Kā izveidot iepirkumu monitoringu, kas strādā

Iepirkumu monitorings, kas strādā, ir novērtējams pēc divām lietām: jūs nepalaižat garām iepirkumus, kuros bijāt vislabākajā pozīcijā, un jūs nepavadāt stundu dienā, šķirojot troksni. Gandrīz visi improvizētie monitoringi ieķeras vienā un tajā pašā vietā — meklēšanā pēc atslēgvārdiem. Šajā rakstā aprakstīta sešu soļu metode, ko var lietot gan ar bezmaksas rīkiem, gan ar maksas pakalpojumu.

Kāpēc ar atslēgvārdiem vien nepietiek

Publisko sistēmu meklēšana ir burtiska, nevis jēdzieniska. Ja meklējat IT pakalpojumi, bet paziņojumā rakstīts informācijas sistēmas uzturēšana, jūs to neredzat. Viens pasūtītājs raksta uzkopšanas pakalpojumi, otrs telpu uzturēšana, trešais sanitārā apkope: trīs nosaukumi vienai vajadzībai.

Tāpēc pārklājums sākas ar oficiālajām klasifikācijām, nevis vārdiem. Filtrs pēc CPV koda ir vērtīgāks par simt sinonīmiem, jo kods ir obligāts katram Eiropas mēroga paziņojumam un tiek norādīts arī Iepirkumu uzraudzības biroja publikāciju vadības sistēmā un TED. Atslēgvārdi nāk pēc tam, precizēšanai.

Pirmais solis: nosakiet tvērumu

Pirms jebkādiem iestatījumiem uzrakstiet melns uz balta:

• iepirkumu veidu: būvdarbi, piegādes, pakalpojumi;
• teritoriju: novadi un pilsētas, kurās reāli strādājat, ieskaitot valsts iestādes, kuru vajadzības ir vietējas;
• apjomu: minimālo summu, zem kuras atbilde nav rentabla, un maksimālo summu, virs kuras nevarat izpildīt vieni paši;
• mērķa pasūtītājus: pašvaldības un to iestādes, slimnīcas, augstskolas, valsts kapitālsabiedrības, sabiedrisko pakalpojumu sniedzējus.

Šis tvērums pēc tam kalpo par atlases sietu. Bez tā viss šķiet interesants.

Otrais solis: veidojiet profilu no CPV kodiem

Sāciet no nodaļas, diviem cipariem, tad nolaidieties zemāk. Biežāk lietotās nodaļas ir 45 būvniecības darbiem, 48 programmatūrai, 50 uzturēšanai, 71 arhitektūrai un inženierpakalpojumiem, 72 IT pakalpojumiem, 79 uzņēmējdarbības pakalpojumiem, 80 apmācībām, 85 veselībai, 90 videi un uzkopšanai. Oficiālais CPV pārlūks ļauj meklēt pēc apraksta latviešu valodā un iegūt precīzos kodus.

Divi praktiski noteikumi. Pirmkārt, palieciet plaši nodaļas līmenī, kamēr apjoms ir pārvaldāms: pasūtītāji bieži kļūdās precīzajā kodā, reti kad nodaļā. Otrkārt, pievienojiet kodus tām saistītajām vajadzībām, kuras protat izpildīt; tās nereti dod vairāk nekā pamatdarbība. Detalizēta metode ir rakstā Kā izvēlēties CPV kodus.

Atšķirībā no Francijas, kur BOAMP katru paziņojumu indeksē ar nozares aprakstītājiem no slēgta saraksta, Latvijā nacionāla atslēgvārdu klasifikatora nav. Publikāciju vadības sistēmā papildu filtri ir paziņojuma veids, līguma veids, procedūra, līgumcena, pasūtītājs un publicēšanas datums. Tāpēc jūsu pašu sinonīmu saraksts ir jāuztur nopietni.

Trešais solis: sagatavojiet sinonīmu kopas

Daudzas platformas piedāvā tikai pilnteksta meklēšanu. Tāpēc sagatavojiet vienreiz desmit līdz divdesmit formulējumu kopu katrai jomai, ieskaitot administratīvo žargonu, un lietojiet to visur. Valodas modelis ar to tiek galā ļoti labi: palūdziet tam, ieņemot Latvijas publiskā pasūtītāja lomu, uzskaitīt formulējumus, ko lietotu paziņojuma nosaukumā jūsu darbībai, atbilstošos CPV kodus un tuvos terminus, kas jāizslēdz, lai samazinātu troksni.

Neaizmirstiet arī procedūras slāni, kas ir kopīgs visām nozarēm: iepirkums, paziņojums par līgumu, atklāts konkurss, cenu aptauja, vispārīgā vienošanās. Tas palīdz atpazīt, ka lapa tiešām ir paziņojums, un kādā stadijā tas ir.

Ceturtais solis: izvēlieties avotus

Pasūtītāja profila lomu Latvijā galvenokārt pilda EIS: viena reģistrācija dod piekļuvi liela skaita pasūtītāju e-konkursiem. Google savukārt nav ikdienas monitoringa rīks: tas nevienmērīgi indeksē paziņojumu lapas un slikti indeksē platformu saturu, kas atrodas aiz formām. Google brīdinājumi noder avotu atklāšanai, nevis jaunumu izsekošanai.

Piektais solis: nosakiet biežumu un šķirojiet jaunumus

Paziņojumi tiek publicēti katru darbdienu. Vairumā nozaru pietiek ar ikdienas ieskatu filtrētajā plūsmā; retāk nekā reizi nedēļā jūs zaudējat mazos iepirkumus, kuru iesniegšanas termiņš var būt tuvu likumā noteiktajam minimumam.

Šķirošana vispirms notiek pēc struktūras, nevis lasot:

1. filtrējiet pēc paziņojuma veida: iespējas ir tikai paziņojumi par līgumu. Grozījumi, paziņojumi par piešķiršanu un par procedūras izbeigšanu veido ievērojamu plūsmas daļu;
2. filtrējiet pēc publicēšanas datuma, lai redzētu tikai to, kas ir jauns kopš jūsu pēdējās reizes;
3. tad piemērojiet CPV, līgumcenas, reģiona un pasūtītāja filtrus;
4. visbeidzot izlasiet priekšmetu un piedāvājumu iesniegšanas termiņu.

Paziņojumus par līguma slēgšanas tiesību piešķiršanu turiet otrā sarakstā, ko pārskatāt reizi mēnesī: tie pasaka, kurš uzvar, par kādu cenu un kad iepirkums atgriezīsies.

Sestais solis: industrializējiet atlasi

Uzturiet uzskaites tabulu, kurā par katru atlasīto paziņojumu ir: identifikators, pasūtītājs, priekšmets, termiņš, lēmums atbildēt vai nē, atteikuma iemesls un rezultāts. Trīs tūlītēji ieguvumi: jūs mērāt savu atbilžu un uzvaru īpatsvaru, jūs pamanāt atkārtotos pasūtītājus un jūs sagatavojaties atkārtotiem iepirkumiem, pierakstot konkurentiem piešķirto līgumu beigu termiņus.

Par to, ko dod mākslīgais intelekts, robeža ir skaidra. Vispārīgie asistenti neatrod nesenos paziņojumus: to piekļuve platformām ir daļēja, un tie bieži uzrāda novecojušus iepirkumus. Toties tie noder pēc atrašanas — sinonīmu paplašināšanai, paziņojuma apkopošanai, kritēriju izvilkšanai no dokumentācijas vai rakstīšanas atbalstam. Lietojiet tos šajā lomā, nevis meklētāja vietā.

Izveides kontrolsaraksts

• Tvērums uzrakstīts: veids, teritorija, summas, mērķa pasūtītāji.
• CPV kodu saraksts apstiprināts, gan nodaļas, gan precīzie kodi.
• Sinonīmu kopas uzrakstītas un saglabātas, latviski un angliski, ja mērķējat uz TED.
• Reģistrācija EIS pabeigta.
• Brīdinājumi iestatīti pēc paziņojuma veida un publicēšanas datuma.
• Noteikts pārskatīšanas ritms, vismaz reizi nedēļā.
• Uzskaites tabula tiek uzturēta, ar pamatotiem lēmumiem piedalīties vai nē.
• Ikmēneša konkurentu līgumu piešķiršanas paziņojumu pārskats.

Lai uzzinātu vairāk par pašiem avotiem, skatiet Kā Latvijā atrast publiskos iepirkumus. Scoutee automatizē tieši šo monitoringu maziem un vidējiem uzņēmumiem.