij meerdere opdrachtgevers één procedure voeren, met een van hen als penvoerder, zonder dat er een centrale ontstaat.

In België vervult de FOD BOSA een vergelijkbare rol met federale raamcontracten waarop andere overheden kunnen aansluiten, en heeft de Vlaamse overheid een eigen centrale voor gemeenschappelijke aankopen.

Wat dit betekent voor een bedrijf

Aankoopcentrales snijden twee kanten op. Enerzijds vangen zij een groot deel van de courante inkoop af: een leverancier die niet op hun raamovereenkomsten staat, verliest de toegang tot alle deelnemers die uitsluitend nog via die weg kopen. Anderzijds levert één gewonnen raamovereenkomst in één procedure een aanzienlijk volume op.

Deze opdrachten zijn veeleisend: landelijk volume, logistiek, financiële draagkracht en serviceniveaus. Het mkb komt binnen via regionale of gespecialiseerde percelen, in combinatie met anderen, of als onderaannemer of dealer van de winnende partij. Volg de aankondigingen van de centrales in uw sector, vaak maanden voordat de lopende overeenkomsten aflopen.

Weet ten slotte dat een opdrachtgever die via een centrale koopt, zelf niets aankondigt. Voor die klanten telt directe acquisitie en kennis van de lopende raamovereenkomsten zwaarder dan het volgen van aankondigingen.

Voorbeeld

Een regionale fabrikant van schoolmeubilair merkt dat verschillende scholen in zijn provincie hun bestellingen nu via een sectorale inkoopcombinatie plaatsen. Hij vindt op TED de aankondiging waarmee die combinatie haar raamovereenkomst voor schoolmeubilair vernieuwt, opgedeeld in percelen per productgroep en met een maximumwaarde van enkele tientallen miljoenen euro. Hij schrijft in combinatie met een fabrikant uit een andere regio in op het perceel tafels en stoelen, wint dat perceel en wordt daarmee leverancier voor alle aangesloten scholen.

Veelgestelde vragen

Is een opdrachtgever verplicht via een aankoopcentrale te kopen?

Nee. Aansluiten is in beginsel een keuze, al kan een gemeenschappelijke regeling of intern beleid het feitelijk voorschrijven.

Hoe word ik leverancier van een aankoopcentrale?

Door in te schrijven op haar aanbestedingen, aangekondigd op TenderNed en, boven de drempel, op TED. Een aparte erkenning of leverancierslijst buiten die procedures om bestaat niet.

Kan de afnemende organisatie nog over de prijs onderhandelen?

Niet los van de raamovereenkomst. Zij bestelt tegen de voorwaarden die in de procedure van de centrale zijn vastgelegd, eventueel na een minicompetitie tussen de gecontracteerde partijen.

Verwante termen

• Aanbestedende dienst en speciale-sectorbedrijf
• Raamovereenkomst
• Raamovereenkomst met afroep
• PBEU en TED
• Publieke inkoop

Scoutee kan de aankondigingen van de grote aankoopcentrales en inkoopsamenwerkingen voor u volgen.