Működő hirdetményfigyelés felépítése

Egy hirdetményfigyelés két dolgon mérhető: nem marad le azokról az eljárásokról, amelyekre a legesélyesebb volt, és nem tölt naponta egy órát a zaj szűrésével. A rögtönzött figyelések szinte mindig ugyanott buknak el: a kulcsszavas keresésen. Ez az útmutató hat lépésben ír le egy módszert, amely ingyenes eszközökkel és fizetős szolgáltatással egyaránt működik.

Miért nem elég a kulcsszó

A közbeszerzési felületek keresése szó szerinti, nem jelentés szerinti. Ha informatikai szolgáltatásra keres, és a hirdetmény rendszerüzemeltetést ír, nem látja meg. Az egyik ajánlatkérő takarítási szolgáltatást ír, a másik intézménytakarítást, a harmadik épülettakarítást: három megnevezés ugyanarra az igényre.

A lefedettséghez ezért a hivatalos osztályozások vezetnek, és csak utánuk jönnek a szavak. Egy CPV-kód szerinti szűrő többet ér száz szinonimánál, mert a kód minden uniós hirdetményen kötelező, és szerepel a Közbeszerzési Értesítő, a TED és az EKR adatlapjain is. A kulcsszavak utána következnek, finomításra.

1. lépés: határolja körül a területet

Bármilyen beállítás előtt írja le feketén-fehéren:

• a megcélzott beszerzési tárgyat: építési beruházás, árubeszerzés, szolgáltatás megrendelése;
• a területet: azok a vármegyék és települések, ahol ténylegesen teljesíteni tud, beleértve azokat az országos intézményeket is, amelyeknek helyi telephelyeik vannak;
• a méretet: az az összeg, amely alatt nem éri meg ajánlatot adni, és az, amely fölött egyedül nem tudná teljesíteni;
• a célintézményeket: önkormányzatok, tankerületek, kórházak, egyetemek, állami társaságok, közszolgáltatók.

Ez a keret lesz a szűrési szempontrendszere. Nélküle minden érdekesnek tűnik.

2. lépés: építse a profilt CPV-kódokra

Induljon a két számjegyű főcsoportból, majd menjen lejjebb. A leggyakoribb főcsoportok: 45 építési munkák, 48 szoftverek, 50 karbantartás, 71 építészet és mérnöki szolgáltatás, 72 informatikai szolgáltatás, 79 üzleti szolgáltatás, 80 képzés, 85 egészségügy, 90 környezetvédelem és takarítás. A hivatalos CPV-kereső magyarul is engedi a leírás szerinti keresést és a pontos kódok kiemelését.

Két terepszabály. Először: maradjon tág a főcsoport szintjén, amíg a találatszám kezelhető, mert az ajánlatkérők gyakran tévesztik el a pontos kódot, a főcsoportot ritkán. Másodszor: vegye fel azoknak a kapcsolódó igényeknek a kódjait is, amelyeket el tud látni, mert ezek gyakran többet hoznak, mint a fő tevékenység. A részletes módszer a CPV-kódok kiválasztása útmutatóban van.

Egészítse ki a szerkezeti mezőkkel. Magyarországon nincs zárt szakmai tárgyszójegyzék a hirdetményekhez; ezt a szerepet a beszerzés tárgya, az eljárásrend, az eljárás fajtája, az ajánlatkérő típusa és a NUTS szerinti területi kód tölti be. Ezek minden hirdetményen szerepelnek, és a Közbeszerzési Értesítő hirdetményfigyelőjében közvetlenül szűrhetők.

3. lépés: készítsen szinonimacsokrokat

Az osztályozás nem fed le mindent, és több felületen csak teljes szöveges keresés van. Készítsen egyszer, területenként tíz-húsz megfogalmazásból álló csokrot, a hivatali zsargonnal együtt, és használja mindenhol. Egy nyelvi modell ezt nagyon jól elvégzi: kérje tőle, hogy magyar közbeszerzési ajánlatkérő szemszögéből sorolja fel a tevékenységéhez tartozó, hirdetmény tárgyában előforduló megfogalmazásokat, a hozzájuk illő CPV-kódokat és a zaj csökkentése érdekében kizárandó közeli kifejezéseket.

Gondoljon az eljárási rétegre is, amely minden ágazatban közös: ajánlati felhívás, ajánlattételi felhívás, eljárást megindító hirdetmény, közbeszerzési eljárás, nemzeti eljárásrend, keretmegállapodás. Ez arra jó, hogy felismerje, egy oldal valóban hirdetmény-e, és milyen állapotban van.

4. lépés: válassza ki a forrásokat

A hirdetmény nélküli, közvetlen felkéréses eljárásokat egyik forrás sem fedi le: azokhoz ismertség kell az ajánlatkérőnél. A Google nem napi figyelési eszköz: a Közbeszerzési Értesítő oldalait indexeli, az EKR-ben zajló eljárásokat viszont alig, mert a tartalom keresőűrlapok mögött van. A Google-értesítők forrásfelderítésre jók, nem az új találatok követésére.

5. lépés: állítsa be a gyakoriságot és szűrje az újdonságokat

A Közbeszerzési Értesítő folyamatosan jelenik meg, munkanapokon több számmal. A szűrt lista napi átnézése a legtöbb ágazatban elég; heti egy alkalomnál ritkábban nézve elveszíti azokat a nemzeti eljárásokat, amelyek ajánlattételi határideje két-három hét.

A szűrés először szerkezetre menjen, ne olvasásra:

1. szűrjön a hirdetmény fajtájára: csak az eljárást megindító hirdetmények jelentenek lehetőséget. A módosító hirdetmények, az eljárás eredményéről szóló tájékoztatók és a szerződésmódosítási hirdetmények a folyam jelentős részét adják;
2. szűrjön a megjelenés dátumára, hogy csak az utolsó átnézése óta újat lássa;
3. alkalmazza ezután a CPV, a beszerzési tárgy, az eljárásrend és a terület szerinti szűrőket;
4. végül olvassa el a tárgyat és az ajánlattételi határidőt.

Az eredménytájékoztatókat tegye külön listába, és nézze át havonta: megmutatják, ki nyer, milyen áron, és mikor kerül vissza a szerződés a piacra.

6. lépés: iparosítsa a szűrést

Vezessen nyilvántartást minden kiválasztott hirdetményről: azonosító, ajánlatkérő, tárgy, határidő, indulási döntés, a kihagyás oka, eredmény. Három azonnali hatása van: méri az ajánlatadási és a nyerési arányát, felismeri az ismétlődő ajánlatkérőket, és felkészül a megújításokra azzal, hogy feljegyzi a versenytársai szerződéseinek lejáratát.

A mesterséges intelligencia helye ebben világos. Az általános asszisztensek nem találják meg a friss hirdetményeket: részleges hozzáférésük van a felületekhez, és gyakran lejárt eljárásokat hoznak fel. Utána viszont hasznosak: szinonimák bővítése, hirdetmény összefoglalása, az értékelési szempontok kiszedése egy dokumentációból, fogalmazási segítség. Erre a helyre tegye őket, ne a keresőmotor helyére.

Ellenőrzőlista a beállításhoz

• A terület leírva: beszerzési tárgy, földrajzi kör, összeghatárok, célintézmények.
• Jóváhagyott CPV-lista, főcsoportokkal és pontos kódokkal.
• A szerkezeti szűrők kiválasztva: beszerzési tárgy, eljárásrend, NUTS-kód.
• Szinonimacsokrok megírva és eltárolva, angolul is, ha a TED-et is figyeli.
• Regisztráció a Közbeszerzési Értesítő hirdetményfigyelőjében és az EKR-ben.
• Értesítések beállítva a hirdetmény fajtájára és a megjelenés dátumára.
• Az átnézés ritmusa rögzítve, legalább heti, lehetőleg napi.
• Nyilvántartás vezetve, indokolt indulási döntésekkel.
• Havi átnézés a versenytársak eredménytájékoztatóiról.

A forrásokról bővebben a Hogyan találjon közbeszerzési kiírásokat Magyarországon útmutatóban olvashat. A Scoutee pontosan ezt a figyelést automatizálja a kis- és középvállalkozásoknak.