Jak nastavit monitoring veřejných zakázek, který funguje

Monitoring veřejných zakázek se pozná podle dvou věcí: neuniknou vám řízení, ve kterých jste měli nejlepší pozici, a netrávíte hodinu denně tříděním šumu. Téměř všechny improvizované monitoringy selžou na stejném místě, totiž na vyhledávání podle klíčových slov. Tento průvodce popisuje metodu v šesti krocích, použitelnou se zdarma dostupnými nástroji i s placenou službou.

Proč samotná klíčová slova nestačí

Vyhledávání v uveřejňovacích systémech je doslovné, ne významové. Když hledáte „služby v oblasti IT" a v oznámení stojí „zajištění provozu informačního systému", nevidíte je. Jeden zadavatel napíše „úklidové služby", druhý „údržba prostor", třetí „zajištění čistoty": tři názvy pro tutéž potřebu.

Pokrytí proto stojí na úředních klasifikacích, teprve pak na slovech. Filtr podle kódu CPV je lepší než sto synonym, protože kód je povinný na každém evropském oznámení a je i ve formulářích Věstníku veřejných zakázek, v TED a ve většině profilů zadavatelů. Klíčová slova přijdou na řadu až při zpřesnění.

Krok 1: vymezit rozsah

Než začnete cokoli nastavovat, sepište černé na bílém:

• druh sledovaných zakázek: stavební práce, dodávky, služby;
• území: kraje a okresy, kde skutečně plníte, včetně celostátních zadavatelů s místními potřebami;
• velikost: minimální hodnotu, pod níž se nabídka nevyplatí, a maximální, nad níž sami nezvládnete plnit;
• cílové zadavatele: obce a svazky obcí, kraje, nemocnice, univerzity, školy, bytové podniky, státní podniky a sektorové zadavatele.

Tento rozsah pak slouží jako třídicí mřížka. Bez něj vypadá zajímavě všechno.

Krok 2: postavit profil na kódech CPV

Začněte oddílem, tedy dvěma číslicemi, a sestupujte. Nejpoužívanější oddíly jsou 45 pro stavební práce, 48 pro software, 50 pro údržbu, 71 pro architektonické a inženýrské služby, 72 pro služby v oblasti IT, 79 pro podnikové služby, 80 pro vzdělávání, 85 pro zdravotní a sociální péči a 90 pro životní prostředí a čištění. Oficiální prohlížeč CPV umožňuje hledat podle popisu i česky a získat přesné kódy.

Dvě pravidla z praxe. Zaprvé zůstaňte na úrovni oddílu, dokud je objem zvládnutelný: zadavatelé se často spletou v podrobném kódu, málokdy v oddílu. Zadruhé přidejte kódy navazujících potřeb, které umíte plnit; často vynesou víc než jádro činnosti. Podrobný postup je v průvodci Kódy CPV: jak vybrat ty svoje.

Česko nemá obdobu francouzských oborových deskriptorů, tedy uzavřeného seznamu klíčových slov, jimiž by byla oznámení dodatečně indexována. Druhou vrstvu filtru proto tvoří druh zakázky, místo plnění a režim: nadlimitní a podlimitní zakázky ve Věstníku, výzvy ve zjednodušeném podlimitním řízení na profilech zadavatelů. U státních nákupů se navíc používá číselník NIPEZ odvozený z CPV, který je užitečný, pokud sledujete centrální nákupy.

Krok 3: připravit skupiny synonym

Klasifikace nepokryjí všechno: řada elektronických nástrojů nabízí jen fulltextové vyhledávání. Připravte si proto jednou provždy skupinu deseti až dvaceti formulací pro každou oblast, včetně úředního jazyka, a používejte ji všude. Jazykový model to zvládne velmi dobře: požádejte jej, aby se vžil do českého veřejného zadavatele a vyjmenoval formulace používané v názvu zakázky pro vaši činnost, odpovídající kódy CPV a blízké pojmy, které je třeba vyloučit kvůli šumu.

Nezapomeňte ani na procesní vrstvu společnou všem oborům: veřejná zakázka, oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzva k podání nabídek, zjednodušené podlimitní řízení, rámcová dohoda, dynamický nákupní systém. Slouží k rozpoznání, že jde skutečně o zakázku, a v jakém je stavu.

Krok 4: vybrat zdroje

NEN, Národní elektronický nástroj provozovaný Ministerstvem pro místní rozvoj, pokrývá v jedné registraci tisíce zadavatelů, takže je pro pokrytí podlimitních zakázek prioritou. Google naopak není nástrojem denního monitoringu: detaily zakázek indexuje obstojně, ale profily zadavatelů špatně, protože jejich obsah je za formuláři. Google slouží k objevení zdrojů, ne ke sledování novinek.

Krok 5: nastavit frekvenci a třídit novinky

Věstník i elektronické nástroje se aktualizují průběžně. Ve většině oborů stačí denní pohled na filtrovaný přehled; při menší než týdenní frekvenci přicházíte o podlimitní zakázky, jejichž lhůta nepřesahuje tři týdny.

Třiďte nejprve strukturou, ne čtením:

1. filtrujte na druh formuláře: příležitostí jsou jen oznámení o zahájení a výzvy. Opravné formuláře, oznámení o výsledku a oznámení o zrušení tvoří významnou část toku;
2. filtrujte na datum uveřejnění, ať vidíte jen to, co přibylo od minule;
3. teprve pak aplikujte CPV, druh zakázky, kraj a režim;
4. nakonec přečtěte název zakázky a lhůtu pro podání nabídek.

Oznámení o výsledku si nechte ve druhém seznamu, který projdete jednou měsíčně: řeknou vám, kdo vyhrává, za kolik a kdy se zakázka bude opakovat. V Česku je doplňte registrem smluv, kde je vidět skutečná smlouva včetně doby plnění.

Krok 6: zprůmyslnit třídění

Veďte si přehled, ve kterém u každé vybrané zakázky bude: značka, zadavatel, předmět, lhůta, rozhodnutí podat či nepodat nabídku, důvod odmítnutí a výsledek. Tři okamžité efekty: měříte si míru účasti a úspěšnosti, odhalíte opakující se zadavatele a připravíte se na obnovu soutěže, protože si poznamenáte konce smluv svých konkurentů.

U toho, co přináší umělá inteligence, je hranice zřetelná. Obecní asistenti aktuální oznámení nenajdou: k uveřejňovacím systémům mají jen částečný přístup a vracejí často prošlé zakázky. Užiteční jsou až po nalezení, tedy pro rozšíření synonym, shrnutí oznámení, vytažení kritérií ze zadávací dokumentace nebo pomoc s psaním. Používejte je na tomto místě, ne místo vyhledávače.

Kontrolní seznam nastavení

• Sepsaný rozsah: druh, území, hodnoty, cíloví zadavatelé.
• Ověřený seznam kódů CPV, oddíly i přesné kódy.
• Druhá vrstva filtru: druh zakázky, kraj, režim.
• Skupiny synonym napsané a uložené, česky i anglicky, míříte-li na TED.
• Registrace v NEN a na profilech zadavatelů ve vašem okolí.
• Upozornění nastavená na oznámení o zahájení a na datum uveřejnění.
• Stanovený rytmus kontroly, nejméně týdenní.
• Vedený přehled zakázek s odůvodněnými rozhodnutími.
• Měsíční revize oznámení o výsledku a smluv konkurentů v registru smluv.

K samotným zdrojům viz Jak najít veřejné zakázky v Česku. Scoutee tento monitoring pro malé a střední firmy automatizuje.