Kaip susikurti veikiančią pirkimų stebėseną

Veikianti viešųjų pirkimų stebėsena vertinama pagal du dalykus: nepraleidžiate pirkimų, kuriuose buvote geriausioje padėtyje, ir neskiriate valandos per dieną triukšmui rūšiuoti. Beveik visos improvizuotos stebėsenos sistemos žlunga dėl to paties – paieškos pagal raktažodžius. Šiame vadove aprašytas šešių žingsnių metodas, tinkantis ir nemokamiems įrankiams, ir mokamai paslaugai.

Kodėl vien raktažodžių nepakanka

Viešųjų pirkimų sistemų paieška yra pažodinė, ne prasminė. Jei ieškote „informacinių technologijų paslaugų", o skelbime rašoma „sistemos priežiūra", jo nepamatysite. Viena perkančioji organizacija rašo „valymo paslaugos", kita – „patalpų priežiūra", trečia – „higienos paslaugos": trys pavadinimai tam pačiam poreikiui.

Todėl aprėptis pirmiausia kuriama per oficialius klasifikatorius, o tik paskui per žodžius. Filtras pagal BVPŽ kodą vertesnis už šimtą sinonimų, nes kodas privalomas kiekviename europiniame skelbime ir nurodomas Centrinio viešųjų pirkimų portalo bei TED skelbimuose. Raktažodžiai eina po to, tikslinimui.

Pirmas žingsnis: apibrėžkite ribas

Prieš nustatydami filtrus, aiškiai užrašykite:

• objektą: darbai, prekės ar paslaugos;
• teritoriją: savivaldybes ar regionus, kuriuose realiai dirbate, įskaitant nacionalines įstaigas, kurių poreikiai yra vietiniai;
• dydį: minimalią vertę, žemiau kurios dalyvauti neapsimoka, ir maksimalią, kurios vieni nepajėgtumėte įvykdyti;
• tikslinius užsakovus: savivaldybes ir jų įstaigas, ligonines, universitetus, valstybės valdomas įmones, energetikos, vandentvarkos ir transporto sektoriaus perkančiuosius subjektus.

Šios ribos vėliau tampa atrankos kriterijais. Be jų viskas atrodo įdomu.

Antras žingsnis: sudėliokite profilį pagal BVPŽ

Pradėkite nuo dviejų skaitmenų skyriaus, paskui leiskitės žemyn. Dažniausiai naudojami skyriai: 45 statybos darbai, 48 programinė įranga, 50 techninė priežiūra, 71 architektūra ir inžinerija, 72 IT paslaugos, 79 verslo paslaugos, 80 mokymai, 85 sveikatos ir socialinės paslaugos, 90 aplinka ir valymas. Oficiali BVPŽ naršyklė leidžia ieškoti pagal aprašymą ir pasiimti tikslius kodus.

Dvi praktinės taisyklės. Pirma, likite plataus skyriaus lygyje tol, kol srautas valdomas: perkančiosios organizacijos dažnai suklysta ties tiksliu kodu, bet retai ties skyriumi. Antra, įtraukite gretimų poreikių kodus, kuriuos mokate įvykdyti – jie neretai duoda daugiau nei pagrindinė veikla. Metodas detalizuotas vadove Kaip pasirinkti BVPŽ kodus.

Papildykite portalo filtrais. Lietuvoje nėra nacionalinio profesinių raktažodžių klasifikatoriaus, koks veikia kai kuriose kitose šalyse; jo vaidmenį atlieka Centrinio viešųjų pirkimų portalo filtrai pagal pirkimo objektą, procedūros rūšį, skelbimo rūšį ir formą, pateikimo terminus bei žaliųjų pirkimų žymą. Skelbimo formos filtras ypač naudingas: juo iš karto atskiriami mažos vertės ir supaprastinti pirkimai nuo tarptautinių.

Trečias žingsnis: pasiruoškite sinonimų grupes

Klasifikatoriai aprėpia ne viską, o dalis paieškos laukų yra paprastas tekstas. Todėl vieną kartą pasiruoškite dešimties–dvidešimties formuluočių grupę kiekvienai sričiai, įskaitant administracinį žargoną, ir naudokite ją visur. Šį darbą gerai atlieka kalbos modelis: paprašykite jo, įsivaizduojant Lietuvos perkančiosios organizacijos poziciją, išvardyti formuluotes, vartojamas skelbimo pavadinime jūsų veiklai, atitinkamus BVPŽ kodus ir artimus terminus, kuriuos verta pašalinti, kad sumažėtų triukšmas.

Nepamirškite ir procedūrinio sluoksnio, bendro visiems sektoriams: skelbimas apie pirkimą, mažos vertės pirkimas, supaprastintas pirkimas, atviras konkursas, preliminarioji sutartis, pirkimo dalis. Jis padeda atpažinti, kad puslapis iš tikrųjų yra skelbimas ir kokioje stadijoje jis yra.

Ketvirtas žingsnis: pasirinkite šaltinius

Lietuvos privalumas – centralizacija: nereikia ieškoti dešimčių atskirų platformų. Google čia nėra kasdienis įrankis: jis vėluoja ir nepasiekia filtrų. Google pranešimai naudingi šaltiniams aptikti, ne naujienoms sekti.

Penktas žingsnis: nustatykite dažnumą ir atrinkite naujienas

Skelbimai portale atsiranda kiekvieną darbo dieną. Daugumoje sektorių pakanka kasdien peržiūrėti filtruotą srautą; rečiau nei kartą per savaitę tikrinant prarandami mažos vertės pirkimai, kurių pateikimo terminas neviršija trijų savaičių.

Atranka pirmiausia daroma pagal struktūrą, ne skaitant:

1. filtruokite pagal skelbimo rūšį: galimybės yra tik skelbimai apie pirkimą. Sutarčių sudarymo skelbimai, patikslinimai ir ataskaitos sudaro didelę srauto dalį;
2. filtruokite pagal paskelbimo datą, kad matytumėte tik tai, kas nauja nuo paskutinio karto;
3. tada pritaikykite BVPŽ, skelbimo formos, savivaldybės ir procedūros filtrus;
4. pabaigoje perskaitykite pavadinimą ir pasiūlymų pateikimo terminą.

Sutarčių sudarymo skelbimus laikykite antrame sąraše, peržiūrimame kartą per mėnesį: jie parodo, kas laimi, už kiek ir kada sutartis bus perkama iš naujo.

Šeštas žingsnis: sisteminkite atranką

Veskite stebėjimo lentelę, kurioje kiekvienam atrinktam skelbimui užrašote: pirkimo numerį, perkančiąją organizaciją, objektą, terminą, sprendimą dalyvauti ar ne, atsisakymo priežastį ir rezultatą. Trys tiesioginiai efektai: matuojate savo dalyvavimo ir laimėjimų santykį, atpažįstate pasikartojančius užsakovus ir ruošiatės atnaujinimams, užsirašydami konkurentų laimėtų sutarčių pabaigos datas.

Dirbtinio intelekto ribos aiškios. Bendrieji pokalbių modeliai naujų skelbimų neranda: jų prieiga prie sistemų dalinė, todėl jie dažnai pateikia pasibaigusius pirkimus. Užtat jie naudingi po aptikimo – sinonimams plėsti, skelbimui apibendrinti, pirkimo dokumentų kriterijams išrinkti ir rašymui padėti. Naudokite juos šioje vietoje, o ne vietoj paieškos variklio.

Įdiegimo kontrolinis sąrašas

• Užrašytos ribos: objektas, teritorija, vertės, tiksliniai užsakovai.
• Patvirtintas BVPŽ kodų sąrašas: skyriai ir tikslūs kodai.
• Parinkti portalo filtrai, tarp jų skelbimo forma ir rūšis.
• Parengtos ir išsaugotos sinonimų grupės, lietuvių ir anglų kalbomis, jei taikotės į TED.
• Veikianti tiekėjo paskyra CVP IS, patikrintos prisijungimo priemonės.
• Pranešimai nustatyti pagal skelbimo rūšį ir paskelbimo datą.
• Nustatytas peržiūros ritmas, bent kartą per savaitę.
• Vedama stebėjimo lentelė su pagrįstais sprendimais dalyvauti ar ne.
• Kas mėnesį peržiūrimi konkurentų sutarčių sudarymo skelbimai.

Daugiau apie pačius šaltinius – vadove Kaip rasti viešuosius pirkimus Lietuvoje. Scoutee automatizuoja būtent šią stebėseną smulkiam ir vidutiniam verslui.