Negocjacje z ogłoszeniem
Negocjacje z ogłoszeniem pozwalają negocjować oferty powyżej progów unijnych, ale tylko w przypadkach z ustawy. Przebieg i wskazówki dla MŚP.
Główny rynek: Polska
Zaktualizowano 5 września 2026
Negocjacje z ogłoszeniem to tryb procedury unijnej, w którym zamawiający negocjuje z wybranymi wykonawcami treść ofert wstępnych, zanim wybierze ofertę najkorzystniejszą. Różni się od przetargu, gdzie negocjacje są zakazane, i jest dostępny zamawiającym publicznym tylko w przypadkach wymienionych w Prawie zamówień publicznych.
Jak to działa
Zamawiający publiczny — administracja rządowa, samorząd, jednostka sektora finansów publicznych — może sięgnąć po ten tryb między innymi wtedy, gdy potrzeby nie da się zaspokoić bez dostosowania rozwiązań dostępnych na rynku, gdy zamówienie obejmuje projektowanie lub rozwiązania innowacyjne, gdy ze względu na charakter, złożoność lub ryzyka nie można udzielić zamówienia bez wcześniejszych negocjacji, gdy opisu przedmiotu zamówienia nie da się sporządzić dostatecznie precyzyjnie, a także wtedy, gdy w uprzednim przetargu wszystkie oferty podlegały odrzuceniu. Zamawiający sektorowi mogą stosować negocjacje z ogłoszeniem swobodnie, jako tryb podstawowy swojego reżimu.
Tryb dotyczy zamówień o wartości równej progom unijnym lub wyższej: 140 000 EUR (603 400 zł) dla dostaw i usług administracji rządowej, 216 000 EUR (930 960 zł) dla pozostałych zamawiających publicznych, 432 000 EUR (1 861 920 zł) dla zamawiających sektorowych i 5 404 000 EUR (23 291 240 zł) dla robót budowlanych.
Przebieg przypomina przetarg ograniczony: ogłoszenie o zamówieniu, wnioski o dopuszczenie do udziału, ocena podmiotowa wykonawców, zaproszenie do składania ofert wstępnych, następnie jedna lub kilka tur negocjacji, z możliwością ograniczania liczby ofert, jeżeli zamawiający to zapowiedział. Minimalne wymagania i kryteria oceny ofert nie podlegają negocjacjom. Na koniec wykonawcy składają oferty ostateczne, oceniane według ogłoszonych kryteriów.
Co to zmienia dla firmy
Negocjacje zmieniają sposób budowania oferty. Oferta wstępna musi być solidna, ale zostawiać pole do ewolucji: będzie omawiana punkt po punkcie — cena, terminy, rozwiązania techniczne. Trzeba wiedzieć, które elementy są sztywne, a które mogą się zmienić, i mieć udokumentowane koszty, żeby uzasadnić każde stanowisko.
Dla MŚP to również szansa wyjaśnienia rozwiązania innego niż wyobrażał sobie zamawiający, czego przetarg nie umożliwia. Przygotuj spotkania negocjacyjne równie starannie jak opis oferowanego rozwiązania: przebieg negocjacji jest protokołowany, a zasada równego traktowania zobowiązuje zamawiającego do przekazywania wszystkim tych samych informacji.
Przykład
Szpital uniwersytecki w Nowym Borze chce systemu zarządzania przepływami logistycznymi zintegrowanego z posiadanym oprogramowaniem, o wartości szacunkowej 6 000 000 zł netto. Żadne rozwiązanie rynkowe nie odpowiada potrzebie bez dostosowania, więc szpital wszczyna negocjacje z ogłoszeniem, dopuszcza czterech wykonawców, prowadzi dwie tury rozmów i wybiera trzydziestoosobową firmę informatyczną, która dostosowała architekturę i cenę.
Najczęstsze pytania
Kto decyduje o wyborze tego trybu?
Zamawiający, na własną odpowiedzialność. Musi umieć wykazać w protokole, że zachodzi jedna z ustawowych przesłanek, inaczej wybór trybu można zaskarżyć.
Czy wszystko podlega negocjacjom?
Nie. Minimalne wymagania określone w dokumentach zamówienia i kryteria oceny ofert pozostają niezmienne. Zmieniać się mogą cena, terminy i rozwiązania techniczne.
Czym różni się od dialogu konkurencyjnego?
W dialogu konkurencyjnym zamawiający najpierw rozmawia o możliwych rozwiązaniach, a oferty składane są dopiero po zamknięciu dialogu. Tutaj negocjuje się już złożone oferty wstępne.