Elektronizace zadávání veřejných zakázek

Elektronizace zadávání veřejných zakázek znamená, že celý postup, od uveřejnění oznámení až po uzavření a uveřejnění smlouvy, probíhá elektronicky. Od října 2018 platí v celé Evropské unii pravidlo, že komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem se vede elektronicky; v Česku k tomu slouží profil zadavatele a certifikované elektronické nástroje.

Jak to funguje

Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ukládá zadavateli poskytnout zadávací dokumentaci bezplatně, v úplném znění a neomezeným dálkovým přístupem a přijímat nabídky elektronicky. Stejnou cestou probíhají žádosti o vysvětlení dokumentace, změny dokumentace, výzvy k objasnění nabídky i oznámení o výběru a o vyloučení.

Systém stojí na několika prvcích:

• Národní elektronický nástroj (NEN, nen.nipez.cz), který provozuje Ministerstvo pro místní rozvoj a který slouží k administraci a zadávání zakázek pro všechny kategorie zadavatelů; vedle něj působí i komerční certifikované nástroje;
• Věstník veřejných zakázek (vvz.nipez.cz) pro uveřejňování oznámení;
• jednotné evropské osvědčení pro veřejné zakázky pro prokázání kvalifikace;
• elektronický podpis tam, kde zadavatel podpis dokumentu vyžaduje;
• registr smluv, do kterého se uveřejňují uzavřené smlouvy, a elektronická fakturace v dohodnutém formátu.

Výjimky jsou úzké: fyzické modely a vzorky, zvláštní požadavky na bezpečnost a zakázky malého rozsahu zadávané mimo zadávací řízení.

Co to znamená pro firmu

Elektronizace usnadňuje vstup do veřejných zakázek: žádné papírové obálky a doporučené zásilky, okamžitý a bezplatný přístup k dokumentaci a možnost ucházet se o zakázky u vzdálených zadavatelů.

Vyžaduje ale pořádek. Zřiďte si účet v NEN i v nástrojích, které používají vaši cíloví zadavatelé, veďte jednu sledovanou e-mailovou adresu pro doručování, pojmenovávejte soubory srozumitelně a v požadovaných formátech, mějte platný podpisový certifikát a zvykněte si podávat nabídku den před koncem lhůty.

Po podpisu smlouvy počítejte s tím, že smlouva se uveřejňuje v registru smluv a že fakturace probíhá elektronicky podle podmínek zadavatele. Účet a formát faktury si zařiďte hned, jinak se platba zdrží.

Příklad

Čtyřčlenný architektonický ateliér se hlásí do užší soutěže o návrh na základní školu ve městě Svatá Hora s předpokládanými náklady stavby 110 milionů Kč. Žádost o účast podá přes elektronický nástroj, kvalifikaci prokáže jednotným evropským osvědčením a referencemi v PDF. Objemné výkresy nahraje den před koncem lhůty. Nic se neposílá papírově, s výjimkou fyzického modelu, který soutěžní podmínky výslovně požadují.

Časté otázky

Lze ještě podat nabídku v papírové obálce?

Ve standardním zadávacím řízení ne, taková nabídka by byla vyřazena. Papírová forma zůstává jen u úzkých zákonných výjimek a u drobných poptávek mimo zadávací řízení.

Potřebuji zvláštní software?

Ne, k většině nástrojů stačí prohlížeč. Nástroj pro elektronický podpis potřebujete jen tehdy, když zadavatel podpis dokumentu vyžaduje.

Existuje záložní papírová kopie nabídky jako ve Francii?

Ne. České právo institut záložní kopie nezná. Proti výpadku nástroje se chráníte jedině tím, že nabídku podáte s předstihem.

Související pojmy

• Profil zadavatele
• Elektronický podpis
• ESPD, jednotné evropské osvědčení pro veřejné zakázky
• Zadávací dokumentace
• Lhůta pro podání nabídek