Wstępne ogłoszenie informacyjne
Wstępne ogłoszenie informacyjne zapowiada zamówienia planowane na najbliższe 12 miesięcy. Rola, skrócenie terminów i plan postępowań w Biuletynie.
Zaktualizowano 5 września 2026
Wstępne ogłoszenie informacyjne to publikacja, w której zamawiający zapowiada – z wyprzedzeniem nawet kilkumiesięcznym – zamówienia lub umowy ramowe planowane w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Nie otwiera postępowania i nie wymaga żadnej odpowiedzi. Informuje rynek, a zamawiającemu pozwala w zamian skrócić późniejsze terminy.
Jak to działa
Prawo zamówień publicznych przewiduje wstępne ogłoszenie informacyjne dla postępowań powyżej progów unijnych, czyli od 140 000 € lub 216 000 € dla dostaw i usług, zależnie od rodzaju zamawiającego, oraz od 5 404 000 € dla robót budowlanych. Zamawiający może przekazać je Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, skąd trafia do Dziennika Urzędowego UE i TED, albo zamieścić na własnej stronie internetowej – w tym drugim przypadku musi wcześniej przekazać Urzędowi Publikacji ogłoszenie o profilu nabywcy (art. 89 Pzp).
Publikacja jest dobrowolna, ale ma konkretny skutek: pozwala skrócić minimalny termin składania ofert w przetargu nieograniczonym z 35 do 15 dni, pod warunkiem że ogłoszenie zawierało wszystkie dostępne wówczas informacje wymagane dla ogłoszenia o zamówieniu i zostało opublikowane nie wcześniej niż 12 miesięcy i nie później niż 35 dni przed przekazaniem ogłoszenia o zamówieniu (art. 138 ust. 2 pkt 1) (verified 2026-09-05).
W polskiej praktyce ważniejszym narzędziem wyprzedzającym jest jednak plan postępowań o udzielenie zamówień: zamawiający z sektora finansów publicznych sporządzają go w terminie 30 dni od przyjęcia budżetu lub planu finansowego i zamieszczają w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na własnej stronie, wraz z przedmiotem, rodzajem i orientacyjną wartością zamówień oraz przewidywanym terminem wszczęcia postępowania (art. 23). Plan podlega bieżącej aktualizacji.
Co to zmienia dla firmy
Oba dokumenty służą do tego samego: do przygotowania się z wyprzedzeniem. Pozwalają poznać planowaną inwestycję na wiele miesięcy przed ogłoszeniem, zebrać referencje, ustalić partnerstwa i zapewnić moce przerobowe, a czasem wejść w kontakt z zamawiającym w ramach wstępnych konsultacji rynkowych, dopóki postępowanie nie ruszyło.
Rewers jest taki, że samo postępowanie może potem przebiec bardzo szybko. Przy skróconym terminie firma, która dowiaduje się o zamówieniu dopiero z ogłoszenia, ma na przygotowanie oferty dwa tygodnie. Monitoring obejmujący plany postępowań i wstępne ogłoszenia usuwa ten problem.
Przykład
W lutym urząd marszałkowski publikuje wstępne ogłoszenie informacyjne zapowiadające na jesień odnowienie umowy na przewozy szkolne osób z niepełnosprawnościami, o wartości szacunkowej 8 600 000 zł netto na cztery lata, z podziałem na części według subregionów. Przewoźnik dysponujący dwunastoma pojazdami wykorzystuje wiosnę na zakup kolejnego busa i uzgodnienie konsorcjum na drugą część. Gdy we wrześniu ukazuje się ogłoszenie o zamówieniu ze skróconym terminem, jego dokumentacja jest gotowa.
Najczęstsze pytania
Czy trzeba odpowiadać na wstępne ogłoszenie informacyjne?
Nie. Nie zbiera ofert ani wniosków. Służy informacji, a zamawiającemu – możliwości skrócenia terminów w przyszłym postępowaniu.
Czy zamawiający musi ogłosić zapowiedziane zamówienie?
Nie. Zarówno wstępne ogłoszenie, jak i plan postępowań wyrażają zamiar; zamówienie może zostać przesunięte, zmienione lub porzucone.
Gdzie ich szukać?
Wstępnych ogłoszeń w TED i na stronach zamawiających, planów postępowań w Biuletynie Zamówień Publicznych. Narzędzie takie jak Scoutee może sygnalizować pozycje odpowiadające profilowi firmy.