Kako najti javne razpise v Sloveniji

Iskanje javnega razpisa v Sloveniji ni le vpis treh besed v Google. Slovenija ima v primerjavi z večino evropskih držav veliko prednost: eno samo uradno mesto objave. Kar ostane težko, je vse ostalo, torej pravilno filtriranje in del naročil, ki nikoli ni objavljen. Ta vodnik opisuje, kje iskati, kako filtrirati in kako spremljanje avtomatizirati, ne da bi se utopili v šumu.

Kje so obvestila objavljena, glede na vrednost

Kraj objave sledi ocenjeni vrednosti potrebe. Za blago in storitve velja naslednja razdelitev.

Za gradnje se zakon uporablja od 80.000 EUR na splošnem in od 100.000 EUR na infrastrukturnem področju, postopek nad mejnimi vrednostmi EU pa se začne pri 5.404.000 EUR. Mejne vrednosti za uporabo zakona določa 21. člen ZJN-3.

Praktična posledica: manjše ko je naročilo, težje ga je najti in bolj je dosegljivo mikro ali malemu podjetju. Velika naročila so vidna povsod, konkurenca pa je tam močnejša.

Viri, ki jih morate poznati

Portal javnih naročil

Portal javnih naročil na naslovu enarocanje.si je uradno mesto objave vseh naročil, za katera velja ZJN-3. Naročniki tu objavijo obvestilo, dokumentacijo v zvezi z oddajo javnega naročila, odgovore na vprašanja, popravke in obvestila o oddaji naročila. Ker gre za en sam portal, je pokritost popolna: ni deset ali sto ločenih platform, ki bi jih bilo treba spremljati posebej. Iskalnik omogoča filtriranje po vrsti obvestila, vrsti predmeta, postopku, naročniku, kodi CPV in datumu objave.

Uradni list EU in TED

Nad evropskimi pragovi mora naročnik obvestilo poslati še v Uradni list EU, dostopen prek portala TED. Vsako obvestilo tam obvezno nosi eno ali več kod CPV. Objava na nacionalnem portalu ne sme biti zgodnejša od evropske, zato se datuma običajno ujemata ali pa je nacionalna objava dan ali dva kasnejša.

Sistem e-JN

Informacijski sistem e-JN je mesto, kjer se ponudbe dejansko oddajo. Ni iskalnik obvestil, ampak orodje za oddajo, zato ga uporabljate po tem, ko ste naročilo že našli. Račun si ustvarite vnaprej in ne na dan roka: registracija, pooblastila in preizkus nalaganja dokumentov vzamejo čas, ki ga zadnji dan nimate.

Spletne strani naročnikov

Pod mejnimi vrednostmi za uporabo zakona objava ni obvezna. Nekateri naročniki kljub temu objavijo povpraševanje na svoji spletni strani ali ga pošljejo nekaj ponudnikom. Za to raven ni sistematičnega vira: pokrijete jo z neposredno prodajo. Za pogled nazaj je uporabno analitično orodje Odprta Skrinja na spletišču e-JN, ki ga vodi Ministrstvo za notranje zadeve in javno upravo; prikazuje podatke o javnih naročilih od 1. januarja 2017 in pove, kdo pri kom kupuje.

Filtrirajte po strukturi, ne po ključnih besedah

Iskanje na portalih je dobesedno, ne pomensko. Če iščete "čiščenje" in obvestilo pravi "vzdrževanje čistoče", ga ne vidite. Dva strukturirana filtra to past odpravita, tretji jo omili.

Kode CPV

Skupni besednjak javnih naročil ima 45 oddelkov in več kot 9.400 kod. Filter na oddelek 72 (storitve informacijske tehnologije) ali 45 (gradbena dela) ujame vsa obvestila s področja, ne glede na naziv. Vodnik Kode CPV: kako je klasifikacija zgrajena in kako izbrati svoje opisuje metodo.

Vrsta obvestila

Neobdelan tok meša obvestila o naročilu, popravke, obvestila o oddaji naročila in predhodna informativna obvestila. Filter na vrsto obvestila, nato razvrstitev po datumu objave, izloči prave novosti. Obvestila o oddaji hranite v drugem seznamu, pregledanem enkrat mesečno.

Gruče sopomenk namesto nacionalnih deskriptorjev

Nekatere države imajo poleg CPV še nacionalni seznam panožnih ključnih besed. Slovenija ga nima: predmet je strukturirano opisan samo s CPV, naziv naročila pa je prosto besedilo. Nadomestilo je vaš lasten seznam desetih do dvajsetih različic izraza za vsako področje, ki ga uporabite pri iskanju po nazivu.

Zakaj Google in klepetalni roboti ne zadoščajo

Google indeksira nekatere strani portala, vendar iskalnih rezultatov, ki nastanejo za obrazcem, ne vidi, prilog dokumentacije pa pogosto sploh ne. Poizvedba lahko postreže s posameznim obvestilom, nikoli pa ne pokrije toka objav. Google je uporaben za odkrivanje virov, ne za dnevno spremljanje.

Splošni pomočniki, kot sta ChatGPT in Perplexity, imajo isto težavo, le hujšo: do portala nimajo urejenega dostopa in postrežejo predvsem s postopki, ki so se že iztekli. So pa zelo uporabni po odkritju: povzetek obvestila, izluščenje meril za oddajo, seznam sopomenk, ki bi jih naročnik uporabil, predlog kod CPV. Uporabljajte jih za pripravo in analizo, ne za iskanje.

Nastavitev obvestil o objavah

Spremljanje se ohrani le, če je avtomatizirano. Tri ravni, od najpreprostejše do najbolj popolne:

1. Obveščanje samega portala in TED: oba omogočata shranjene iskalne pogoje in obveščanje po elektronski pošti. Pri obeh nastavite ločeno obveščanje.
2. Spremljanje po kodah CPV prek odprtih podatkov in vmesnikov, kjer so na voljo, kar omogoča lastno razvrščanje in odstranjevanje podvojenih zapisov.
3. Storitev spremljanja, ki združi portal in TED, odstrani podvojitve in filtrira po vaših kodah CPV, naročnikih in območju.

Vodnik Vzpostavitev spremljanja javnih razpisov opisuje nastavitev iskalnega profila po korakih.

Kontrolni seznam za začetek

• Določite svojih 3 do 10 kod CPV, od najširše do najnatančnejše.
• Pripravite gruče sopomenk, ker nacionalnih deskriptorjev ni.
• Nastavite obveščanje na Portalu javnih naročil, filtrirano na obvestila o naročilu, vaše kode CPV in vaše območje.
• Nastavite obveščanje na TED, če ciljate naročila nad evropskimi pragovi.
• Registrirajte se v sistemu e-JN in preizkusite oddajo, preden jo potrebujete.
• Pripravite seznam desetih ciljnih naročnikov in preglejte njihova pretekla naročila.
• Rezervirajte petnajst minut na dan za pregled novosti.

Ko so viri in filtri nastavljeni, se čas premakne od iskanja k pripravi ponudbe, kar je pravo vprašanje. Scoutee združuje te vire in uporablja te filtre za mikro in mala podjetja, ki ne želijo ročno spremljati portala in TED.