Een overtuigend plan van aanpak schrijven

Het plan van aanpak is het document waarmee de opdrachtgever de kwaliteit van uw inschrijving beoordeelt. In de meeste procedures weegt die kwaliteit even zwaar als de prijs, of zwaarder. Een goed opgebouwd plan wint opdrachten bij gelijke prijs; een algemeen plan verliest opdrachten bij een lagere prijs. Deze gids legt uit hoe u het structureert, schrijft en nakijkt.

Waartoe het plan van aanpak dient

De opdrachtgever kent u niet en mag u niet op uw reputatie beoordelen. Hij geeft scores op basis van de gunningscriteria die in de aanbestedingsleidraad zijn bekendgemaakt, met een weging die hij achteraf niet meer mag veranderen. Nederland gunt in beginsel op de beste prijs-kwaliteitverhouding; alleen op de laagste prijs gunnen moet worden gemotiveerd. Het plan van aanpak is uw enige middel om, criterium voor criterium, aan te tonen dat uw inschrijving beantwoordt aan het programma van eisen. Wat er niet in staat, bestaat niet voor het beoordelingsteam.

Gevolg: u bouwt het plan op vanuit de beoordelingstabel, nooit vanuit een verkoopbrochure.

Stap 1: de criteria ontleden

Haal, voordat u één regel schrijft, uit de leidraad:

• elk kwalitatief criterium en subcriterium, met zijn weging en de gebruikte scoreschaal;
• wat er per criterium wordt verwacht, vaak expliciet omschreven (de inschrijver beschrijft de in te zetten mensen, hun kwalificaties en de wijze van vervanging);
• het voorgeschreven format als dat er is: veel opdrachtgevers leveren een invulformat of antwoordformulier dat ongewijzigd moet worden gebruikt;
• de vormgrenzen: maximaal aantal pagina's, lettergrootte, toegestane bijlagen;
• of er naast het geschreven stuk nog een presentatie of interview wordt beoordeeld, en met welk gewicht.

Maak een tabel met twee kolommen: criterium links, paragraaf van het plan rechts. Die tabel is uw inhoudsopgave en, vooraan in het document, een hulpmiddel voor de beoordelaars.

Stap 2: een leesbare structuur kiezen

Is er geen format voorgeschreven, dan dekt deze beproefde indeling het merendeel van de gangbare criteria:

1. Begrip van de opgave. Beschrijf de context en de knelpunten van de opdrachtgever in één pagina, met wat u hebt geleerd uit de schouw en uit de Nota van Inlichtingen. Deze paragraaf onderscheidt maatwerk van knip- en plakwerk.
2. Aanpak en organisatie. Hoe u de opdracht uitvoert, fase voor fase: opstart en implementatie, reguliere uitvoering, omgaan met storingen en spoed, rapportage, en overdracht aan het einde van het contract.
3. Mensen. Het toegewezen team, kwalificaties, één vast aanspreekpunt, omgaan met ziekte en verlof, opleiding. Noem namen en voeg cv's toe als de leidraad dat toestaat.
4. Materieel en middelen. Apparatuur, software, voertuigen, producten, en wat daarvan specifiek voor deze opdracht wordt vrijgemaakt.
5. Planning. Een gedateerd schema van opstart tot einde, met de mijlpalen van de opdrachtgever.
6. Kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid. Interne controles, indicatoren, afhandeling van afwijkingen, risicobeheersing, concrete milieumaatregelen en social return.
7. Referenties. Drie tot vijf vergelijkbare opdrachten, met een controleerbare contactpersoon, de aard en de omvang.
8. Bijlagen. Certificaten, productbladen, verklaringen: alleen wat gevraagd of nuttig is.

Schrijft de opdrachtgever een format voor, volg dat dan letterlijk, inclusief de volgorde van de rubrieken en het maximumaantal pagina's. Een plan buiten het format kan op de ontbrekende rubrieken nul punten krijgen, en alles boven de paginalimiet wordt vaak simpelweg niet gelezen.

Stap 3: schrijven voor het beoordelingsteam

Het beoordelingsteam leest tientallen plannen in enkele dagen. Een paar regels verhogen de score bij gelijke inhoud:

• Eén bewering, één bewijs. Wij zijn flexibel levert niets op. Telefonische bereikbaarheid zeven dagen per week, ter plaatse binnen vier uur, vastgelegd in artikel 3 van onze inschrijving levert punten op.
• Het vocabulaire van de opdrachtgever. Neem de termen uit het programma van eisen en de benamingen van de criteria over. De beoordelaar zoekt woorden; geef hem de zijne.
• Specifiek zijn. De namen van de locaties, de toegangsbeperkingen, de openingstijden, de functionarissen die in de stukken worden genoemd, laten zien dat het plan voor deze procedure is geschreven.
• Korte zinnen en opsommingen. Eén gedachte per alinea, kopjes die de criteria herhalen, tabellen voor middelen en planning.
• Cijfers. Bezetting, doorlooptijden, frequenties, controlepercentages, aantallen interventies. Een cijfer verplicht en laat zich vergelijken.
• Beheerste lengte. Vijftien tot dertig pagina's volstaan voor een gangbare nationale uitvraag. Daarboven moet elke extra pagina punten opleveren, anders kost ze punten.

Stap 4: plan en prijs op elkaar afstemmen

Het plan en de prijs worden samen gelezen. Een plan dat zes voltijds medewerkers belooft voor een prijs die er drie financiert, leidt tot een verzoek om onderbouwing wegens een abnormaal lage inschrijving, of tot een lagere score op geloofwaardigheid. Omgekeerd verdedigt u een hogere prijs met middelen die zichtbaar in het plan staan. Laat beide documenten door dezelfde persoon nalezen.

Is een alternatieve inschrijving toegestaan, presenteer die dan in een aparte paragraaf met een eigen calculatie, zonder de basisinschrijving te verzwakken.

Fouten die punten kosten

Kapitaliseren van inschrijving op inschrijving

Een plan van aanpak schrijft u nooit van nul. Bouw een bibliotheek met blokken: standaardorganisatie, procesbeschrijvingen, cv's, certificaten, referenties, kwaliteits- en milieumaatregelen. Bij elke nieuwe uitvraag bestaat het werk uit het samenvoegen van de juiste blokken en het schrijven van de specifieke delen: begrip van de opgave, planning, aanpassing van de inzet. Vraag na elke uitslag de scores en de motivering per criterium op; die vertellen precies welke blokken beter moeten.

Checklist voor het nalezen

• Elk criterium en subcriterium uit de leidraad heeft een eigen paragraaf.
• Het voorgeschreven format is, als het er is, ongewijzigd gevolgd.
• De paragraaf over begrip van de opgave noemt elementen die alleen op deze procedure slaan.
• Elke toezegging is becijferd en gekoppeld aan een middel.
• Gevraagde cv's, certificaten en referenties zijn bijgevoegd en controleerbaar.
• Het plan is consistent met de prijs en met het inschrijvingsbiljet.
• Paginalimiet, lettergrootte en opmaak voldoen aan de leidraad.
• Nagelezen door iemand die het document niet heeft geschreven.

De gids Stap voor stap inschrijven op een aanbesteding plaatst het plan van aanpak in het geheel van de inschrijving.