Kako postaviti praćenje javnih natječaja koje stvarno radi

Praćenje javnih natječaja koje radi mjeri se s dvije stvari: ne propuštate postupke u kojima ste bili najbolje pozicionirani i ne trošite sat dnevno na prebiranje šuma. Gotovo sva improvizirana praćenja padnu na istoj točki, na pretraživanju po ključnim riječima. Ovaj vodič opisuje metodu u šest koraka, primjenjivu i s besplatnim alatima i s plaćenom uslugom.

Zašto same ključne riječi nisu dovoljne

Tražilica javnog portala je doslovna, ne semantička. Ako tražite informatičke usluge, a objava govori o održavanju informacijskog sustava, nećete je vidjeti. Jedan naručitelj piše usluge čišćenja, drugi održavanje čistoće prostora, treći higijenske usluge: tri naziva za istu potrebu.

Pokrivenost zato ide preko službenih klasifikacija, a tek onda preko riječi. Filtar po CPV kodu vrijedi više od sto sinonima, jer je kod obvezan na svakoj objavi. U Hrvatskoj to vrijedi jače nego drugdje: nacionalne liste stručnih deskriptora nema, pa Elektronički oglasnik javne nabave indeksira objave samo CPV kodovima i NUTS oznakom regije. Dobar popis CPV kodova i uz njega popis sinonima praktički su cijela metoda.

Korak 1: odredite opseg

Prije bilo kakvog podešavanja zapišite:

• vrstu ugovora koje ciljate: radovi, robe, usluge;
• područje: županije ili regije u kojima stvarno izvodite, uključujući nacionalne naručitelje čije su potrebe lokalne;
• veličinu: najmanji iznos ispod kojeg se ponuda ne isplati i najveći iznad kojeg ne možete izvesti sami;
• ciljane naručitelje: gradove i općine, županije, škole i vrtiće, bolnice i domove zdravlja, sveučilišta, komunalna i sektorska društva.

Taj opseg poslije služi kao mreža za trijažu. Bez njega sve izgleda zanimljivo.

Korak 2: složite profil po CPV kodovima

Krenite od odjeljka, dvije znamenke, pa se spuštajte. Najkorišteniji su odjeljci 45 za građevinske radove, 48 za programsku podršku, 50 za popravke i održavanje, 71 za arhitektonske i inženjerske usluge, 72 za informatičke usluge, 79 za poslovne usluge, 80 za obrazovanje i izobrazbu, 85 za zdravstvo i socijalnu skrb te 90 za okoliš i čišćenje. Službeni preglednik CPV-a omogućuje pretraživanje po opisu i preuzimanje točnih kodova, na hrvatskom jeziku.

Dva pravila s terena. Prvo, ostanite široki na razini odjeljka dok je količina objava podnošljiva: naručitelji često pogriješe u preciznom kodu, rijetko u odjeljku. Drugo, dodajte kodove srodnih poslova koje znate izvesti, jer često donesu više od osnovne djelatnosti. Detaljna metoda je u vodiču Kako odabrati svoje CPV kodove.

Uz CPV upotrijebite NUTS oznaku mjesta izvršenja. To je druga i jedina preostala strukturirana dimenzija objava, a u praksi najviše smanjuje šum: kombinacija tri do deset CPV kodova i vaših regija daje popis koji se čita u nekoliko minuta dnevno.

Korak 3: pripremite skupine sinonima

Klasifikacije ne pokrivaju sve. Naziv predmeta nabave pisao je čovjek, a jednostavna nabava i objave na stranicama naručitelja često nemaju uredno dodijeljen kod. Pripremite zato jednom deset do dvadeset formulacija po području, uključujući administrativni žargon, i koristite ih posvuda. Jezični model to radi vrlo dobro: zatražite od njega, iz perspektive hrvatskog javnog naručitelja, formulacije koje bi se pojavile u nazivu predmeta nabave za vašu djelatnost, odgovarajuće CPV kodove i bliske pojmove koje treba isključiti da se smanji šum.

Mislite i na proceduralni sloj, zajednički svim djelatnostima: obavijest o nadmetanju, poziv na dostavu ponuda, otvoreni postupak, nabava male vrijednosti, okvirni sporazum, prethodno savjetovanje. On služi za prepoznavanje da je stranica uopće objava i u kojem je stanju.

Korak 4: odaberite izvore

Prednost hrvatskog sustava je što je jedan portal obvezan za sve postupke po zakonu, pa nema desetaka platformi na koje se treba registrirati. Slaba točka je sve ispod praga primjene zakona: ondje je objava stvar internog pravilnika naručitelja i tu pokrivenost dopunjujete stranicama ciljanih naručitelja i izravnim kontaktom. Tražilica opće namjene nije alat za dnevno praćenje: PDF-ove indeksira neujednačeno, a sadržaj portala stoji iza obrazaca. Obavijesti tražilice služe za otkrivanje izvora, ne za praćenje novosti.

Korak 5: podesite učestalost i filtrirajte novosti

Objave stižu svakog radnog dana. Dnevni pregled filtriranog popisa dovoljan je u većini djelatnosti; ispod tjednog ritma gubite postupke male vrijednosti, čiji rokovi za dostavu ponuda znaju biti vrlo kratki.

Trijaža se radi prvo po strukturi, a tek onda čitanjem:

1. filtrirajte vrstu objave: prilika su samo obavijesti o nadmetanju i pozivi na dostavu ponuda. Ispravci, odluke o odabiru, obavijesti o dodjeli i poništenja čine velik dio toka;
2. filtrirajte datum objave da vidite samo novo od zadnjeg prolaska;
3. primijenite CPV kodove, NUTS regije i vrstu predmeta nabave;
4. tek onda pročitajte naziv predmeta i rok za dostavu ponuda.

Obavijesti o dodjeli ugovora držite na drugom popisu koji pregledavate jednom mjesečno: iz njih vidite tko dobiva, po kojoj cijeni i kada se ugovor vraća na tržište.

Korak 6: industrijalizirajte trijažu

Vodite tablicu praćenja s ovim stupcima za svaku zadržanu objavu: oznaka postupka, naručitelj, predmet, rok, odluka o izlasku ili odustajanju, razlog odustajanja i ishod. Tri neposredna učinka: mjerite stopu izlaska i stopu uspjeha, prepoznajete naručitelje koji se ponavljaju i pripremate obnove ugovora bilježeći kada isteknu ugovori dodijeljeni konkurenciji.

Granica onoga što donosi umjetna inteligencija je jasna. Opći asistenti ne pronalaze nove objave: pristup portalima im je djelomičan i često vraćaju postupke kojima je rok odavno prošao. Korisni su nakon otkrivanja: za širenje sinonima, sažimanje objave, izvlačenje kriterija iz dokumentacije o nabavi ili pomoć pri pisanju. Koristite ih na tom mjestu, a ne umjesto tražilice.

Kontrolna lista za postavljanje

• Opseg zapisan: vrsta, područje, iznosi, ciljani naručitelji.
• Popis CPV kodova potvrđen, odjeljci i precizni kodovi.
• NUTS regije mjesta izvršenja odabrane.
• Skupine sinonima napisane i pohranjene, hrvatski i engleski ako ciljate TED.
• Račun u EOJN-u otvoren i obavijesti podešene.
• Planovi nabave ciljanih naručitelja pregledani na početku godine.
• Ritam pregleda određen, barem tjedni.
• Tablica praćenja se vodi, s obrazloženim odlukama o izlasku.
• Mjesečni pregled obavijesti o dodjeli ugovora konkurencije.

Za više o samim izvorima pogledajte Kako pronaći javne natječaje u Hrvatskoj. Scoutee automatizira upravo ovo praćenje za male i srednje tvrtke.