Как да изградите работещо наблюдение на обществени поръчки

Работещото наблюдение на обществени поръчки се измерва с две неща: не пропускате поръчките, за които сте били най-подготвени, и не отделяте по час на ден за пресяване на шум. Почти всички импровизирани решения се провалят на едно и също място — търсенето по ключови думи. Ръководството описва метод в шест стъпки, приложим както с безплатни средства, така и с платена услуга.

Защо само ключовите думи не стигат

Търсенето в публичните платформи е буквално, не смислово. Ако търсите „информационни услуги“, а обявлението говори за „поддръжка на информационна система“, не го виждате. Един възложител пише „услуги по почистване“, друг „поддържане на сгради“, трети „хигиенно обслужване“: три названия за една и съща нужда.

Затова обхватът се гради върху официалните класификации, а думите идват след тях. Филтърът по CPV код струва повече от сто синонима, защото кодът е задължителен за всяко обявление, присъства в Регистъра на обществените поръчки, в TED и в профила на купувача. Ключовите думи служат само за донастройка.

Стъпка 1: очертайте обхвата

Преди каквато и да е настройка запишете черно на бяло:

• вида на поръчките: строителство, доставки, услуги;
• района: областите, в които наистина изпълнявате, включително централните възложители с местни обекти;
• размера: стойност, под която отговорът не е рентабилен, и стойност, над която не можете да изпълните сами;
• целевите възложители: общини, областни администрации, министерства и агенции, болници, училища и университети, ВиК и енергийни дружества.

Този обхват после служи като решетка за пресяване. Без него всичко изглежда интересно.

Стъпка 2: постройте профила по CPV кодове

Тръгнете от раздела с два знака и слизайте надолу. Най-използваните раздели са 45 за строителни работи, 48 за софтуер, 50 за поддръжка и ремонт, 71 за архитектура и инженерство, 72 за услуги в информационните технологии, 79 за бизнес услуги, 80 за обучение, 85 за здравеопазване, 90 за околна среда и почистване. Официалният браузър на CPV позволява търсене по описание и връща точните кодове.

Две правила от практиката. Първо, оставайте широки на равнище раздел, докато обемът е поносим: възложителите често бъркат точния код, рядко раздела. Второ, добавете кодовете на съседните дейности, които умеете да изпълнявате — те носят повече от основния бранш. Подробният метод е в CPV кодове: как да изберете вашите.

Имайте предвид и че обявленията не се индексират с национален списък от професионални описателни думи: единствената смислова индексация е CPV кодът. Заместител са комбинациите, които ЦАИС ЕОП предлага във филтрите — вид на поръчката, вид и име на възложителя, CPV код, място на изпълнение и вид на процедурата. Използвайте ги заедно, а не поотделно.

Стъпка 3: подгответе гнезда от синоними

Класификациите не покриват всичко, а част от търсенето остава на свободен текст. Направете веднъж списък от десет до двадесет формулировки за всяка област, включително административния жаргон, и го използвайте навсякъде. Езиков модел върши тази работа добре: поискайте му, от гледната точка на български публичен възложител, формулировките, които се срещат в предмета на обявление за вашата дейност, подходящите CPV кодове и близките изрази, които да изключите, за да намалите шума.

Не забравяйте и процедурния слой, общ за всички браншове: обществена поръчка, обявление за поръчка, публично състезание, открита процедура, събиране на оферти с обява, рамково споразумение. Той служи да разпознаете, че една страница наистина е обявление и в какъв етап се намира.

Стъпка 4: изберете източниците

Предимството на българската система е, че профилите на купувача са част от националната платформа: една регистрация ви отваря всички възложители, вместо да се записвате на десетки частни портали. Google обаче не е инструмент за ежедневно наблюдение — той индексира отделни страници, но не преминава през формулярите за търсене. Известията на Google служат за откриване на източници, не за следене на новостите.

Стъпка 5: настройте честотата и подредете новите обявления

Потокът в ЦАИС ЕОП се обновява всеки работен ден. Едно ежедневно преминаване през филтрирания поток стига в повечето браншове; при по-рядко от седмично губите поръчките на ниска стойност, чийто срок за оферти често не надхвърля три седмици.

Пресяването се прави първо по структура, не с четене:

1. филтрирайте по вид на обявлението: само обявленията за поръчка са възможност. Решенията за изменение, обявленията за възложена поръчка и за прекратяване заемат съществена част от потока;
2. филтрирайте по дата на публикуване, за да видите само новото от последното преминаване;
3. приложете след това филтрите по CPV код, вид процедура, възложител и област;
4. накрая прочетете предмета и крайния срок за подаване на оферти.

Задръжте обявленията за възложена поръчка във втори списък, преглеждан веднъж месечно: те казват кой печели, на каква цена и кога поръчката ще се повтори.

Стъпка 6: направете пресяването рутинно

Водете таблица за проследяване с колони: номер, възложител, предмет, краен срок, решение за участие, мотив на отказа и резултат. Три ефекта се появяват веднага: измервате дела на подадените оферти и на спечелените, откривате повтарящите се възложители и подготвяте подновяванията, като записвате крайните дати на договорите, спечелени от конкурентите ви.

За приноса на изкуствения интелект границата е ясна. Универсалните асистенти не намират пресните обявления: достъпът им до платформите е частичен и често връщат изтекли поръчки. Полезни са след откриването — за разширяване на синонимите, обобщаване на обявление, извличане на показателите от документацията или помощ при писането. Използвайте ги на това място, а не на мястото на търсачката.

Контролен списък за въвеждане

• Записан обхват: вид, район, стойности, целеви възложители.
• Утвърден списък с CPV кодове, раздели и точни кодове.
• Настроени филтри в ЦАИС ЕОП по вид поръчка, вид процедура и област.
• Написани и запазени гнезда от синоними, на български и на английски, ако се целите в TED.
• Регистрация в ЦАИС ЕОП и валиден квалифициран електронен подпис.
• Известия, настроени по вид на обявлението и по дата на публикуване.
• Определен ритъм на преглеждане, поне седмичен.
• Водена таблица за проследяване с мотивирани решения за участие.
• Месечен преглед на възложените поръчки на конкурентите.

За самите източници вижте Как да намирате обществени поръчки в България. Scoutee автоматизира точно това наблюдение за малките и средните предприятия.